Single ID, Arsip Personil File

Kedepan, bisa jadi arsip personal file menjadi basis data utama untuk pengaturan akun pengguna tiap pengembangan aplikasi perkantoran. Hal tersebut semakin nyata sebagai pengaruh pembenahan data yang terjadi secara nasional misalnya telah lama kita mendengar single ID data kependudukan e KTP secara nasional.

Kemudian baru baru ini muncul single ID untuk lisensi pengemudi atau SIM. Dimana pada SIM akan terekam segala riwayat pengguna lalulintas.

Bagaimanakah di lingkungan Birokrasi???? Meski masih butuh waktu dan dukungan yang nyata, tanda tanda kedepan bisa jadi arsip personal file ASN menjadi single ID pada tiap pemanfaatan TIK pada perkantoran birokrasi.

Pada tulisan sebelumnya sejak diunggah pada 22 Maret 2019 yang berjudul berkas Pegawai KESDM 👇 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/22/berkas-pegawai-kesdm/

menempati puncak statistik, 355 kali dibaca dan terus dirujuk setiap harinya (65 pembaca sampai dengan belum genap bulan kedua 2020). 

Data statistik tersebut beserta feomona single ID untuk KTP dan SIM menjadi prasangkaku untuk menekankan Arsip personal file menjadi single ID pemanfaatan TIK di birokrasi. 

Meski masih perlu perhatian terkait beberapa permasalahan pada pengelolaan arsip personal file, namun banyak pihak yang berkeyakinan tercegah duplikasi dan mereduksi pekerjaan pendataan.

Aku mulai dari konsep paling dasar terkait permasalahan arsip personal file adalah kurangnya perhatian detik demi detik pada rekaman kegiatan atau peristiwa dari tiap ASN.

Pembaharuan data seperti rekaman absensi sidik jari yang terotomatisasi tiap hari dalam sistem informasi pegawai belumlah identik dengan pembaruan data rekaman kegiatan tiap ASN. 

Jika saja acara rekonsilisasi data kepegawaian bukan hanya terkait absen tapi terkait seluruh SK, sertifikat diklat, Seminar, simposium sampai dengan karya ilmiah dan Laporan perseorangan dan hasil kerja ASN lainnya maka akan memperbaharui konsep pengertian personil file saat ini. 

Sampai disini, di area pembaruan data pegawai pada sistem informasi pegawai memerlukan peran serta yang bukan hanya berada pada lini Pengelola kepegawaian, namun juga pada ASN yang bersangkutan.

Tatkala terdapat dokumentasi pegawai yang kurang lengkap, maka ASN yang bersangkutan dapat meminta pembaruan data. ASN dapat mengirimkan bukti rekaman kegiatan ASN untuk didata dan diunggah dalam database kepegawaian. 

Jika dibedah dengan paradigma berfikir terkini, bisa jadi istilah “peran serta” menjadi bentuk suaka atas tidak lengkapnya dokumentasi arsip personal file. 

Beberapa permasalahan terkait arsip personil file sebagaimana tersebut diatas memang belum tuntas. Namun validitas arsip personile file ASN telah diyakini sebagai single ID untuk mereduksi data dobel dan menjamin Validitas suatu akun untuk pengembangan aplikasi perkantoran lainnya. 

Contohnya aplikasi pengurusan surat kedinasan di lingkungan KESDM. Manajemen pengguna pada aplikasi yang menerapkan konsep otomasi persuratan ini berbasis pada data SIPEG (arsip personal file). 

Greget single ID, bisa jadi lebih terasa saat nantinya aplikasi pegawai dan aplikasi persuratan telah berintegrasi satu sama lain. Perpindahan unit kerja, status kepegawaian, PLT dan Plh, penyerahan tugas sementara, penugasan fungsional pengguna anggaran dan lainnya dapat lebih di kondisikan dengan single ID. 

Meski kondisi saat ini belum terintegrasi secara otomatis, namun keberadaan admin dalam pengkondisian akun pada aplikasi persuratan dinas sesuai data SIPEG menjadi gerbang pertama dalam kerangka Validitas data.

Admin aplikasi persuratan dinas Kementerian ESDM dan admin SIPEG dituntut untuk saling berkoordinasi selaras otomasi lalu lintas data ASN yang intinya adalah pengelolaan arsip perseorangan pegawai /personile file

Semoga berguna