WFH Persuratan (Work Flow Nota Dinas)

Kedudukan aplikasi persuratan secara online menjadi sangat strategis dikala kebijakan Work From Home (WFH) masih diterapkan oleh Instansi Pemerintah untuk penanggulangan COVID 19.

Dengan kedudukan tersebut, pastilah akan menuntut usaha penguatan aplikasi. Selain suprastruktur yang masih perlu diperbaiki, infrastruktur nya pun menjadi sangat penting untuk diperhatikan. 

Tulisan ini tidak akan membahas suprastruktur aplikasi yang sampai dengan minggu ketiga bulan Maret (7 minggu sejak launching), masih terlihat banyak terjadi kesalahan sana dan sini. Yang saya maksud kategori suprastruktur disini adalah kebiasaan/kompetensi /ketelitian para pengguna pada level operator, pengawas dan sekretaris. 

Kesalahan oleh operator adalah kurang cermat dalam melihat tujuan serta tembusan surat sehingga rekaman data surat tidak lengkap. Kesalahan fatal tatkala salah dalam memasukkan tujuan, namun tidak disadari oleh pengguna operator.

Kesalahan oleh pengawas yakni kurang cermat dalam memverifikasi data surat sesuai tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian ESDM. Dampak dari kesalahan tersebut data surat “melipir/salah tujuann. Akhirnya beberapa pengguna tingkat pejabat menyampaikan komplain kepadaku. 

Misalnya pejabat pengawas urusan informasi Hukum, pak Fauzi menyampaikan bahwa banyak surat Ditjen minerba yang melipir ke akun Kabag Hukum Ditjen Migas. 

Sampai disini, dari uraian di atas, aku pun sepakat bahwa masih tingginya kendala di kategori suprastruktur. Kondisi perbedaan kompetensi para pegawai KESDM sebagai pengguna “operator” haruslah didukung oleh infrastruktur aplikasi persuratan yang baik. 

Untuk itu pada kategori infrastruktur yang salah satunya terkait kehandalan database atau sistem komputer, saya kira perlu diperhatikan kembali. Pada apakah kehandalan sistem komputer? 

Yul kita urai sedikit 

Satu temuan atas melipirnya data surat Ditjen Minerba ke Ditjen Migas adalah bentuk Nota Dinas. Beberapa nota dinas yang diterima Bagian Hukum Migas berasal dari unit kerja Pada Ditjen Minerba.

Atas temuan tersebut, komentar dari salah satu pranata komputer Pusdatin “kemungkinan dalam input/register data surat dengan pengetikan bagian hukum”, tuturnya.

Dengan menunjukkan tabel kode unit kerja, ditengarai saat pengguna “operator” di Ditjen Minerba memasukkan data tujuan hanya mengetikan kata “bagian hukum”, namun tidak memperhatikan kode unit bagian hukum Ditjen Minerba. 

Dari daftar unit kerja ditemukan numenkelatur yang sama. Numenkelatur Bagian Hukum berada di Ditjen Migas dengan kode SDMH, bagian hukum Ditjen minerba kode SDB.H, bagian hukum Ditjen Listrik dengan kode unit SDL.3 dan seterusnya. 

Kejadian melipirnya data nota dinas pun bersifat masif (terjadi berulang kali). Hingga hari ini, seorang staf Bagian Hukum Migas mengirimkan capture daftar surat pada akun Kepala Bagian Hukum Migas kepadaku. 

Tindakan pencegahan yang aku lakukan adalah menyampaikan kepada user pengawas agar lebih cermat dalam melakukan verifikasi data surat sebelum diteruskan kepada tujuan surat. 

Namun demikian, tindakan pencegahan tersebut tidak bersifat komputerisasi. Kendala komputerisasi haruslah dicegah dengan pembatasan sistem komputer. Lebih parahnya adalah, alur aplikasi telah melanggar norma tata naskah dinas. Untuk itu perlu pengaturan pembatasan alur nota dinas.

Pembatasan sistem komputer yang dapat membatasi alur disposisi surat dari satu user pejabat administrator ke pengguna “staf” pada unit kerja lain dapat ter kondisi dengan baik.

Misalnya disposisi dari kepala Bagian Hukum ke staf bagian umum. Pasti secara sistem komputer alur disposisi tersebut telah ditolak sebagaimana aturan larangan dari tata naskah dinas yang berlaku 

Nah.. Bagaimana dengan alur registrasi nota dinas pada aplikasi persuratan online di Kementerian ESDM pada tahun 2020???

Tata naskah dinas yang berlaku di instansi pemerintah telah menggariskan bahwa penggunaan jenis naskah “nota dinas” hanya berlaku untuk internal unit organisasi.

Bagaimana pun aplikasi persuratan secara online harus dapat memperhatikan tata naskah dinas yang berlaku. Alur data nota dinas hanya bersifat internal unit organisasi saja.

Sampai disini, dapat aku simpulkan bahwa kehandalan infrastruktur dalam bentuk perbaikan sistem diimplementasikan dengan pengkondisian alur bentuk nota dinas yang hanya dapat terinput atau teregister untuk internal unit organisasi. 

Dengan demikian, tatkala operator manapun memasukkan data tujuan surat pada aplikasi persuratan online, secara otomatis data surat akan tertuju pada kode unit bagian hukum intern unit organisasi. 

CONTOH : operator di Ditjen Migas melakukan registrasi data nota dinas dengan mengetikkan kepala Bagian Hukum, maka dengan pembatasan tersebut, data surat akan otomatis tertuju kepada kepala Bagian Hukum Ditjen Migas dengan kode unit “SDMH” bukan bagian hukum di Ditjen lainnya. 

NB: perlu diperhatikan untuk nota dinas level asal pejabat eselon 1 kepada Menteri. Contohnya nota dinas kepala badan kepada Menteri ESDM

Semoga berguna