Integrasi Persuratan KESDM

Siap menyambut integrasi persuratan dinas seluruh unit kerja di Lingkungan KESDM. 

[23/1 14.10] “Rul, sibuk ra kowe?. sek tak telp” kata senior melalui pesan singkat. Isi obrolan via telpon dengan kakak kelas kuliah di Yogyakarta yang saat ini menduduki jabatan pengawas ketatausahaan di Sekretariat Jenderal terkait penggunaan aplikasi persuratan. 

Singkatnya, Bapak Sekjen mengharap agar aplikasi yang telah dikembangkan oleh Pusdatin KESDM, dapat segera di pergunakan di kantor Ditjen Migas. 

Pada hari sebelumnya, seorang sekretaris eselon 2 mengabarkan kepadaku melalui pesan singkat kalo bapak kapusdatin menanyakan penggunaan aplikasi persuratan sesaat setelah berkunjung di ruang Direktur Hilir Migas. 

[22/1 19.17] sekretaris Direktur Hilir Migas: Ass mas, kebetulan lagi ada Pak Aca diruangan. beliau mau cek nadine DMO, Pak Aca suruh aq coba buka, diaplikasikan yaa, di coba karna segera akan dipake nadine katanya

Jumat, 24 Januari 2020,lebih dari satu jam aku pun memandu jalannya diskusi penggunaan aplikasi persuratan yang dihadiri lebih dari 20 orang yang terdiri dari sekretaris pimpinan dan petugas persuratan. 

Hasil pertemuan tersebut menghasilkan kesepakatan untuk penggunaan aplikasi persuratan per hari Senin 27 Januari 2020. Meski Surat Edaran Sekjen KESDM terkait penerapan tata laksana persuratan berbasis Internet diharapkan per tanggal 2 Februari 2020.

Hal tersebut didasarkan dari arahan Bapak Sesditjen Migas kepada Sekretaris Dirjen Migas agar nantinya distribusi disposisi menteri segera dapat melalui aplikasi termaksud. Pun info dari para sekretaris pimpinan tinggi pertama dimana pejabat terkait telah mulai mempergunakan (konsekuensi PLT Dirjen Migas yang diisi oleh Bapak Sekjen KESDM) 

Mengurus surat berbasis aplikasi dapat dimulai dengan mengetikan alamat https://nadine.esdm.go.id/index.html

Manajemen pengguna pada aplikasi ini terbagi menjadi level penginput data surat (operator), level pemverifikasi surat masuk (pengawas), level user sekretaris dan level user pimpinan sampai dengan pelaksana.

Alur surat masuk

1. Operator surat masuk yang telah terdaftar bertugas untuk melakukan input data sesuai dengan jendela pemasukan data yang telah disediakan bersama file Pdf. Pengguna pada level operator ini menjadi pintu masuk pertama yang terbagi sesuai dengan kondisi organisasi antara lain:

1.a. Surat masuk yang pada alamat tujuan tertulis numenkelatur jabatan di lingkungan Ditjen Migas akan diterima oleh petugas persuratan di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 dan diproses di lantai 15 dibawah pengawasan jabatan kasubag tata usaha Ditjen Migas. 

1.b Surat masuk yang bersifat tembusan untuk Ditjen Migas, secara otomatis diterima pada username Pengawas Ditjen Migas. 

1.c Surat masuk dengan kondisi beberapa tujunn surat akan diinput oleh operator surat pada kesempatan pertama. 

2. Pengawas akan melakukan verifikasi dan mengkategorikan penyampaian surat. Jika terdapat perbaikan data surat, maka alur surat masuk kembali ke user operator untuk dilakukan perbaikan kelengkapan input data. Jika telah sesuai dengan Tata NASKAH dinas, maka surat diteruskan ke user Pimpinan. 

3. User Sekretaris menerima pemberitahuan surat masuk yang telah diteruskan oleh user pengawas ke user pimpinan terkait. Notifikasi jumlah surat pada kotak masuk menunjukkan bahwa user pimpinan belum mengarahkan surat kepada jabatan setingkat dibawah.

Dalam hal surat telah terdisposisi, user sekretaris dapat memonitor melalui fitur jurnal disposisi. 

Diakhir tulisan ini, aku yang menjadi bagian komunitas persuratan KESDM, perlu menyampaikan sikap terbuka untuk setiap perubahan. Dalam konteks tujuan yang lebih besar, perpindahan aplikasi persuratan tidak menjadi hambatan.

Tidak perlu memperbandingkan keunggulan antar aplikasi persuratan yang telah dipergunakan di masing masing unit kerja di Lingkungan KESDM. Endingnya akan tertuju pada efektivitas dan efisiensi persuratan dalam mendukung berjalannya birokrasi.

Cukup kita pergunakan satu aplikasi yang masih mempunyai sumber pembiayaan yang memadai dan berada pada unit Teknologi Informasi.Seiring berjalan, perubahan akan mengantarkan kita pada kondisi perbaikan secara berkelanjutan.

Semoga berguna