Layanan Umum Kepegawaian dan Organisasi

Kedudukan layanan internal memang sangat berbeda jika dibandingkan dengan layanan publik yang menyentuh stakeholder secara langsung.

Masih anget ketika layanan perkantoran listrik yg padam di Hari Jumat 21 November 2019, atau saat nada Sinis dari pihak Kementerian mendapati kekeliruan laporan Staf Khusus Menteri yang belum terlayani , atau saat lift menemui masa penggantian atau tatkala genset sudah bener bener tidak bisa berfungsi. Tumpukan kondisi kurang menguntungkan tersebut mengesankan citra layanan internal semakin ambruk dimata pimpinan.

Terlarut rasa kurang mentereng dan kurang percaya diri diantara unit kerja sesama pemberi layanan dukungan administrasi Direktorat Jenderal, bisa jadi bukan hal yang bijaksana. Perlunya penyikapan yang tegar atas penilaian miring tersebut dengan membangun stigma positif di internal bagian umum kepegawaian dan organisasi.

Bisa saja apresiasi diri atas bentuk pencapaian kinerja demi merengkuh nilai ibadah di hadapan Sang Pencipta menjadi jalan terbaik. Disisi lain, patut kiranya muncul ide menceritakan kepada khalayak bahwa eksistensi layanan bagian umum kepegawaian dan organisasi menjadi sangat penting diantara dukungan administrasi Ditjen.

Salah satunya di hari Kamis 28 November 2019.Lepas makan siang, Kepala Bagianku mengumpulkan bawahannya yang terdiri tiga orang pengawas. Bapak Mukti Yunarso mempunyai gagasan untuk mengkompilasi 📝 torehan layanan umum, kepegawaian dan organisasi Direktorat Jenderal dalam bentuk laporan selama satu tahun. Secara kebetulan aku terduduk dalam diskusi kecil itu, dan kuilustrasikan melalui tulisan ini.

Bisa jadi kompilasi itu menjadi kado terindah saat menyambut musim pemangkasan jabatan eselon 3 dan eselon 4. Bentuk video pendek atau sajian infografis bisa jadi mempermudah memviralkan capaian kinerja meski yg lebih paling terjangkau berbentuk cetakan kertas.

Secara perhitunganku, jabatan administrator urusan umum, kepegawaian dan organisasi bisa jadi menjadi jabatan yang dikecualikan untuk dipangkas. Namun tidak ada yg pasti, belum ada jaminan atas hal itu.

Melalui tulisan yang berjudul administrasi perkantoran pada tautan 👇 pernah aku ilustrasi lingkup urusan dukungan administrasi kepada Direktorat Jenderal yang memiliki rentang organisasi cukup lebar.

Urusan kepegawaian dan organisasi menjadi judul naskah kedinasan terbanyak yang diparaf atau ditandatangani oleh pak Mukti Yunarso. Terbanyak karena keterhubungan dengan dua Biro (unit kerja eselon 2) yakni Biro Sumber Daya Manusia dan Biro Organisasi dan Tata Laksana.

Pastinya sebagai counterpart pembinaan kepegawaian KESDM sejak dari pengadaan atau CPNS sampai dengan purnabhakti atau pensiun menciptakan naskah kepegawaian yang berjibun dengan jumlah pegawai yang mencapai 600 orang.

Belum lagi counterpart terkait organisasi yang berisikan agenda Reformasi Birokrasi. Jargon wilayah bebas korupsi/ WBK sebagai bagian perubahan birokrasi yang menunjukkan integritas anti korupsi menjadi layanan organisasi dan tata laksana paling disoroti.

Belum lagi adanya tugas tambahan seperti mengadministrasi Staf Khusus Maritim (Susmar) yang berisikan Tentara Nasional Indonesia Angkatan Laut.
Penggantian dan pengadministrasi kepala dan staf Susmar melalui Direktur Jenderal Migas menjadi bagian tugas tambahan seorang kepala Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi.

Untungnya beban kerja yang begitu banyak, disuport langsung oleh Pejabat pengawas urusan Kepegawaian dan Organisasi. Adalah Ibu Hening, sosok perempuan yang enerjik dan penuh ide kreatif mengkomandoi para analis kepegawaian untuk menjadi tulang punggung di bagian umum kepegawaian dan organisasi. Saya tidak bisa membayangkan betapa berat beban kerja yang bukan hanya menjalankan tugas pokok fungsi sesuai peraturan Menteri ESDM tentang struktural organisasi dan tata kerja.

Kemudian ada tugas tambahan yang mungkin sudah puluhan tahun dijalankan yakni pengadministrasi Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) Migas. Meski kepala PPNS berada di unit Direktorat, namun pada daftar isian pelaksanaan anggaran dicantumkan di bagian umum kepegawaian dan organisasi.

Belum lagi tugas mendadak dari Sesditjen Migas terkait pengadministrasi bantuan listrik 450 watt untuk rakyat kurang beruntung. Selain itu peringatan hari hari nasional seperti Hut Pertambangan Energi, Hut Kemerdekaan RI dan tidak seterusnya.

Yang bombantis di tiga tahun terakhir adalah branding gedung perkantoran. Secara total jumlah anggaran menjadi Idol diantara unit dukungan administrasi Direktorat Jenderal lainnya. Penataan dan revitalisasi ruang perkantoran melalui renovasi ruang kerja secara total hampir selesai terlaksana.

