Manuver Berkas Inaktif di Records Center

Berkas inaktif yang berasal dari ruang central file Di Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas sebanyak 95 boks telah selesai dilakukan penomoran ulang. Urutan nomor melanjutkan pada kelompok berkas yang telah lebih dahulu mengisi khasanah arsip di records center Unit Kearsipan Ditjen Migas. 

Penomoran tersebut diawali dengan proses olah data. Dengan memanfaatkan aplikasi office Excel, lebih dari 500 berkas seri pembinaan usaha Hilir Migas diberikan indek sesuai dengan deskripsi arsip. Indek ini untuk memudahkan dalam mendekat berkas dengan kesamaan uraian informasi. 

Tsatsa dan Della, jebolan sekolah vokasi prodi kearsipan UGM mendapatkan pengalaman pertamanya saat aku berikan arahan untuk melaksanakan olah data. Sejatinya olah data seperti manuver kartu lembar deskripsi saja. 

“sewaktu kuliah, yg olah data adalah pembimbing praktikum” kata mereka saat mengakui baru pertama kalinya melakukan olah data sebagai tahapan manuver berkas. 

Dengan kuantitas arsip yang begitu banyak, pemanfaatan aplikasi pengolah data seperti Excel, sangat membantu dalam pemberkasan arsip pada kesamaan masalah. 

Kata tangkap atau indek yang mewakili uraian dituangkan di satu kolom. Tsatsa menentukan indek seperti Izin Usaha, Rekom, dan kata lainnya sesuai dengan tingkat  pembacaan deskripsi arsip. 

Olah data menghasilkan tiga kelompok berkas yakni niaga, pengolahan dan harga dan subdisi Migas. Pada dua kelompok pertama yakni niaga dan pengolahan mempunyai substansi rekaman kegiatan berupa perizinan atau rekomendasi usaha. 

Setelah data terbaca rapi dengan urutan tahun dan kolom indek, langkah selanjutnya adalah memberikan nomor urutan baru sesuai urutan nomor terakhir pada berkas inaktif yang telah tertata sebelumnya. 

Sampii tahun 2020, seri arsip niaga migas yang menjadi koleksi Unit Kearsipan Migas sejumlah 257 Boks ( nomor boks 381 – 641). 

Gambaran umum informasi yang terekam pada kelompok berkas niaga migas merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh Sub Direktorat Niaga Migas pada Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas. 

Mayoritas isi informasi pada kelompok berkas termaksud adalah jenis/seri arsip perijinan dan rekomendasi perniagaan Migas. Misalnya seperti Surat Keterangan Penyalur (SKP) BBM yang mengalami pergantian dalam penandatanganan. Awalnya SKP ditandatangani oleh Direktur sampai pada tahun 2017 kemudian di tanda tangani oleh Direktur Jenderal sebelum akhirnya dilimpahkan kepada Kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM). 

Pada seri arsip niaga Migas, terdapat rekaman kegiatan rekomendasi impor yang dipergunakan oleh Ditjen Bea Cukai untuk pengeluaran barang dari pelabuhan. 

Hal hal diatas merupakan ilustrasi dari manuver berkas inaktif. Kegiatan ini merupakan tahap perawatan dan pemeliharaan dari bagian siklis daur hidup arsip. Selain perpindahan dan unit kerja(central file) ke unit kearsipan (records center) sebagai bagian tahap penyusutan arsip, penomoran kembali dengan melaksanakan manuver berkas dimanfaatkan untuk pengelompokan arsip substantif dan fasilitatif. 

Berkas arsip fasilitatif yang berada di unit kearsipan atau records center akan disimpan sesuai dengan unit kerja fasilitatif. Contohnya SDML untuk arsip perencanaan anggaran dan pelaporan, SDMH untuk arsip yang terkait dengan hukum, dan SDMK untuk arsip terkait dengan keuangan dan SDMU untuk informasi umum organisasi kepegawaian. 

Semoga berguna