Di internal Kementerian ESDM, kudapatkan istilah “selendang surat”. Istilah persuratan dinas untuk menyebut formulir Penyelesaian Surat Masuk.
Pada metode konvensional atau sebelum datangnya era sistem informasi persuratan dinas, registrasi arsip atau yang tenar dengan sebutan pengagendaan surat, formulir tersebut menjadi bahan kerja petugas penerimaan surat di loket surat. Petugas yang membuka surat akan melekatkan formulir atau selendang surat setelah memeriksa kebenaran tujuan surat.
Formulir berisikan kolom isian antara lain nomor agenda, tanggal terima, tanggal surat dan asal surat akan ditulis oleh pegawai penerima surat sebelum nantinya formulir tersebut diisi oleh pimpinan yang berisikan arahan dan penentuan bawahan (alamat aksi) yang menindaklanjuti surat masuk.
Formulir isian yang masih kosong atau bisa kita sebut dengan blangko formulir, telah digandakan terlebih dahulu. Pada perkembangannya digandakan melalui pencetakan.
Setelah era tahun 2000 an, saat pemanfaatan Teknologi Informasi sudah mulai masuk di Instansi Pemerintah, formulir Penyelesaian Surat Masuk merupakan hasil cetak/prin out dari sistem komputer.
Isian nomor agenda dan tanggal terima secara otomatis terisi bersamaan dengan waktu input data surat pada sistem aplikasi persuratan.
Bukan hanya Teknologi informasi yang memengaruhi perubahan formulir Penyelesaian Surat Masuk. Pencantuman unit kerja yang ditulis lengkap sesuai dengan struktur organisasi instansi berkembang dengan penggunaan kode unit kerja.
Pun beberapa arahan penyelesaian surat yang bisa disebut dengan aksi surat masuk telah distandarisasi dengan dituangkan dalam formulir. Beberapa aksi seperti “untuk diselesaikan”, “siapkan jawaban”, supaya menghadap”, “buat resume”, “untuk di file”, “untuk diketahui sebagai info” tertulis dalam formulir atau selendang surat.
Ada fakta yang menarik di formulir Penyelesaian Surat Masuk tahun 1980an yakni adanya catatan
- Jika surat ini telah diproses, harap dikembalikan ke sub bagian Tata usaha
- Apabila surat ini disimpan di unit Saudara, harap mengembalikan lembar ini dengan terlebih dahulu mengisi kolom disimpan, tanggal dan tanda tangan
Kedua catatan tersebut pastinya mengandung maksud tertentu. Dari catatan tersebut, yang terjadi di tahun 1980an, aku mendapatkan gambaran bahwa mail handling telah diperhatikan sejak kala itu.
Nurul Muhamad 