Penataan Berkas Inaktif di Unit Kearsipan Ditjen Migas

Tahapan penataan berkas inaktif yang  dilakukan oleh unit kearsipan Ditjen Migas terdiri dari penataan berkas inaktif status central file (penataan pertama) dan penataan lanjutan (statis records center). 

🌟 Penataan pertama, secara ideal dilaksanakan saat berada di unit kerja (central file). Hasil penataan adalah daftar arsip pindah. 

1. Mensortir bahan arsip dan non arsip
2. Pengelompokan arsip berdasar periode/tahun, unit kerja dan masalah/isi arsip
3. Mengikat arsip dengan kertas atau folder 
4. Deskrepsi dan input data arsip ke dalam komputer (aplikasi arsip digital)
5. Memasukkan ke dalam boks arsip
6. Penomoran boks 
7. Menyusun dalam rak atau lemari arsip

🌟 Penataan berkas inaktif lanjutan dilakukan setelah berkas inaktif dipindahkan dari ruang central file ke records center. Tahapannya terdiri dari:

1. Rekon data arsip dari aplikasi (menarik data arsip dari database ke format Excel) 
2. Olah data
3. Penomoran definifif 
4. Pengurutan dan perapian berkas hasil manuver
5. Memasukkan arsip ke dalam boks
6. Penomoran boks arsip
7. Editing data arsip pada aplikasi arsip digital 
8. Penyusunan daftar arsip sesuai nama unit kerja dalam bentuk excel 

Kondisi kearsipan di Direktorat Jenderal Migas memaksa penataan berkas inaktif baik status penataan pertama (central file) dan penataan lanjutan (records center) dilakukan oleh arsiparis dan petugas arsip pada unit kearsipan.

Beberapa catatan dalam penataan lanjutan pada tahap olah data yakni:

1. pastikan kesesuaian jumlah data pada Excel dengan jumlah fisik berkas 
2. Tambahkan kolom pada data excel untuk memisahkan antara berkas substansi dan berkas fasilitatif 
3. Arsip fasilitatif akan dikembalikan pada klasifikasi yang tercermin dari fungsi Sekretariat Ditjen Migas
4. Tambahkan kolom pada data Excel untuk memberikan indeks atau kata tangkap 
5. Periksa kembali konsistensi indeks sesuai dengan kelompok berkas yang terdaftar pada JRA Migas (Permen ESDM No. 18 tahun 2011)
6. Tambahkan kolom pada data Excel untuk penomoran definifif 
7. Urutkan data berdasarkan kolom tahun kemudian copy level kolom indek
8. Berikan nomor definifif secara otomatis(drag atau klik 2 kali) 
9. Cetak daftar berkas yang telah diberikan nomor definifif sesuai kondisi susunan penataan pertama untuk keperluan penomoran berkas
10. Cetak daftar berkas sesuai urutan nomor terbaru untuk keperluan pengebokan arsip
11. Edit kolom lokasi simpan (kolom boks dan lemari serta ruangan)