Beberapa pendapat terkait susunan berkas inaktif direkonstruksi sesuai dengan alur transaksi semasa aktif pun bersua dengan kenyataan kearsipan. Nyatanya berkas inaktif berdatangan ke ruang arsip dengan kondisi sangat beragam. Ragam tersebut berada pada tiga kesamaan yakni transaksi, bentuk naskah dan perihal/isi.
Ketiga ragam kesamaan yang menjadi dasar berkas inaktif tersebut menjadi menarik untuk dilakukan analisa. Hasil analisa akan menjawab “Apakah penataan berkas inaktif harus dikembalikan pada kesamaan transaksi?”
Berkas inaktif yang datang dari suatu unit kerja tidak semua menyatu dalam kesamaan transaksi, namun beragam kesamaan seperti kesamaan bentuk, kesamaan isi/perihal/masalah bahkan sampai dengan kesamaan inisial staf pelaksana
Sebelum kita bahas, perlu kita sampaikan batasan dua kondisi penataan arsip yakni arsip aktif dan (berada di unit kerja) dan arsip inaktif (berada di unit kearsipan). Selain itu batasan selanjutnya adalah arsip dalam tidak kacau atau teratur.
🌟 Berkas dalam kesamaan transaksi.
Jika kita tengok karakteristik unit kerja sebagai pelaksana transaksi, maka akan mendapatkan fakta bahwa alur penyelesaian transaksi sangat berpengaruh terhadap bentuk pemberkasan. Terdapat dua kondisi penyelesaian transaksi yakni
- alur penyelesaian satu transaksi oleh satu pegawai sejak surat permohonan sampai dengan terbitnya surat balasan. Contohnya satu penerbitan rekomendasi teknis kemigasan untuk satu permohonan.
- alur penyelesaian satu transaksi dengan pembagian peran beberapa pegawai. Penyelesaian transaksi dilaksanakan satu pejabat pengawas (level eselon IV) dengan dukungan beberapa orang pegawai. Tiap pegawai mendapatkan peran agar terlaksana penyelesaian satu transaksi yang apik, cepat, dan sesuai dengan kompetensi masing masing.
Pada kondisi poin kedua di atas, berkas inaktif yang datang ke ruang arsip tidak memberkas dalam kesamaan transaksi semata. Fakta dilapangan, alur penyelesaian transaksi poin kedua menggambarkan berkas inaktif sangat beragam.
Lain halnya pada kondisi poin kesatu, sejak surat diterima pertama kali dan beberapa proses penyelesaian lanjutannya telah disatukan kedalam berkas yang sama sampai dengan surat balasan yang telah dikirimkan (memberkas dalmm kesamaan transaksi)
Berdasarkan analisa diatas, apakah masih berkas inaktif dapat direkonstruksi sebagaimana alur penyelesaian semasa aktif????
Kemudian fakta di lapangan menunjukkan bahwa pelupuk mata petugas arsip menjadi saksi, ratusan meter kertas terus berdatangan ke ruang arsip.
Belum usai dalam rencana meng implementasilan ide penyatuan berkas ke dalam kesamaan transaksi, petugas arsip pun dihadapkan dengan kendala rendahnya pemahaman substansi prosedur penyelesaian satu transaksi.
Untuk mendapatkan ketepatan dalam penyusunan berkas inaktif dalam kesamaan transaksi, petugas arsip harus mempelajari terlebih dahulu tentang bisnis proses atau SOP atau juknis suatu transaksi.
Bagaimana bisa, seorang petugas arsip inaktif dengan cepat mempelajari SOP dan juknisnya tatkala tidak terlibat langsung di unit kerja sebagai pemilik bisnis proses??
Sampai disini, nalar kita pun akan sampai pada job deskrepsi petugas arsip aktif. Petugas arsip aktif adalah pegawai yang berada di unit kerja bukan berada di unit kearsipan.
Pertanyaan berikutnya adalah, “siapakah petugas arsip aktif itu? Apakah para pengadministrasi umum yang mensuport para pejabat pengawas (eselon IV)? Ataukah para staf pelaksana yang terlibat langsung dalam proses penyelesaian suatu transaksi???
Akhirnya tulisan yang terbatas ini hanya akan membuat kesimpulan sederhana. Rekonstruksi arsip inaktif merupakan pekerjaan yang mustahil dapat dilakukan tanpa ada batasan jelas antara arsip aktif dan arsip inaktif.
Kemustahilan tersebut bukan hanya terletak pada kompetensi petugas arsip inaktif, namun juga pemahaman proses bisnis oleh petugas arsip aktif. Disisi lain adalah keterbatasan waktu kerja. Waktu penyelesaian suatu transaksi saja telah menguras banyak jam kerja.
Atau kemudian waktu kerja yang dimiliki oleh petugas arsip inaktif dituntut penyelelesaian menata arsip inaktif dari puluhan unit kerja. Tak heran jika kemudian susunan berkas inaktif disusun berdasarkan kondisi berkas semasa berada di unit kerja (masa aktif).
Toh di kearsipan, berkas dapat disusun berdasarkan kesamaan masalah, kesamaan bentuk, dan kesamaan transaksi.
Semoga berguna
Nurul Muhamad 