Surat Edaran 

Surat Edaran terkait pencegahan pandemi COVID 19 bersliweran di media sosial pada bulan Maret 2020. Surat Edaran menjadi andalan sebagai media komunikasi resmi dari sang pemegang Otoritas. Jangkauan komunikasi yg lebih luas dan kecepatan  dari Edaran, menjadi andalan tiap pimpinan ororitas.

Tulisan kali ini aku memetakan sejauh mana penerapan kaidah tata naskah dinas di instansi pemerintah telah terimplementasikan. 

Sebagaimana diketahui bahwa Kaidah Tata Naskah Dinas diserukan oleh Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU RI tahun 2009 tentang Kearsipan. Standar baku penciptaan arsip (termasuk penerbitan Surat Edaran) di lingkungan Instansi Pemerintah harus berdasarkan Tata Naskah Dinas. 

Pada beberapa media sosial (WAG) yang aku ikuti, Surat EDARAN diterbitkan dari beberapa kelompok pemegang otoritas. 

Misalnya saja pemegang otoritas di lingkungan instansi pusat berbentuk Kementerian dan otoritas wilayah seperti Walikota. Hanya pimpinan otoritas sajalah yang berhak mempergunakan bentuk komunikasi kedinasan ini.

Pimpinan tinggi dalam struktur organisasi tertentu, contoh untuk bentuk Kementerian adalah Menteri sampai dengan para pembantu Menteri atau Pejabat eselon 1/pimpinan tinggi madya (pimpinan unit organisasi) dapat menerbitkan Surat Edaran. 

Tentu saja harus memperhatikan ruang lingkup tugas dari para pembantu menteri atau tugas fungsi unit organisasi pelaksana suatu Kementerian. Pada cakupan atau ruang lingkup urusan suporting manajemen pimpinan tertinggi di lingkungan instansi berada pada unit Sekretariat Jenderal.

Berikut adalah contoh beberapa Surat Edaran yang diterbitkan oleh tiga Sekretaris Jenderal dan satu Sekretaris Kementerian yakni Keuangan, Pertahanan, Sekretariat Negara dan Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM):

1. SE Sekretaris Jenderal Nomor : SE-5/MK.1/2020 tanggal 14 Maret 2020 tentang Panduan Tindak Lanjut Terkait Pencegahan Penyebaran Corona Virus Disease (COVID 19) di Lingkungan Kementerian Keuangan
2. SE Sekretaris Jenderal Nomor: SE/36/III/2020 tanggal 13 Maret 2020 tentang Pencegahan Penyebaran Virus Corona di Lingkungan Kementerian Pertahanan
3. SE Sekretaris Jenderal nomor :4.E/70/SJN.P/2020 tentang Pelaksanaan Tugas Pegawai KESDM untuk mencegah penyebaran Corona Virus Disease COVID 19
4. SE Sekretaris Kementerian nomor : 2 tahun 2020 tanggal 14 Maret 2020 tentang perluasan pelaksanaan remote Working dalam rangka antisipasi COVID 19 di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara

Dalam hal cakupan urusan dan wilayah otoritas yang lebih luas, Pimpinan tertinggi Kementerian yakni menteri lah yang menerbitkan Surat Edaran.

Hal tersebut sesuai dengan urusan substansi suatu Kementerian sebagai organisasi negara. , Surat Edaran di tandatangani seorang Menteri. Selain cakupan menyangkut seluruh wilayah di indonesia, pada Jabatan Menteri melekat kewenangan dan tanggung jawab substansi (lain halnya jika telah ada penetapan delegasi). 

Berikut contoh SE bertanda tangan pimpinan tertinggi Kementerian (Menteri) terkait COVID 19. Tentu memperhatikan kedudukan Menteri sebagai pemegang Otoritas (kewenangan dan tanggung jawab) serta Substansi edaran yang sesuai dengan Tugas dan fungsi suatu Kementerian. 

1. SE Menteri Kesehatan Nomor: HK. 02.01/Menkes/202/2020 tanggal 16 Maret 2020 tentang Protokol Isolasi Diri Sendiri dalam penanganan CORONA VIRUS DISEASE (COVID 19)
2. SE Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4 tahun 2020 tanggal 24 Maret tentang Pelaksanaan Kebijakan Pendidikan dalam masa darurat penyebaran Corona Virus Disease (COVID 19)

Pun pada cakupan wilayah, Walikota, Bupati sampai dengan Gubernur sebagai pemegang Otoritas kewilayahan dapat menerbitkan Surat Edaran.

Cakupan substansi edaran yang meliputi seluruh wilayah pada suatu daerah, mengharuskan pimpinan tertinggi menandatangani surat edaran sebagai konsekuensi kewenangan dan tanggung jawab

Kepala daerah sebagai pimpinan otoritas. 

Berikut contohnya :

1. SE Walikota Bandung Nomor : 443/SE. 030-Dinkes terkait COVID 19
2. SE Walikota Depok Nomor : 420/142-huk/didik tanggal 25 Maret 2020 tentang perpanjangan masa belajar di rumah bagi peserta didik dalam upaya pencegahan penyebaran Corona virus dieseas COVID 19 di kota Depok

Mengakhiri tulisan ini, penerapan kaidah tata naskah dinas pada Surat Edaran terkait COVID 19 mengeruncut pada beberapa poin simpulan:

• kewenangan penandatanganan hanya berada pada pemegang Otoritas;
• format Edaran yang bersifat komunikasi masal/ terbuka menjadi pilihan tepat terkait obyek pengaturan yang luas dan darurat
• Edaran memiliki kecepatan dalam penyusunan sampai dengan penyampaian naskah sehingga cocok untuk situasi yang darurat
• Nama jabatan dan tandatangan pimpinan otoritas tertentu akan berbepengaruh pada atribut pada tata naskah dinas.
• Tanda tangan Menteri akan mempergunakan logo garuda emas 
• Tanda tangan Sekretaris Jenderal akan mempergunakan logo instansi
• Penomoran SE hendaknya sesuai dengan kelompok naskah dinas produk hukum yakni tanpa kode kode tertentu misalnya kode klasifikasi, kode jabatan dlsb
• Karena sifat komunikasi masal, dan hanya boleh diterbitkan oleh pemegang Otoritas maka SE tidak memerlukan pengkodean (perlu presisi yg jelas dan konsistensi untuk surat Edaran yang mengatasnamakan menteri) 
• Surat Edaran yang mengatasnamakan Menteri dapat mempergunakan lambang garuda hitam 

Pada akhirnya, saya pun mendapatkan gambaran bahwa pembakuan kaidah Tata Naskah Dinas di instansi pemerintah baik pusat dan daerah masih memerlukan waktu untuk sampai pada keseragaman. 

Meski personalitas/ciri khas masing masing instansi perlu dipertahankan, namun sejak diterbitkan kebijakan tata naskah dinas, tinjauan komunikasi kedinasan melalui Tata Naskah Dinas dapat mencari presisi yang setepat tepatnya dalam penyusunan Surat Edaran. 

Tetap jaga hidup sehat, dan semoga COVID 19 cepat berlalu. Tetep setia di rumah saja bersama keluarga 👪 tercinta. Semoga berguna. 

📱 087886919182, Arsiparis Kementerian ESDM Cq. Ditjen Migas