Alur register data surat

Jumat, 7 Februari 2020 menjadi kali ketiga, berdiskusi dengan petugas persuratan lingkup Ditjen Migas dengan topik alur surat masuk dan surat keluar yang menjadi tugas user operator.

Operator merupakan istilah yang dipergunakan di aplikasi naskah dinas elektronik untuk mewakili pengadministrasi persuratan/arsiparis. Operator tersebar di tiap jenjang unit organisasi lingkup Kementerian ESDM. 

Sebelum terjadi integrasi persuratan, benar dan tidak nya hasil kerja penginputan data surat masuk dan register Surat keluar oleh pengadministrasi persuratan/arsiparis (dalam hal ini operator) pada unit kerja tertentu hanya dapat dikoreksi oleh Kasubag Tata Usaha pada unit yang membawahi petugas operator. 

Contohnya pengadministrasi persuratan/arsiparis (yang bertindak selaku user operator) di Ditjen Migas hanya diawasi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.

Kini, setelah adanya integrasi persuratan, bukan hanya kasubag tata usaha ditjen Migas saja, namun kasubag tata usaha unit lain (bertindak sebagai user pengawas) dapat mengawasi benar dan tidaknya proses input data surat dan register surat keluar yang dilakukan oleh pengadministrasi persuratan/arsiparis Ditjen Migas. 

Dengan kata lain, pengadministrasi persuratan/arsiparis Ditjen Migas mempunyai atasan langsung bukan hanya Kasubag tata usaha Ditjen Migas, namun mempunyai atasan seluruh kasubag tata usaha di Lingkup Kementerian (yang bertindak selaku user pengawas) 

Agar tidak terjadi kesalahan tafsir atasan dan bawahan yang dibatasi unit kerja, sebaiknya alur surat masuk dapat dilakukan pengkondisian.

Contoh: Data input Surat masuk yang telah dikoreksi oleh Kasubag TU Ditjen migas masuk ke ke operator Ditjen Migas. Meski penginput data surat berada di operator pada unit kerja lain. 

Kondisi saat ini, misalnya pak sumarjo selaku operator di Sekretaris Jenderal melakukan kesalahan penginputan data surat yang ditujukan ke Direktur Jenderal Migas, maka data input akan dikoreksi dan dikembalikan ke user operator oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas (itu sudah OK) 

Namun, apakah tidak sebaiknya, jika data surat yang dikembalikan kasubag tata usaha Ditjen Migas, masuk ke operator Ditjen Migas saja bukan ke pak Sumarjo. 

Operator Ditjen Migas lah yang harus memperbaiki data input. Kondisi saat ini, pak Sumarjo menerima tugas kasubag tata usaha Ditjen Migas untuk memperbaiki penginputan data surat.

Pertanyaan saya, apakah pak Sumarjo itu staf kasubag tata usaha Ditjen Migas?? 

Selain tafsir atasan dan bawahan yang dibatasi unit kerja, pengkondisian alur surat masuk berguna untuk pengecekan fisik suratnya. Apakah surat yg telah ditandatangani diatas kertas, perlu segera didistribusikan atau tidak. 

Tatkala user operator mempunyai kewenangan transmisi/penyampaian surat kepada tujuan, maka akan melampaui kewenangan kasubag tata usaha yang seharusnya melakukan pengecekan kebenaran register surat keluar sebelum surat tersebut ditransmisikan/didistribusikan. 

Otomasi transmisi/distribusi surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tentunya perlu pengaturan dalam sistem agar dapat dilakukan mitigasi kesalahan input penomoran surat keluar. 

Semoga berguna