Terbitnya Surat Edaran Sekretaris Jenderal KESDM tanggal 7 Januari 2020 tentang penggunaan aplikasi naskah dinas elektronik menjadi dasar ramainya gelaran sharing session di komunitas persuratan untuk seluruh lingkungan KESDM.
Hampir setiap hari, menjelang bulan Februari 2020 terdengar acara pembahasan terkait pemanfaatan teknologi informasi untuk urusan persuratan. Aplikasi berbasis Web yang diyakini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas persuratan di seluruh lingkup KESDM.
Meski ekspektasi para pengguna begitu tinggi, diskusi yang terjadi di Hari Selasa 28 Januari 2020 menemukan kesepakatan untuk lebih bersabar dengan memberikan kepercayaan kepada PUSDATIN untuk terus melakukan penyesuaian kebutuhan sesuai alur persuratan di Lingkungan Ditjen Migas.
Setiap pertanyaan dijelaskan oleh Pranata Komputer Pusdatin yang menjadi lead pembangunan aplikasi persuratan. Pun dari ujicoba penomoran surat keluar yang eror tak menghalangi kesepakatan para pelaksana persuratan.
Aku yang menjadi pemandu kedua setelah kasubag pengelola informasi, menjadi saksi romantisme pelaksana persuratan dengan Pranata komputer Pusdatin untuk dapat lebih membuka komunikasi untuk pengembangan aplikasi selanjutnya.
Bertempat di Ruang Stretegis Lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo, terjalin kesepakatan bahwa penomoran surat keluar berada di user operator yang dapat diperankan oleh user sekretaris.
Kehadiran aplikasi surat versi Pusdatin KESDM di tahun 2020 di Ditjen Migas adalah kali kedua dimana sebelumnya pada tahun 2015. Kala itu, selama satu tahun secara full, persuratan Ditjen Migas memanfaatkan sarana mail Handling yang bernama TNDE.
Diakhir tulisan ini, berharap kepercayaan pengguna pada aplikasi perkantoran yang telah diinisiasi oleh PUSDATIN KESDM dapat menjawab efektivitas dan efisiensi perkantoran khususnya terkait pengurusan surat.
Bukan hanya terintegrasi antar unit utama yang terdiri dari Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan usaha serta pusat di lingkungan KESDM, namun dapat terhubung secara online dengan BPH Migas dan SKK Migas.
Karena tidak dipungkiri, kecepatan distribusi surat sampai dengan arahan pimpinan di sektor migas dipengaruhi pada lokasi empat perkantoran migas yang melekat pada Gedung yang berbeda alamat.
Gedung Kementerian dimana Menteri ESDM berkantor, Gedung Wisma Mulia dimana SKK Migas berada, Gedung BPH Migas di Tendean dan Gedung Ibnu Sutowo sebagai perkantoran Ditjen Migas.
Semoga bermanfaat
Nurul Muhamad 