Bentuk komunikasi internal sering disebut dengan Nota Dinas. Ciri2 secara fisik, naskah korespondensi antar unit kerja ini berjudulkan “Nota Dinas” yang terletak di bawah Kop Surat.
Siapa sih diantara Aparatur Sipil Negara (ASN) yang belum tahu atau belum pernah menyusun konsep nota dinas?. Tentunya hampir seluruh ASN telah mengetahui y…
Penyampaian laporan kedinasan unit kerja kepada pimpinan mempergunakan nota dinas. Pun tatkala menyampaikan konsep surat untuk ditandatangani pejabat yang berwenang atau menteri juga dapat mempergunakan bentuk nota dinas.
Contoh praktik penggunaan Nota dinas dapat dijumpai seperti laporan Dirjen Migas kepada Menteri ESDM. pun di pimpinan tinggi madya lain, seperti Kepala Badan Sumber Daya Mineral yang menyampaikan laporan kepada Menteri ESDM telah lazim mempergunakan bentuk nota dinas.
Namun demikian, bunyi handphone di jam kritis, 15.05 WIB dari seorang pejabat administrator membawaku berdiskusi terkait Nota Dinas.
Entah dari mana, bisa jadi bermula dari tulisanku sebelumnya yang mengulas bentuk naskah dinas “surat perintah” dengan mencantumkan sumber peraturan menteri ESDM versi 2020 terkait Tata Naskah Dinas.
Cara baca redaksi definisi surat internal ini (nota dinas) dibatasi dengan kata ” di dalam satu unit organisasi”. Menjadi pertanyaan, kenapa tatkala Menteri ESDM menyampaikan arahan dituangkan dalam bentuk Nota Dinas??
Definisi “unit organisasi” sebagaimana lampiran I pada permen ESDM 2/2020 (proses pengundangan Kementerian Hukum dan HAM) adalah Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal dan Badan di lingkungan Kementerian ESDM.
Mendasarkan pada definisi termaksud, komunikasi lintas unit organisasi akan lebih tepat jika mempergunakan bentuk surat/bukan nota dinas. Misalnya dari Direktur Jenderal Migas kepada Sekretaris Jenderal KESDM.
Pun tatkala sesama pimpinan tinggi pratama atau level Direktur pada lintas Direktorat Jenderal yang berkomunikasi secara kedinasan, maka tidak lazim mempergunakan bentuk nota dinas namun mempergunakan bentuk Surat Dinas
Nota dinas dipergunakan oleh pimpinan tinggi madya sebagai pimpinan tertinggi di unit organisasi yang ditujukan kepada Menteri ESDM, didudukkan pada kesepakatan komunikasi ke bawahan.
Meski Gedung perkantoran yang terpisah antara Unit organisasi dengan Kementerian, namun pengertian struktur organisasi menteri yang dibantu oleh para pimpinan tinggi madya tetap diartikan sebagai satu unit organisasi.
Berbeda halnya antara sekretariat jenderal dengan unit organisasi satu level lainnya (Ditjen, Itjen dan Badan). Batasan unit organisasi yang bukan hanya berada pada perbedaan lokasi alamat kantor, namun juga terletak pada kewenangan kuasa pengguna anggaran dan kuasa pengguna barang.
Bisa jadi pada hubungan koordinatif untuk satu pekerjaan yang sama, dimana Sekretaris Jenderal selaku koordinator keP3Dan akan memperbaharui pandangan terkait bentuk naskah dinas sebagai komunikasi kedinasan.
Bentuk komunikasi internal pada satu penyelesaian satu pekerjaan yang sama akan dipandang sebagai bentuk komunikasi internal. Untuk itu pilihannya dapat mempergunakan bentuk Nota Dinas.
Apa contohnya? Misalnya dalam kepanitiaan HUT Pertambangan dimana terdapat keterhubungan susunan organisatoris.
Namun demikian, untuk komunikasi yang bersifat pendapat dan pandangan serta penyampaian informasi kedinasan lintas unit organisasi, lazim mempergunakan bentuk Surat Dinas /bukan Nota Dinas.
Nurul Muhamad 