Indek (berkas keuangan)

 

Pendahuluan

Identitas pengenal atau kata tangkap untuk mewakili masalah berkas kerja sering disebut dengan indek. Pada kegiatan administrasi perkantoran, para pengadministrasi sering menuliskan kata di punggung odner sebagai identitas arsip/masalah. Kata tersebut merupakan indek yang diterapkan untuk membantu dalam penelusuran arsip. 

Penuangan indek atau kata tangkap di kearsipan mempunyai tata aturan tertentu. Misalnya mengindek nama orang luar negeri, nama belakang ditaroh di depan sebelum nama depan. Mengindek nama perusahaan, meletakkan kata PT/CV dibelakang nama perusahaan. Sama halnya gelar pendidikan pun diletakkan dibelakang nama orang. 

Apa sih sebetulnya maksud dari beberapa tata cara mengindek tersebut di atas?? Apakah indek merupakan kelompok terkecil dari struktur klasifikasi masalah di kearsipan? 

Ilustrasi berikut ini memberikan gambaran aktivitas membubuhkan indek pada data berkas inaktif. Berikut ilustrasi nya:

Della mendapatkan arahan untuk melakukan manuver data berkas inaktif yang berasal dari unit bagian keuangan, Ditjen Migas. Data berkas inaktif berjumlah nyaris 2.000 lajur /row dengan format Excel. 

Ia mendapatkan arahan pertama untuk mencermati isi informasi dari setiap data berkas inaktif. Tiap data yang dibaca akan diberikan indek atau kata tangkap sebagai identitas pengenal. Kata tersebut diinput pada kolom baru dengan judul Koding. Maksimal hanya dua suku kata dan paling bagus adalah satu suku kata. 

Kondisi petugas penataan arsip, tentunya tidak semua telah memahami substansi transaksi di bagian keuangan. Pun Della, untuk itu arahan dari koordinator penataan sangat diperlukan untuk memberikan masukan kepada Della atas kelompok berkas yang dihasilkan dari tugas fungsi Bagian Keuangan Ditjen Migas. 

Dengan merujuk struktur organisasi bagian keuangan di Ditjen Migas, maka koordinator penataan menentukan tiga kelompok berkas inaktif bagian keuangan (masalah) dari struktur Sub Bagian Akutansi, Sub Bagian Perbendaharaan dan Sub Bagian Kekayaan Negara/BMN. 

Berikut hasil indek yang dilaksanakan oleh Della pada berkas inaktif Keuangan dengan tiga kelompok masalah keuangan yakni akutansi, bendahara, dan BMN

🌟Kelompok Akuntansi:

Audit, BPK (Badan Pemeriksa Keuangan), BPKP (Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan),Itjen (Inspektorat Jenderal), Laporan Keuangan, LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan), Monitoring, Pemeriksaan, Pengawasan, PKLN (Pinjaman Komersial Luar Negeri), Rekonsiliasi, SAI (Sistem Akuntansi Instansi), Saldo Temuan

Analisis indek:

Dari belasan indek diatas, terdapat kesamaan masalah antara lain audit, BPK, Itjen, Saldo Temuan, pemeriksaan yang dapat dilebur menjadi satu kata tangkap/indek yakni audit. 

🌟 Kelompok bendahara:

APBN, RAPBN (Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran), Anggaran, BKU (Buku Kas Umum), DIK (Daftar Isian Kegiatan), DIP (Daftar Isian Proyek), Gaji&Honor, Hutang&Piutang, KAK (Kerangka Acuan Kerja), TOR (Term Of Reference), RAB (Rancangan Anggaran Biaya), KPA (Kuasa Pengguna Anggaran), KPP WK ( Kegiatan Pelaksana Pengelola Wilayah Kerja), KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara), LPJ Bendahara, LKKL (Laporan Keuangan Kementerian/Lembaga), Pajak, Penerimaan, PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak), POK (Petunjuk Operasional Kegiatan), Review, Revisi, Reviu, RKAKL (Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga),RO (Rencana Operasional), SAPSK (Surat Penetapan Per Satuan Kerja), SP SABA (Surat Penetapan Satuan Anggaran BA), SPP (Surat Perintah Pembayaran), SPTJM (Surat Penyataan Tanggung Jawab Mutlak), SSBP (Surat Setoran Bukan Pajak), SSP (Surat Setoran Pajak), TKPP (Tim Koordinasi Pelaksana Program), TUP (Tambahan Uang Persediaan)

🌟 Kelompok BMN

Anjuangan Lepas Pantai, Aset, Besi Tua, Buku Barang, Distribusi, FSO Arjuna Sakti, Gedung, Hibah, Inventarisasi, jargas,Kendaraan, KKKS (Kontraktor Kontrak Kerja Sama), KPB (Kuasa Pengguna Barang), labelling, laporan BMN,Lelang, Limbah, Mesin, Mobil, Mutasi, pemeriksaan BMN, Pemindahtanganan, Penghapusan / Pemusnahan,Penilaian, Penjualan, Pertamina, PGN (Perusahaan Gas Negara), PMP (Penyertaan Modal Pemerintah), PSP (Penetapan Status Pengguna),Rekonsiliasi, Revitalisasi ,Rumah, Sensus BMN, Sertifikat, Sewa, SK BM, SPBG (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Gas), SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum), SPP (Surat Penunjukan Perumahan), Tanah

Pada akhir tulisan ini, aku pun terantuk pada pertanyaan atas ilustrasi Della dalam melaksanakan manuver data berkas inaktif. Pertanyaannya adalah “Apakah maksud aktivitas della untuk mencermati uraian berkas dengan menentukan satu suku kata sebagai indek(tanda pengenal) berkas? 

Apakah tiga kata sebagai indek yakni akutansi, bendahara dan BMN yang dianggap sebagai cerminan fungsi bagian Keuangan Ditjen Migas berguna untuk melakukan penyusunan berkas secara sistem dan logis sesuai kesamaan masalah? 

Penulis langsung pada kesimpulan. Tentunya pendapat pembaca akan berbeda beda sesuai dengan pengalaman kerja masing masing. 

Simpulan

• Indek dalam tulisan ini merupakan kata tangkap yang mewakili masalah data berkas.
• Indek dalam tulisan ini untuk menggambarkan kata tangkap yang sering ditulis oleh pengadministrasi di punggung odner sebagai tanda pengenal arsip. 
• Kata tangkap tersebut akan dipergunakan sebagai dasar mendekatkan antar berkas atau menyatukan antar data berkas ke dalam satu nomor definifif. 
• Diharapkan petugas pengolah data lebih mencermati struktur kalimat uraian arsip (SPOK), kata tangkap dapat diambil dari O atau Obyek
• Daftar indek pada kelompok bendahara masih harus disederhanakan. Misalnya saja penamaan atau Numenkelatur anggaran yang berkembang sesuai kurun waktu yang berbeda. DIK, DIP, RO, POK, RKAKL merupakan indek masalah yang sama. 
• Penyusunan berkas inaktif keuangan memiliki dua alternatif  yakni apakah hanya berdasarkan kronologis /tahun untuk seluruh berkas (hampir 2000 data. 
• Atau diurutkan terlebih dahulu berdasarkan kelompok berkas (masalah) kemudian disusul berdasarkan kronologis/urut tahun. 
• Urutan berdasarkan kedua alternatif tersebut sebagai dasar menentukan nomor definifif 

Tulisan terkait

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/02/20/manuver-berkas-inaktif-di-records-center/ 

Semoga bermanfaat 

📱 087886919182