Manuver data & fisik

Aktivitas kearsipan di Bulan Maret & April 2020 dibarengi dengan kondisi pembatasan sosial memang berdampak untuk kearsipan. Pembatasan kerja di kantor telah memasuki minggu ketiga. Praktis selama pembatasan tersebut, tim arsip harus bergantian untuk dapat mengolah arsip di ruang arsip. 

Dua minggu pertama, pembatasan sosial dengan WFH belum begitu menghambat pengolahan arsip. Pembagian tugas antara personil tim arsip dapat terlaksana dengan baik hingga mengatasi hambatan pengolahan arsip. 

Tugas anggota tim yang mendapatkan giliran WFH adalah mengolah data arsip melalui MS Excel . Hasil pengolahan data menjadi sarana bantu manuver fisik berkas. 

Memasuki minggu ketiga, proses manuver fisik berkas tersebut masih berjalan dengan baik dengan pelaksanaan secara estafet antar tim arsip. Berikut manuver fisik berkas berdasarkan olahan data (dalam proses) dan hasil olahan data:

1. Seri berkas inaktif keuangan (SDMK) 
2. Seri berkas keselamatan Migas (DMTE + DMTO) 
3. Seri berkas pembayaran infrastruktur 2006-2017
4. Seri berkas pembayaran lelang 2006 – 2017
5. Seri berkas pengembangan investasi (DMBI) 
6. Seri berkas pembinaan usaha Hilir Migas (DMOO+DMOA+DMOS+DMON+DMON) 

Sedangkan manuver data berkas inaktif untuk WFH (dalam proses) dan belum dikerjakan antara lain: 

1. Seri berkas Penyiapan program (DMBS) 
2. Seri berkas Penerimaan negara (DMBP) 
3. Seri berkas Rencana dan laporan (SDML) 
4. Laporan DIPA
5. Input data berkas pembayaran selesai manuver fisik ke aplikasi 
6. Pengecekan data arsip surat (keputusan) yang belum lengkap file unggahan
7. Input data laporan Jaringan Gas Bumi Untuk rumah Tangga pada aplikasi
8. Seri berkas persuratan 
9. Penyusunan draft Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas

Dari keenam seri berkas dalam proses manuver fisik, baru satu seri saja yang telah rampung pada hari Kamis, 9 April 2020. Masih tersisa lima seri berkas siap manuver fisik. 

Dari uraian diatas, proses manuver fisik berkas inaktif terhambat karena keterbatasan waktu dan petugas arsip. Keterbatasan tersebut menyisakan beban kerja yang belum terselesaikan.

Dalam sehari, jam kerja di ruang arsip dibatasi sampai dengan jam 12 siang saja. Sedangkan selama satu minggu, bergiliran dengan jadwal dua hari untuk satu petugas, itu pun wajib menempuh via moda kendaraan pribadi untuk ke kantor.

Akhirnya, tim arsip pun harus menerima dan terus mendukung kampanye pembatasan sosial. Semoga terjadi percepatan penurunan wabah COVID 19. Semoga berguna.