WFH dengan Meng-Autentikasi

Meng-autentikasi arsip dilakukan saat WFH. Arsiparis pada jenjang penyelia dapat melaksanakan aktivitas kearsipan tersebut dari rumah masing masing. Tata caranya adalah mengisi format isian dengan standar minimal delapan hal sebagai berikut:

1. Nomor urut dan tanggal registrasi 
2. Nomor surat 
3. Isi ringkas
4. Konteks, hubungan dengan kejadian
5. Nama jabatan dan nama penandatanganan surat
6. Penggunaan kertas (lambang garuda dan Logo) 
7. Cap/stempel 
8. Catatan hasil verifikasi

Untuk dapat mengisi isian poin nomor satu, arsiparis perlu mencermati surat yang disahkan oleh pimpinan organisasi masing masing. Pada instansi yang telah mempergunakan otomasi kearsipan secara online, tidak ada kendala untuk mendapatkan surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi. 

Contoh:

• melalui portal resmi https://portal.esdm.go.id, smartphone diarahkan pada tautan aplikasi sistem otomasi persuratan yang diberlakukan di Kementerian ESDM. Aku dapat melihat surat yang telah terdisposisi ke dalam akunku. Salah satunya surat yang diregistrasi pada tanggal 13 Maret 2020. 
• Mengisi nomor surat pada kolom yang tersedia. 2558/18/DMT/2020. Nomor surat terdiri dari nomor urut/kode klasifikasi /kode jabatan/tahun. 
• Isi ringkas : antisipasi penularan COVID 19
• Konteks, hubungan dan kejadian: Kepala Inpeksi Migas di wilayah seluruh Indonesia menyampaikan himbauan kepada para kepala teknik tambang Migas, para direksi badan usaha dan bentuk usaha tetap Migas, serta Direksi Perusahaan Penunjang Migas terkait usaha mengkarantina diri selama 14 hari bagi pekerja Migas yang datang dari negera yg terkonfirmasi terinveksi COVID 19. Himbauan tersebut sebagaimana surat dari Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 
• Nama jabatan penandatangan surat : Direktur Teknik dan Lingkungan Migas selaku kepala Inspeksi Tambang Migas di seluruh wilayah kerja Indonesia 
• Nama penandatanganan surat : Adhi Wibowo
• Cap/stempel: Logo Kementerian ESDM sesuai Tata Naskah Dinas 
• Penggunaan kertas: Logo Kementerian ESDM dan kertas kop telah sesuai dengan tata naskah dinas. 
• Catatan hasil Verifikasi: format, nomor, cap/stempel pengesahan telah sesuai dengan tata naskah dinas. Namun ada satu poin di sifat surat yang perlu diperhatikan dalam penyusunan konsep surat. Sifat surat berdasarkan penyampaian terdiri tiga kategori yakni  Sangat Segera, Segera dan Biasa, sedangkan sifat surat yang tertulis di amplop/sampul surat memiliki Kategori klasifikasi pengamanan informasi yakni Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, Biasa/Terbuka. 
• Untuk itu perlu diperhatikan kembali untuk dapat dikoreksi terkait penuangan sifat surat “penting” 

Akhir tulisan ini, aku pun masih optimis bahwa produktifitas dan kreativitas arsiparis dalam menjalankan tugas kearsipan dapat menyesuaikan dengan kebijakan WFH. 

Autentikasi mempunyai banyak obyek pekerjaan yang dapat diakses dari rumah. Begitu banyak surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi dimana arsiparis bertugas. Semoga COVID 19 segera berlalu, tetap setia di rumah bersama keluarga. Semoga bermanfaat.