📚 Buku Kerja Arsiparis atau Catatan yang berisikan tabel dengan isian kolom “hari dan tanggal”, kolom “kegiatan” kolom “kuantitas//kualitas//waktu” dan kolom “persetujuan pimpinan unit kerja” akan menjadi penghibur kala tidak mendapatkan nilai kerja kearsipan.
“kalo telat ngumpulin sama dengan tidak dinilai alias seolah setahun tidak kerja (contohnya saia😅)” tulis arsiparis Mahkamah Konstitusi.
Aku pun pernah, namun bukannya telat. Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK) ditolak karena kurangnya persyaratan administrasi.
Tidak diterima nya DUPAK (saat itu, sebelum sekarang yang diberi nama DUPNK) di meja penilai, maka disampaikan kembali kepadaku oleh tim Sekretariat tim penilai. Baik nya temen temen tim Sekretariat penilai kepadaku.
Kejadian itu membuat berasa diri “seolah olah tidak melakukan apa apa di kantor”. Aku pun merasa bersalah dengan gaji serta tunjangan yang kita dapatkan. Endingnya menjadi tekanan batin y…😄 😄
Berbagai usaha untuk membela “rasa bersalah” akhirnya didampingi pejabat pengawas kepegawaian menyambangi kantor pembina kepegawaian (kantor tim sekretariat penilai instansi) dengan hasil tetap tidak dapat diterima berkas pengajuan DUPAK dan disarankan diajukan secara lengkap pada penilaian periode berikutnya. toh waktu penilaian juga sudah berakhir
Itu dulu y….ternyata sekali mengalami penolakan tidak berasa bersalah di kedua kalinya. DUPNK ku ditolak karena waktu itu masa transisi. Aku stel yakin kalo tim penilai instansi telah menerapkan sistem penilaian arsiparis yang baru.
Ternyata format terbaru dari DUPAK ke DUPNK akan diterapkan pada periode berikutnya. Berkas pun kembali ke tangan saya. Aku tak merubah namun menyampaikan pada periode penilaian berikutnya.
Ternyata y…. Berasa seolah tidak kerja itu hanya perasaan. Hasil kerja yang telat diajukan atau ditolak dapat kita ajukan pada penilaian periode berikutnya. Dan buku kerja arsiparis yang telah ditandatangani pimpinan unit kerja sebagai penghibur rasa “bersalah” tatkala tidak mendapatkan nilai angka kredit.
Dalih dapat diajukan pada penilaian periode berikutnya menjadi harapan bagi buku kerja yang senantiasa kita isi secara rutin. Meski terasa rugi disaat penilaian kinerja kearsipan hanya berlangsung sekali dalam satu tahun. Berbeda dengan rezim DUPAK yang tidak menunggu lama karena dua kali masa penilaian.
Wajar tatkala berasa ganjil di dalam hati, dikarenakan tidak mengajukan DUPAK atau di kearsipan disingkat dengan DUPNK, kemudian akan menyisakan tekanan batin karena gaji dan tunjangan sudah dipergunakan untuk menopang hidup keluarga.
Namun demikian, jika kita telat atau ditolak sehingga urung terevaluasi pelaksanaan tugas jabatan kita sebagai arsiparis, tak perlu ada lagi rasa seolah tidak kerja selama satu tahun. Buku kerja dan periode penilai berikutnya menjadi pelipur perasaan itu😊
Otak ini kemudian berfikir agak keluar kotak dan memikirkan lebih dalam makna penilaian kerja arsiparis. Otak ini mencari justifikasi untuk semakin memantabkan semangat kerja kearsipan.
Tatkala arsiparis tidak mendapatkan nilai, toh layanan kearsipan sudah berjalan. Meski bukti kerja tidak diajukan sebagai DUPNK, toh kearsipan dikantor tetap bergerak sesuai kedudukan kearsipan di masing masing unit kerja.
Kemudian terdengar di kuping 👂 dan terlihat dengan mata kepala sendiri bahwa bukti kerja yang tertulis di DUPNK dan sampai ke meja tim penilai, belum tentu mencerminkan realitas kearsipan sebenarnya.
Kenapa?
1. tidak semua aktivitas kearsipan yang telah dilaksanakan sesuai dengan jenjang jabatan, namun tetap dilakukan demi berjalannya layanan kearsipan
2. Ketiadaan arsiparis pada jenjang jabatan yang sesuai dengan aktivitas kearsipan namun ada penugasan pimpinan /organisasi
3. Tidak dapat diajukan sebagai bukti kerja pada DUPNK karena perbedaan kelompok jabatan arsiparis
4. Banyak penugasan pimpinan meski tidak terkait dengan kearsipan yang harus tetap dilaksanakan
5. Rincian tugas arsiparis telah dibatasi sesuai jenjang jabatan jabatan dan dipersyaratkan uji kompetensi demi menjamin kualitas hasil kerja.
6. Banyak arsiparis yang hanya mengumpulkan bukti kerja demi kepentingan mendapat nilai saja tanpa menyentuh aktivitas kearsipan
7. Ketidakberdayaan pembinaan fungsional terhadap penetapan penilaian yang ditengarai hanya mengada ada (ada bukti kerja, tapi tiada konfirmasi lapangan)
Dan masih banyak lagi sebagai alasan untuk menganggap bahwa evaluasi pelaksanaan tugas arsiparis hanya menjadi salah satu area untuk merengkuh evaluasi kearsipan secara keseluruhan.
Bahkan disaat kita memperhatikan standar kualitas hasil kerja kearsipan , kita akan diperlihatkan ketidaksesuaian antara norma hasil kerja dengan ketersediaan beban kerja di unit kearsipan.
Munculnya pertanyaan “Apakah evaluasi pelaksanaan tugas jabatan fungsional dapat menggambarkan penyelesaian beban kerja di unit kearsipan???
Aku coba membuat simulasi sederhana di unit kearsipan Ditjen Migas yang memiliki beban kerja kurang lebih penyimpanan dan penataan 8.000 boks arsip.
CONTOHNYA
Norma waktu sebagaimana yang tercantum pada Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis (Peraturan ANRI nomor 23 tahun 2017) dapat dipenuhi jika seorang arsiparis menuliskan secara konsisten ke dalam buku kerja.
Misalnya norma waktu pada item kegiatan “penataan dan penyimpanan arsiparis” yang dilaksanakan oleh arsiparis penyelia di unit kearsipan adalah 30 nomor per hari.
Dengan demikian, standar hasil kerja penataan dan penyimpanan arsip inaktif untuk 200 hari kerja selama setahun adalah daftar arsip yang terdiri dari 200X 30 nomor = 6.000 nomor.
Jika kita asumsi kan setiap boks arsip berisi 10 nomor arsip, maka selama satu tahun dapat menghasilkan 600 boks arsip.
KESIMPULAN
Hasil kerja dari seorang arsiparis penyelia selama satu tahun hanya mampu menghasilkan 600 boks. Bagaimana bisa menyelesaikan beban kerja 8.000 boks?
Diakhir tulisan ini kembali kutegaskan bahwa tak perlu merasa diri seolah tidak kerja. Toh KITA selaku arsiparis berbuat dengan setulus hati, sekuat tenaga demi layanan kearsipan terus bertahan. Meski kita tertinggal atau menerima penolakan penilaian /DUPNK, kita anggap saja bahwa itu hanya salah satu arena dalam mengevaluasi kearsipan secara keseluruhan.
Terimakasih mbakyu, Arsiparis di Mahkamah Konstitusi atas komentar pada tulisanku sebelumnya.
Baca juga
Semoga berguna
Nurul Muhamad 