Naskah Asli & Tembusan

Kekhawatiran berbagai pihak atas kehilangan arsip, memengaruhi penggunaan metode pemencaran. Bahkan, arsip untuk tujuan pemencaran pun, sengaja diciptakan sama dengan aslinya.

Hari ini kok, otaku terbersit untuk mencari apa maksud penciptaan arsip berangkap rangkap. Yuk, kita bareng bareng meraba raba pemahaman tata naskah dinas terkait penciptaan arsip.

Penulis memulai dari identifikasi penggunaan kata “rangkap” yang bermakna lebih dari satu dan sama (bertanda tangan basah). Selain itu penggunaan kata “copy” atau orang sering sebut digandakan melalui foto kopi (cap dinas/jabatan terlihat asli namun tidak pada tanda tangan)

Agar terjadi kesamaan sudut pandang, maka penulis mengusulkan kesepakatan nih… Usulan ku, kita bisa membedakan penggunaan kata “rangkap” dengan kata “copy”. Meski dalam beberapa kasus, kedua kata tersebut dapat bermakna hampir sama.

Identifikasi selanjutnya adalah terkait tingkatan derajad surat. Maksud saya adalah derajad keaslian yang terdiri dari asli dan tembusan. Bahkan ada petikan dan salinan.

Tetapi harus menjadi catatan kita bahwa terkadang pemahaman kita dibuat rancu dengan penggunaan kata “sifat surat”.

Jika kita perhatikan, tahap penciptaan arsip itu berbeda dengan tahap pengurusan surat/mail Handling. Presisi kita terhadap kedua tahapan tersebut harus clear terlebih dahulu y…. Agar pemahaman kita tidak mudah kabur manakala tertulis pada naskah surat, sifat kilat, segera, dan biasa dengan sifat Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas dan Biasa/Terbuka.

Balik ke identifikasi tingkatan derajad keaslian surat, bahwa naskah dinas yang asli berbeda dengan derajad tembusan meski secara konten/isi sama persis.

Penulis yakin, semua pembaca juga memahami praktik peruntukkan naskah asli dan naskah tembusan.

Peruntukkan yang berbeda tersebut terkait konteks atau keterkaitan organisasi atau pihak yang terlibat dalam kegiatan. Bukan dari sudut pandang konten atau isi.

Naskah dinas yang mempunyai derajad asli, dapat kita temukan saat ini, lebih dari satu rangkap naskah bertanda tangan basah. Bisa jadi rangkap 2 sampai 5 kali.

Contoh nya surat perjanjian, kontrak kerjasama atau sebutan lain perjanjian kontrak, yang dibuat dan ditandatangani lebih dari dua rangkap.

Setelah itu, pada tahapan mail Handling atau pengurusan naskah, naskah asli dibuatkan copy untuk tujuan distribusi kepada pihak terkait dengan derajad tembusan.

Sesuai pemahaman penulis terkait kearsipan, terdapat dua perbuatan antara menerima dan mengirim. Untuk memenuhi derajad keaslian, maka penandatanganan naskah minimal dilakukan dua rangkap.

Bahkan adanya pendapat terkait metode pengamanan arsip dengan pemencaran, penandatanganan dilakukan tiga rangkap.

Kini pendapat tersebut diuji dengan adanya pengaruh pemanfaatan teknologi copy yang sangat mirip dengan aslinya. Namun terus terang saja, masih dapat dimaknai sebagai Copy, bukan naskah asli.

Diakhir tulisan ini, penulis berpendapat bahwa penciptaan arsip yang berangkat rangkap, plus juga bercopy copy, pastinya memiliki maksud dan tujuan. Kepentingan para pihak yang terkait langsung dalam suatu transaksi memiliki kadar yang lebih. Untuk transaksi yang diikat dan dituangkan dalam suatu naskah bertanda tangan basah beberapa pihak, pastinya seluruh pihak terkait langsung memegang naskah aslinya.

Para pihak terkait langsung ini tentunya menjaga resiko kehilangan arsip sebagai bukti ikatan perjanjian kontrak. Meski demikian, masih sedikit pihak yang berhasil menjaga naskah asli. Dan dibeberapa kasus tertentu, kondisi kehilangan naskah asli membawa penelusuran arsip ke pihak yang tidak terkait langsung (derajad tembusan).

Meski bagi pendapat penulis, Tata cara penempatan tembusan untuk kepentingan arsip merupakan tindakan bertentangan dengan logika kearsipan, namun beberapa kejadian penelusuran atas kehilangan arsip bermuara pada unit kearsipan

Semoga bermanfaat