Pada rekonsiliasi sistem informasi kepegawaian (SIPEG) dan sistem dokumentasi tata naskah (SISDIKTAH) di tahun 2015, pemutakhiran database kepegawaian menyasar kelengkapan administrasi berupa daftar riwayat hidup (DRH).
Rekaman informasi yang dimiliki oleh setiap pejabat dan pegawai di dalam DRH termaksud, seperti:
- Data personal (perorangan, kepangkatan, dan jabatan)
- Data pendidikan (umum, diklat struktual, diklat fungsional, diklat teknis/penunjang, dan kursus)
- Data pengalaman(penugasan ke luar negeri , mengikuti seminar/symposium), disertai dengan bukti fisik/sertifikat/copy dokumen penugasan ke luar negeri
- Data prestasi (DP3, nomor urut DUK, assessment, dan tanda jasa kehormatan) disertai dengan bukti fisik/ copy dokumen
- Data keluarga( isteri dan anak ) disertai dengan copy kartu keluarga
Hal tersebut di atas akan menjadi perhatian dalam pengelolaan arsip personal file (perseorangan pegawai) di unit kearsipan. Kekhasan hasil kerja kearsipan adalah bentuk fisik yang identik dengan tanda tangan basah.
Fisik arsip sering diketemukan dalam tumpukan berkas yang berasal ruang unit pengolah. Kenapa banyak diketemukan fisik arsip personal file??? Ternyata eh ternyata, pengelola naskah dinas kepegawaian menyerahkan data personal kepada yang bersangkutan sebelum dilaksanakan pendokumentasian dalam database.
Ini adalah fakta lapangan yang perlu aku tulis. Pemanfaatan teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di area data kepegawaian belum lah secara otomatis. Petugas pengelola kepegawaian masih membutuhkan peran aktif penyampaian DRH yang masih berada di tangan pegawai yang bersangkutan.
Diakhir tulisan ini, unit kearsipan pun perlu untuk turut serta dalam membangun kehandalan rekaman informasi kepegawaian berupa data personal, pendidikan, pengalaman kerja, prestasi dan data keluarga.
Semoga bermanfaat
Nurul Muhamad 