Aku mendapatkan kiriman pesan singkat dari nomor WA belum ada nama. Aku pun males membaca file Pdf namun untuk picture yang isinya Curicullum Vitae pensiunan pejabat PT Bank Mandiri, menarik untuk dilihat.
Intinya adalah penawaran Training diklat manajemen arsip in house Training untuk perbankan, instansi pemerintah maupun swasta.
Meski sudah tidak heran lagi, saat ini seorang yang belum kenal sebelumnya mengetahui nomor Whatsapp ku (sering jadi korban sasaran marketing kartu kredit 😊). Aku pun harus menghargai pesan singkat tersebut meski sampai saat ini aku belum melakukan reply atau membalas.
Selain tawaran diklat, ternyata pelan pelan ku baca orang ini wakil dari perusahaan konsultan kearsipan yang menyampaikan proposal berupa file Pdf yang berjudul “Road Map Records Management” dengan bendera Lembaga Kajian Kearsipan dan Penulisan Sejarah Lembaga.
Terdapat 94 halaman pada proposal yang secara lengkap berisikan pengantar, pendahuluan, Road Map Records Management, manajemen dokumen, mengenal Akreditasi ANRI, SNI pengelolaan arsip, mengenal Standar Internasional management system of records, pedoman Retensi dokumen, jenis arsip urusan hukum, pedoman klasifikasi keamanan dan akses dokumen, program pelatihan dan pendamping, ketersediaan personil, galeri foto, anggota FKPP, dan narasumber&konsultan kearsipan.
Sampai disini, aku pun jadi berpikir bahwa di luar lingkungan arsiparis terdapat para profesional konsultan kearsipan yang turut dalam pembangunan kearsipan.
Meski persepsi konsultan di otakku lebih kepada penjajah produk instan, ups.. 🙊. Mungkin itu hanya bercanda loh hehehe… Terlepas itu, bagiku kok proposal tersebut menguak suatu pemandangan menarik loh…
Pemandangan apa itu????? Tatkala kebanyakan arsiparis terjebak pada pembuatan branding yang miris (kurang positif), di pihak konsultan kearsipan begitu optimis.
Melalui proposal yang dikirim kepada ku via Whatsapp, proposal berupa file Pdf menggambarkan peta jalan selama 5 tahun untuk pembangunan kearsipan yang secara menyeluruh tahap per tahap.
Kemudian kita pun dapat mengambil pelajaran positif dari para konsultan kearsipan yang penuh percaya diri dalam pembangunan kearsipan.
Siapa yang tahu, apakah para konsultan kearsipan setiap hari menjalani realitas kearsipan? Apakah ada yang menduga mereka hanya aktif dari ceramah sana ceramah sini dengan mencomot pengalaman nyata yang bersumber dari cerita dan tulisan pengalaman arsiparis?
Atau para tenaga konsultan telah menunjukkan pembangunan CV dari diklat dan seminar yang telah mereka ikuti hingga membuat laboratorium pribadi untuk menciptakan suatu metodologi baru dalam pencapaian tujuan kearsipan.
Yuk, kita intip lebih dalam, proposal peta jalan records management ala konsultan kearsipan itu. Yang pertama untuk mencapai tujuan, konsultan kearsipan menawarkan pada proposal, 26 program yang diawali inhouse Training.
26 enam program bos…. Jika dibagi 5 tahun, Y sekitar lima program kegiatan untuk setiap tahun anggaran. Lumayan lo… Bagi temen temen yang diminta menyusun rencana keguatan anggaran, proposal dari konsultan ini bisa jadi referensi.
Apa sih 26 program tersebut? Pastinya diawali dengan inhouse Training, hehehe namanya juga konsultan diklat, pastilah fokus pertama pada penyelenggaraan diklat. Cari forum untuk meyakinkan produk jualan dapat dimengerti dan dipahami serta diyakini dapat membantu organisasi pada urusan kearsipan.
Program penawaran adalah penyusunan instrumen wajib di kearsipan antara lain tata naskah, pola klasifikasi masalah arsip/dokumen, jadwal Retensi, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses dokumen. Selain itu ditambahkan dengan program arsip vital dan arsip terjaga.
Selanjutnya, proposal tersebut juga menawarkan program penyusunan SOP yang terdiri dari pengurusan surat, penataan berkas, penyusutan dan pengendalian dokumen. Agar menampilkan program yang aplikatif, ditambahkan dengan dua program pengelolaan central file (aktif) dan Records Center (inaktif).
Tuh kan teman teman, menarik kan…. Konsultan saja dapat membranding urusan kearsipan menjadi barang jualan yang layak untuk ditawarkan.
Jualan program sih bisa debatebel y, bisa diterima dan bisa tidak. Namun yang menarik perhatian ku setelah membaca proposal termaksud diatas adalah dokumentasi sepak terjang sebagai alumni Diploma tiga kearsipan Universitas Indonesia.
Dari bagian akhir proposal, yang berisikan CV empat orang tenaga konsultan records management pada area organisasi perbankan, secara lengkap menyajikan sejak ijazah kuliah, sertifikat diklat, piagam penghargaan, riwayat sebagai narasumber seminar, rekam jejak sebagai trainer.
Pun di bagian dokumentasi, foto bersama Kepala ANRI, bersama Kapus Akreditasi ANRI, Dir Akuisisi ANRI, bersama para akademisi UI, dan lain lainnya menjadi modal branding kearsipan.
Diakhir tulisan ini, sebagai arsiparis selayaknya memupus kerisauaan kondisi urusan kearsipan. Sejenak kiranya patut untuk keluar dari kotak hingga dapat berfikir luas.
“bawa nama Migas untuk kearsipan” tutur bos ku, Mukti Yunarso sesaat setelah melihat kurang gregetnya program kerja kearsipan di kantorku.
Kata kata bos ku, kok jadi relevan bersamaan datangnya proposal bentuk file Pdf yang sampai ke ponselku. Nama Bank Indonesia, nama bank Mandiri dan beberapa BUMN lain sebagai habitat kerja para konsultan kearsipan termaksud kala menjadi staf, dimanfaatkan untuk membentuk branding kearsipan.
Nurul Muhamad 