Kamis, 30 Januari 2020 bertempat di Wisma Bayu, melalui inisiasi Unit Kearsipan I Kementerian ESDM terlaksana sharing session terkait Pengawasan Kearsipan.
Bapak Endang Sutisna, kepala Biro Umum menyampaikan runutan poin nilai pengawasan kearsipan di poin 60an pada tahun 2017, terkoreksi menjadi 80 an pada 2018, dan disempurnakan dengan nilai 90 an di tahun 2019. Predikat Cukup Memuaskan.
Pimpinan tinggi pratama di Unit Kearsipan KESDM termaksud pun menyampaikan konsen arsip KESDM dengan bukti penambahan kapasitas simpan pada Gedung🏢 RECORDS CENTER sejumlah 60 rol opek. Pun munculnya penyesuaian atau Revisi Permen 56/2006 terkait kearsipan lingkup KESDM di tahun 2020.
“Harus Lebih Baik” tutup Bp. Endang Sutisna. “Pelaksanaan perundangan kearsipan dan juga pertanggungjawaban keuangan Negara yang tercermin dari fungsi arsip tidak dapat ditawar tawar” pungkasnya
Selanjutnya, Bp. Rudi Anton selaku narasumber Lembaga Kearsipan menyampaikan kebijakan umum Pengawasan Kearsipan. Selain menjadi tuntutan Reformasi Birokrasi, Pengawasan Kearsipan menjadi piranti akselerasi tugas pengembangan sistem, pembinaan, dan konservasi kearsipan yang diemban Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pengawasan sistem, Pembinaan dan konservasi kearsipan sejak 2016 melalui instrumen Tata Naskah Dinas, Klasifikasi, SKKD, JRA sampai dengan NSPK teknis pengelolaan arsip dinamis dan statis dianggap telah mencapai pada titik memuaskan.
Metode pengawasan pun berlanjut untuk lebih memastikan fisik dan informasi berbasis arsip dapat dimanfaatkan secara penuh. Untuk itu terhitung mulai tahun 2020 menetapkan agenda pengukuran implementasi keberadaan sistem sebagai pintu masuk konservasi kearsipan secara nyata.
Lokus pengawasan dari sistem bergeser pada keberadaan Fisik dan informasi arsip. Riilnya mendorong keterhubungan central file ke Records Center sampai dengan ke Lembaga Kearsipan.
Sebagai audien, aku pun merasa seolah kegelisahan ku terkait kearsipan KESDM itu sirna di ruangan ini bersamaan penjelasan pak Rudi Anton. Terlebih mendengar info capaian nilai pengawasan KESDM dari bapak Karo Umum yang sampai MEMUASKAN, dan juga konsen terhadap records center.
Pada sesi tanya jawab, aku pun memanfaatkan untuk dapat menyampaikan kegelisahan dari sudut pandang arsiparis sebagai pelaku teknis kearsipan.
Akhirnya terkuak kegelisahan yang sama terkait kebijakan anggaran yang masih belum berpihak kepada kearsipan. Bukan di “IYA” kan oleh narasumber lembaga kearsipan yang dapat melihat kondisi kearsipan secara nasional, namun dari pimpinan Unit Kearsipan KESDM yang diwakili Kepala Biro Umum.
Bagi penulis, manajemen sumber daya pada unit kerja dimana terdapat central file akan MANDUL, jika tanpa keberpihakan sumber daya baik anggaran, tenaga kerja sampai dengan sarasa dan prasarana.
Namun demikian, live must goes on (sori kalo tulisan Inggris nya gak tepat), intinya kearsipan harus terus berjalan dalam kondisi apapun.
Para insan kearsipan pasti masih terngiang dengan pernyataan bahwa nilai pengawasan berdampak pada penetapan nilai Reformasi Birokrasi. Meski hanya 1%, namun bagi pribadi penulis (tataran arsiparis) yang patut diperhatikan adalah esensi perubahan paradigma praktik kearsipan.
Perubahan tersebut terletak pada obyek pengawasan kearsipan yang semula lebih banyak sistem/perangkat aturan berkembang ke fisik arsip/praktik pengelolaan.
Pada april 2019, aku tulis terkait praktik pengawasan kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Biro Umum di Ditjen Migas pada 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/22/pengawasan-kearsipan-internal/
Kemudian pada bulan september 2019, bersamaan dengan bimbingan teknis pengawasan kearsipan, aku menambahkan ilustrasi 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/03/audit-internal-kearsipan/
Selain itu, catatan yg menurutku kok harus diperhatikan adalah pesan dari lembaga kearsipan melalui Pejabat tinggi pratama yang menjadi narsum adalah “perlunya dibuat suatu ketetapan tertulis di internal KESDM terkait penetapan kedudukan organisasi kearsipan yang terdiri dari records center /Unit Kearsipan dan Central File/Unit Pengolah.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/02/pengawasan-kearsipan/
Di akhir tulisan ini, aku pun yang merasa diri sebagai bagian dari Komunitas Kearsipan KESDM, turut menyambut paradigma atau pendekatan kearsipan dari sistem ke fisik arsip.
Logis kiranya, pengelolaan fisik arsip tanpa didasarkan NSPK sebagai landasan atau sistem kerja. Namun kiranya waktu yang lalu telah berlarut larut dan habis tenaga hanya untuk menerbitkan satu aturan saja.
Melalui pengawasan kearsipan, kita sambut implementasi sistem dan pembinaan kearsipan demi konservasi dan pemanfaatan informasi berbasis arsip.
Semoga berguna
Nurul Muhamad 