Faktanya, objek kearsipan melekat pada gedung perkantoran. Endapan rekaman kegiatan organisasi negara (arsip negara) tidak bisa jauh jauh dengan gedung yang berada di Ibukota negara, Ibukota pemerintah provinsi, kabupaten dan kota.
Fakta tersebut kini berhadapan dengan tuntutan metode kerja jarak jauh/daring. Endapan informasi administrasi perkantoran yang identik dengan kertas dituntut untuk dapat diperlakukan dengan Remote Working atau WFH.
Kondisi kearsipan di bulan Maret 2020 ini merupakan fenomena luar biasa. Status tanggap darurat virus COVID 19, memaksa kearsipan tidak lagi identik dengan gedung perkantoran.
Aku menyebut sebagai fenomena kearsipan saat ini dengan “kearsipan daring/jarak jauh. Hampir 20 tahun aku mengenal kearsipan, baru kali ini terjadi fenomena yang memaksa perubahan pola kearsipan di Indonesia.
Perubahan kearsipan kedepan bisa jadi sangat dipaksakan sebagai akibat kondisi sosial. Pertama dengan tuntutan remote Working dan Work From Home yang praktis meninggal identitas kearsipan (identitas yg melekat dengan gedung perkantoran). Kedua adalah rencana berpindahnya Ibukota dari Jakarta (Pulau Jawa) ke Pulau Kalimantan.
Kearsipan harus berubah untuk menyesuaikan kondisi sosial yang terjadi. Perubahan yang harus diikuti dengan kesiapan pola pikir pada arsiparis, pekerja kearsipan, dan para pejabat struktural urusan arsip negara.
Jika aku tengok ke belakang, 17 tahun yang lalu, perubahan kearsipan dapat dimulai dari ruang Aula seminar/diskusi/bedah buku atau perkuliahan. Misalnya tahun 2003 pada seminar kearsipan tingkat nasional dengan mengusung topik tantangan Profesi Kearsipan di era teknologi informasi.
Kala itu, aku masih menjadi mahasiswa. Dengan idealisme bangku sekolah mencoba meraba kearsipan futuristik. Empat taun berlalu, tepatnya di tahun 2007, tatkala berada di Kementerian Luar Negeri, ternyata kearsipan 100 persen masih identik dengan gedung perkantoran (bentuk kertas).
Pun memalui inisiasi konsensus nasional bernama Undang Undang Republik Indonesia di tahun 2009. Harapan perubahan pola pikir dari UU 1971 disematkan pada UU Kearsipan tahun 2009 dengan melekatkan pengaruh Teknologi informasi Komunikasi (TIK). Ide besarnya adalah dapat menjawab tantangan masa depan terkait pemanfaatan teknologi komputer.
Sepuluh tahun berlalu sejak diundangkan konsensus nasional tersebut, pemandangan kearsipan yang di Indonesia masih saja belum lepas dengan identitas gedung. Bahwa gedung menjadi satu diantara definisi kearsipan (meski tak tertulis, namun menjadi fakta pola pikir para arsiparis)
Cukup menjadi dalih alasan, misalnya saja pemberitaan seorang menteri Negara yang berencana membatalkan pembangunan gedung arsip, cukup menarik reaksi negatif para insan kearsipan. Atau kemudian dengan kebijakan WFH, arsiparis dihadapkan dengan kebingungan menentukan prioritas bekerja secara daring/jarak jauh.
Diakhir tulisan ini, aku mencoba untuk mengilustrasikan kondisi fakta dan harapan serta tantangan kearsipan.
- Fakta bahwa identitas kearsipan berada di gedung perkantoran dituntut untuk lebih bekerja secara daring/jarak jauh.
- 1971 s.d 2009, menjadi pembelajaran panjang bahwa tantangan masa depan kearsipan adalah harapan pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (teknologi komputer).
- 2003 – 2007 bahkan sampai 2020, aku pun kecelik (tidak menemukan kenyataan atas perabaan keadaan kearsipan) bahwa tatkala diskusi tantangan Profesi Kearsipan di era Teknologi Informasi, hanya berketemu dengan realitas identitas kearsipan berupa gedung perkantoran (arsip kertas).
- 2009-2020 (satu dasawarsa), ide besar pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) yang ada dalam konsensus nasional (UU Kearsipan) belum terimplementasikan secara masif. Tengok saja aplikasi Sistem informasi kearsipan Dinamis (SIKD) versi Lembaga kearsipan. Dimana letak kesuksesan implementasi nya termasuk pada aktivitas administrasi perkantoran pada lembaga kearsipan terkait. Bahkan SIKN dan JIKN yg jelas tersurat pada Undang Undang hanya terlihat menjadi obyek pengaturan simpul yang terlalu bersifat birokratif.
Akhirnya, aku pun sampai pada simpulkan sederhana bahwa kearsipan merupakan cermin dari realitas sosial yg ada. Realitas pelaksanaan birokrasi yang identik dengan gedung perkantoran (media kertas). Realitas organisasi negara yang bukan diukur pada hari ini, namun terus mengular jangkar masa lalu.
Bahwa keunikan kearsipan berada pada identitas gedung perkantoran (media kertas). Pertanyaan berikutnya, apakah teriak teriak demi pembangunan kearsipan /kemajuan kearsipan adalah melawan identitas kearsipan itu sendiri?
Aku jadi teringat kalimat guruku kearsipan bahwa, paradigma kearsipan akan sampai pada paradigma komunitas sosial. Ijin Pak Machmoed Effendi 🙏 , di tahun 2012 pada seminar nasional di jogja saat memoriku terisi dengan pandangan kearsipan Indonesia.
Maka simpulan akhirku adalah “kearsipan adalah cermin realitas sosial yang terus memantabkan identitas diri. Identitas gedung perkantoran terjadi karena arsip merupakan rekaman kegiatan organisasi negara yang berada, melewati dan berujung ke gedung perkantoran.
Tatkala realitas sosial berada pada kondisi daring/jarak jauh, maka akan membentuk identitas kearsipan yang baru. Tatkala berpindah Ibukota negara, akan membentuk identitas baru. KEARSIPAN ADALAH CERMIN REALITAS SOSIAL.
Sebagai cermin, maka hanya bisa menerima dengan keanggunan. Cermin tak berteriak tatkala realitas tidak sesuai dari harapan kearsipan. Pun cermin itu tetap anggun dan biasa saja tatkala realitas sudah lebih dari harapan kearsipan.
Semoga berguna
Nurul Muhamad 