Analisa Naskah Kedinasan

Disebut sebagai pakar tata persuratan oleh salah satu pejabat pengawas di lingkungan Direktorat Pembinaan Program Migas melalui pesan singkat 👇 👇
[5/11 15.27] Iin Dmbd: Sore mas Nurul. Boleh minta waktunya besok ke DMBD. Terserah waktunya mas Nurul. Sebagai pakar tata persuratan banyak yg mau kita tunjukan ke mas mengenai tata persuratan kita yang kita rasa perlu perbaikan
[5/11 15.27] Iin Dmbd: Terima kasih ditunggu waktunya
[5/11 15.45] Iin Dmbd: Kalau hari ini mas nurul dimana
[5/11 16.09] Iin Dmbd: Makasih pencerahannya mas Nurul

Mengejutkan bukan????
Seorang arsiparis dipercaya sebagai pakar tata naskah dinas di instansi pemerintah.
Tak berapa lama, setelah meninggalkan ruangan pak Aco selaku atasanku di ruang yang berada di Lantai 15, langkah kaki terhenti di lantai 10 subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri.

Bu Iin dan Kak Evalyn yang telah mengharap kedatangan ku segera menyampaikan kejanggalan yang dialami oleh unit tersebut terkait penomoran naskah dinas. Penomoran Surat Kemampuan Usaha Penunjang Migas (SKUP) dengan masa berlaku seumur hidup, dimaknai dengan register tunggal.

Meski seumur hidup, salah satu lisensi kemigasan tersebut memerlukan updating atau penyesuaian pada lampiran naskah. Penyesuaian yang hanya terdapat pada lampiran dimaknai tidak merubah naskah utama sehingga tidak memunculkan nomor register baru.

Selaku konseptor lisensi kemigasan yang mengukur apresiasi penggunaan Produk Dalam Negeri, mereka mengkonfirmasi kembali kepadaku yang pada waktu sebelumnya telah kuberikan pandangan melalui saluran telepon bahwa:
1. Prinsip registrasi naskah kedinasan berada pada pelaksanaan kinerja dan wewenang dalam jabatan (penandatanganan)
2. Registrasi menunjukkan keterangan urutan/nomor, waktu/tanggal serta nama pejabat yang menduduki jabatan.
3. Ketika pembaharuan informasi berupa database maka registrasi akan secara otomatis atau bukan berupa penomoran surat.

Kejanggalan yang di rasakan bu Iin dan Kak Evalyn masih menyelimuti terkait keabsahan naskah kedinasan. Tatkala nomor SKUP tidak berubah, namun terjadi pembaharuan pada lampiran. Sedangkan proses pembaruan ditangkap dengan waktu dan tanggal yang berbeda dengan lisensi SKUP nya.

Dan aku pun menyarankan
1. Isi lampiran merupakan bagian dari substansi SKUP untuk itu perlu penerbitan SKUP dengan nomor baru dengan merujuk nomor SKUP sebelumnya
2. Penerbitan kembali SKUP termaksud, tanpa bermaksud merubah esensi masa berlaku SKUP sesuai ketentuan peraturan penerbitan lisensi SKUP, namun perubahan isi lampiran menunjukkan wewenang jabatan direktur sesuai waktu dan tanggal

Akhir dari konsultasi arsiparis terkait tata naskah dinas tersebut menjadi kebutuhan organisasi Ditjen Migas agar tersedia analis naskah kedinasan.

Tanpa menafikan jabatan perancang perundang-undangan yang memiliki kompetensi legal drafting, namun realitasnya monitoring penerbitan naskah dinas akan menjaga keabsahan dokumen yang diterbitkan Ditjen Migas

Semoga bermanfaat