Bahan Pustaka

Siang ini, mendapati semangat dari seorang ibu sesama arsiparis. Bahan pustaka berupa buku2 peraturan akan diusulkan musnah.

Berkirim pesan melalui Whatsapp kepadaku

[16/1 11.30] arsiparis BATAN: Assalamualaikum Pak NURUL. Kalau di tpt pimpinan diturunkan buku2 ttg peraturan PerUUn ttg instansi dan jafung nya. Bisakah diusul musnah?

Ada yg punya jawaban??

Dengan lugas ku jawab:

[16/1 12.49] aku: Buku termasuk kategori pustaka, bukan arsip. Kategori non arsip, tidak perlu diperlakukan sebagaimana arsip.

Kira kira Jawaban ku, tepat gk y?? Atau malah membuat bingung ibu tersebut?

Dengan keterbatasan pemahaman yang aku miliki, bahwa buku buku peraturan perundang-undangan termasuk kategori non arsip, atau menjadi bahan cetakan yang digolongkan ke bahan pustaka. Ada jabatan pustakawan yang memiliki tugas mengelola bahan pustaka.

Sebagai arsiparis di unit pengolah, kita harus dapat mendefinisikan arsip sebagai bentuk rekaman kegiatan sesuai tugas pokok fungsi masing masing.

Tatkala buku peraturan berfungsi bahan rujukan untuk pimpinan dan staf, maka bukan lagi pada urusan kearsipan namun ada urusan perpustakaan/dokumentasi hukum.

Tak lama berselang, ibu itu pun membalas pesan:

[16/1 12.53] arsiparis BATAN: Lalu, mestinya diapain ya pak nurul? Tetap disimpan saja di lemari pimpinan?, Tahun 2020 ini pimpinanku Es2 ku baru nih Pak…: Nah, Es.4 ku meminta agar lemari Es.2 itu dikosongkan, Mengantisipasi akan datangnya buku peraturan yg baru

Begitulah sedikit gambaran percakapanku siang ini. Pekerjaan kearsipan toh bukan hanya memakai kacamata kearsipan saja. Meski buku peraturan bukan tergolong pada bentuk dan jenis non arsip, tetap saja pimpinan unit akan memanggil arsiparis untuk mengamankan.

Hampir sama di kantorku, bahwa pimpinan menaroh harapan kepada arsiparis untuk dapat menjaga bentuk rujukan apakah itu arsip, bahan pustaka, guntingan berita dari media, majalah dan lain sebagainya untuk dikelola agar sewaktu dibutuhkan dapat tersedia.

Selain itu aku tangkap bahwa seorang arsiparis menanggung beban harapan unit agar lingkungan perkantoran terlihat rapi dari segala macam jenis dokumen. Tak perduli sebetulnya berada pada ranah data arsip atau data rujukan yang bersumber dari kategori non arsip.

Sedikit gambaran yang aku alami, bahkan tatkala arsiparis harus mendukung arahan pimpinan dalam penyediaan ruang kerja untuk pejabat baru, pindahan kantor, atau renovasi ruang kerja, maka tumpukan terlihat arsip (meski bukan arsip) ditengarai sebagai berkas kerja lama akan menjadi obyek tanggungan arsiparis.

Diakhir tulisan ini, aku ucapkan terimakasih kepada Ibu arsiparis BATAN yang selalu mengikuti tulisan tulisanku. Dari komentar dan pesan singkat yang dikirimkan kepadaku, menjadikanku terus belajar untuk berpandangan luas. Selain itu menambah ide dalam menulis 🙏👍👍👍

Semoga berguna