Register Surat di Ditjen Migas

Mengapa seluruh naskah dinas yang ditanda tangani pejabat di lingkungan Ditjen Migas harus dilakukan penomoran dengan aplikasi persuratan yang dipergunakan di Ditjen Migas???? 

Apakah yang dimaksud dengan penomoran surat? Apa juga yang dimaksud dengan aplikasi persuratan itu? Kok disebut Naskah dinas, apa bedanya dengan surat? Adakah peraturan perundangan yang mengatur tentang itu? 

Penomoran surat merupakan proses melakukan registrasi arsip dalam kerangka pembuatan dan penerimaan arsip. 

Berdasarkan tata naskah dinas, pembuatan dan penerimaan arsip melalui registrasi untuk dokumentasi dan menjamin autentisitas naskah kedinasan.

Sedangkan aplikasi persuratan merupakan sarana perkantoran sebagai alat bantu melakukan registrasi arsip yang dipergunakan kantor Ditjen Migas, sebagai sarana yang efektif demi meraih tujuan dokumentasi. 

Yuk kita tengok dasar hukum registrasi yang termuat dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang Republik Insonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. 

Pasal 33 – 36 pada Peraturan pemerintah tersebut di atas memberikan landasan praktik pembuatan dan penerimaan arsip. Salah satu bentuk arsip adalah naskah dinas.

Praktik penomoran surat mendasarkan pada pedoman tata naskah dinas dimana pedoman penyusunan tata naskah dinas  diamanatkan kepada Arsip Nasional RI. 

Kemudian norma dalam Peraturan pemerintah termaksud mengatur tentang perawatan dan penyimpanan dokumentasi registrasi pembuatan arsip. 

Salah satu cara untuk memudahkan menjaga kelengkapan dokumentasi adalah dengan pemanfaatan aplikasi persuratan yang terhubung melalui Internet maupun intranet.

Aplikasi persuratan merupakan database yang mudah untuk diakses, dilakukan perawatan dan penyimpanan. Coba bayangkan jika dokumentasi registrasi masih dalam bentuk buku. Pastinya banyak Sumber Daya yang dibutuhkan untuk melakukan dokumentasi registrasi untuk puluhan unit pengolah di kantor Ditjen Migas. 

Dengan registrasi arsip pada aplikasi persuratan sesaat setelah selesai ditandatangai oleh pejabat yang berwenang, maka akan terjaga kelengkapan dokumentasi registrasi pembuatan arsip serta dapat segera dilakukan pemindaian/scanning surat dan diunggah sesuai dengan data surat terkait. 

Puluhan tahun yang lalu, aktor penomoran surat dinas di kantor Ditjen Migas ditangani oleh para sekretaris pribadi pimpinan. Tanggung jawab unit kearsipan dalam hal ini unit tata usaha Ditjen Migas dalam melakukan perawatan dan penyimpanan dokumen register surat diwujudkan dengan pembinaan terhadap praktik registrasi arsip yang telah ditandatangani para pimpinan tinggi dan pejabat administrator di lingkungan Ditjen Migas. 

Untuk itulah melalui pemanfaatan teknologi komputer yang berwujud aplikasi persuratan, unit kearsipan/Unit tata usaha Ditjen Migas melaksanakan tugas sesuai fungsi organisasi dalam hal menyimpan dan merawat dokumentasi registrasi surat. 

Selain pelaksanaan tupoksi, sebetulnya dokumentasi persuratan dimaksudkan untuk proses pengendalian sampai dengan tujuan surat dan menjamin ketersediaan arsip. 

Berikut ini adalah contoh kasus, belum terlayaninya permintaan arsip dan gambaran perlu waktu dan perhatian untuk melakukan autentisitas arsip. 

Senin, 27 Januari 2020 melalui pesan singkat Bu Indasah (staf DMTS) menyampaikan permintaan penelusuran sertifikat NPT tahun 2016 suatu perusahaan. 

Selaku arsiparis, aku pun menindaklanjuti permintaan arsip tersebut melalui dokumentasi registrasi arsip dalam aplikasi persuratan Ditjen Migas. Melalui kata kunci nama perusahaan aku dapatkan data arsip NPT namun tidak sesuai dengan permintaan bu Indasah. Beliau meminta arsip yang berbentuk sertifikat, sedangkan yang kutemukan adalah surat permohonan dan surat pengambilan pengujian sampel pelumas yang sesuai dengan nama perusahaan. 

Dulunya sebelum berbentuk sertifikat, penetapan Nomor Pelumas Terdaftar (NPT) setiap perusahaan melalui naskah dinas dalam bentuk keputusan atas nama Dirjen Migas yang bertanda tangan Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. 

Praktik registrasi naskah dinas yang ditandatangani oleh seluruh pejabat di lingkungan Ditjen Migas terdokumentasi pada aplikasi persuratan Ditjen Migas.

Namun demikian, saat ini muncul berbagai aplikasi perizinan secara online, tidak jarang aku jumpai beberapa jenis naskah dinas seperti sertifikat NPT teregistrasi bukan pada aplikasi persuratan yang dipergunakan Ditjen Migas. 

Registrasi sertifikat NPT dilaksanakan pada aplikasi pengurusan NPT yang dimiliki oleh unit pengolah/unit kerja. 

Diakhir tulisan ini, aku menyayangkan penomoran sertifikat NPT tanpa melalui aplikasi persuratan Ditjen Migas. Sehingga menyulitkanku untuk menelusuri data arsip tahun 2016. 

Jika saja aplikasi pengurusan NPT yang dibangun oleh unit pengolah menyediakan fasilitas penyimpanan file Pdf, maka tujuan ketersediaan dan autentisitas arsip dengan mudah dilaksanakan. 

Semoga berguna