Konsep ruang kerja yang modern bukan hanya penggantian meja kursi saja, namun sedari pendingin ruangan, atau AC, lantai, interior, Workstation sampai dengan peralatan perkantoran lain menunjukkan pembaruan demi peningkatan kinerja Direktorat Jenderal.

Rencana Kebutuhan Barang Milik Negara sampai dengan proses pengadaan serta pendistribusian tak lupa menjadi area kewenangan dari layanan perlengkapan. Diawasi oleh pejabat pengawas, Bapak Akhmad Zainul Arifin Mabruri, kebutuhan Laptop, PC, Monitor, printer, scanner dan peralatan elektronik yang lainnya terkelola untuk seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal.

Selain itu, pejabat pengawas urusan perlengkapan dan rumah tangga juga mensuport total terkait layanan perawatan BMN, layanan pimpinan seperti mobil dinas, barang persediaan, layanan perkantoran seperti beban listrik, air minum, air limbah, air bersih, telepon 🤙 dan beberapa tugas tambahan lainnya.

Salah satu tugas tambahan terkait pengelolaan Museum Migas GAWITRA yang berlokasi di kawasan Taman Mini Indonesia Indah (TMII) menjadi enggel lain dari sifat layanan internal yang dimiliki unit kerja ini. Meski kondisi terkini dari Museum yang sedang menemukan bentuk pengelolaan yang terbaik itu berhenti sementara, namun tatkala kunjungan bentuknya rombongan dan bersurat ke Ditjen Migas masih tetap terlayani dengan baik.

Di penghujung ilustrasi dari layanan umum kepegawaian dan organisasi adalah layanan kearsipan. Pun akhir dari seluruh kegiatan Direktorat Jenderal akan juga berujung pada Kearsipan. Tiada kegiatan di Direktorat Jenderal tanpa menghasilkan arsip.

Ruangan perkantoran dengan konsep modern, terancam dengan tingkat pertumbuhan arsip kertas yang begitu cepat. Tumpukan kardus berisi kertas atau container berisikan berkas akan mengisi tiap koridor ruangan dan sampai dengan sudut sudut ruangan.

Kebutuhan arsip sebagai bukti di meja penegak hukum, sebagai sumber informasi sampai dengan menjaga memori organisasi Direktorat Jenderal menjadi dalih kuat untuk terus menjalankan layanan kearsipan.

Selain itu merengkuh layanan kearsipan sesuai dengan kaidah dan standar serta memenuhi ketersediaan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja, maka pejabat pengawas urusan tata usaha, Ibu Ike Widiyanti menginisiasi pembuatan daftar berkas sebagai gerbang terkelolanya arsip sebagai data dukung pengambilan keputusan oleh pimpinan serta data dukung proses pengawasan.

Selain layanan kearsipan, urusan ketatausahaan juga memberikan layanan persuratan dalam bentuk ekspedisi dan mail Handling. Layanan tersebut menjadi bentuk layanan dalam kerangka layanan perkantoran.

Pada tiap hari, rata rata 200 surat masuk dan puluhan surat keluar yang terus dimonitor dalam kerangka urusan ketatausahaan. Selain itu, untuk mendapatkan keseragaman dalam penciptaan persuratan, dilakukan pembinaan kepada para petugas persuratan/pengadministrasi umum di tiap unit kerja dan Sekretariat pimpinan.

Terobosan penetapan sarana persuratan secara online sebagai solusi pengarsipan konvensional (identik kertas), memasuki masa pemantaban. Aplikasi surat.migas.esdm.go.id telah teruji dan dipergunakan langsung oleh tiga masa kepemimpinan Direktur Jenderal baik di dalam kantor maupun di luar kantor bahkan saat berada di luar negeri.

Rotasi beberapa pimpinan pratama yang menjadi tantangan mandegnya penggunaan sarana disposisi online, tidak terlalu banyak berpengaruh. Pimpinan yang melek teknologi dan sadar dengan kebutuhan kecepatan distribusi arahan pekerjaan menjadi penentu popularitas sarana persuratan online.

Meski bersifat layanan koordinatif bersama unit IT Direktorat Jenderal dan layanan pimpinan berupa penyediaan paket data Internet, namun inisiasi persuratan online telah banyak merubah wajah perkantoran Ditjen Migas yang lebih modern.

Pun di tahun 2019, dengan adanya versi android yang telah parkir di Playstore, sangat memudahkan dalam memantau pergerakan disposisi surat sebagai arahan pekerjaan dari atasan ke bawahan tanpa dibatasi ruang dan waktu kerja.

Diakhir tulisan ini, tentu saja masih banyak yang belum diilustrasikan dari kegiatan Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi. Pendekatan story telling atas apa yg telah dilakukan untuk dukungan administrasi Direktorat Jenderal masih harus terus dilakukan.

Kompilasi catatan diatas semoga menjadi warisan informasi yang berguna bagi generasi penerus pelaksanaan layanan internal.

Semoga bermanfaat

Layanan Umum Kepegawaian dan Organisasi

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Tinggalkan komentar Batalkan balasan

Bagikan ini:

Terkait

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Tinggalkan komentar Batalkan balasan