Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19 menjadi endapan rekaman informasi kegiatan kebangsaan (arsip bernilai kebangsaan). Kedaruratan tersebut menjadi tanda keadaan luar biasa yang saat sedang di alami bangsa Indonesia.
Coba kita perhatikan, terbitnya Peraturan Perundangan-Undangan terkait dengan COVID 19. Begitu cepat lahir produk hukum terkait COVID 19 seperti PP Pengganti Undang Undang (Perpu), PP, Perpres, Keppres, Inpres, Peraturan Kementerian, Keputusan Menteri, Peraturan Daerah, Keputusan Daerah sampai dengan derasnya Surat Edaran dari pemegang berbagai otoritas di berbagai lini pemangku kebijakan.
Kedaruratan bisa jadi menjadi dalih yang kuat agar pelaksanaan tugas arsiparis bukan hanya ditafsirkan sebagai seorang penjaga informasi dalam batasan kegiatan institusi dimana arsiparis berada.
Cara baca petunjuk pelaksanaan tugas arsiparis dituntut tidak hanya secara tekstual namun kontekstual keadaan luar biasa. Tatkala mendudukkan peran ASN dapat berpartisipasi dalam menyampaikan informasi yang positif dan benar (bukan berita Hoaks) dalam kaitan percepatan penanggulangan COVID 19, maka arsiparis dapat mengolah arsip menjadi Informasi bernilai kebangsaan tersebut (baca arsip COVID 19)
Saat ini, penampakan banyak orang mentransmisikan arsip melalui media sosial. Secara umum, tidak ada salahnya, menyebarkan jenis informasi bersifat terbuka untuk publik seperti naskah dinas arahan (Peraturan Perundangan-Undangan sampai dengan Surat Edaran) meski dalam bentuk yang identik dengan arsip.
Sampai disini, nalarku pun sampai pada peran arsiparis dalam turut serta menyampaikan informasi dan bentuk informasi yang dapat disampaikan ke publik. Dengan sederhana dapat digantikan dengan satu kalimat berikut “Apakah urgensi peran arsiparis dan apa bentuk informasi arsip yang dapat disampaikan kepada publik dalam berpartisipasi Percepatan Penanganan COVID 19 tanpa Hoaks?”
Terkait dengan urgensi peran arsiparis, dapat mendasarkan petunjuk pelaksanaan tugas arsiparis dimana tantangan era saat ini adalah tantangan mengolah arsip menjadi Informasi yang positif dan benar kepada masyarakat.
Terkait dengan bentuk informasi, kita dapat mengacu pada standar kualitas hasil kerja arsiparis yakni bentuk daftar dan laporan autentikasi.
Pada bentuk daftar arsip, tentu akan menunggu waktu periode tertentu sampai terkumpul arsip COVID 19. Maka untuk mendukung urgensi peran arsiparis dapat memilih bentuk laporan autentikasi. Terlebih bentuk laporan autentikasi memperlihatkan poin informasi yang bukan hanya Konteks Hubungan dengan Kejadian namun juga struktur arsip.
Berikut contoh autentikasi arsip “COVID 19, larangan mudik untuk ASN sebagai berikut:
- Tanggal registrasi : 9 April 2020
- Bentuk Naskah : Surat Edaran
- Kelompok atau kategori : Naskah dinas arahan/produk hukum
- Nomor : 46 Tahun 2020
- Jabatan Penandatanganan : Menteri PAN&RB
- Nama Penandatanganan : Tjahjo Kumolo
- Tingkat Perkembangan: Fotokopi warna
- Sumber : Whatsapp Grup
- Penggunaan kertas kop: Logo Garuda Emas
- Konteks Hubungan dengan Kejadian
- Mencabut SE sebelumnya (No. 36 yang diubah dengan No. 41)
- Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19
- Pembatasan bepergian ke luar daerah dan atau Mudik untuk ASN
- Pembatasan Cuti
- Disiplin Pegawai
- Upaya Pencegahan Dampak Sosial COVID 19
- Upaya mendorong partisipasi masyarakat
Autentikasi arsip tersebut dapat dilaksanakan setelah arsiparis mendapatkan bentuk utuh arsip nya. Sumber arsip yang selama ini tersedia adalah Web Page atau laman Internet pada institusi resmi
Terkait urgensi peran arsiparis diatas, maka saat ini pelaksanaan tugas arsiparis bukan hanya sekedar menerima arsip, namun dapat secara aktif mencari arsip. Pun dengan keberadaan media sosial, lalulintas dan keterhubungan antar orang dalam komunitas tertentu menjadikan arsip (format Pdf) begitu kencang untuk datang kepada kita.
Akhirnya, aku berada pada kesimpulan bahwa urgensi peran arsiparis pun perlu mendapat presisi yang tepat untuk dapat menyajikankan informasi secara positif dan benar.
Konten, Konteks dan struktur arsip menjadi pertimbangan dalam mencari presisi terkait mengolah arsip menjadi Informasi sebelum disampaikan kepada orang lain. Suatu presisi untuk mengambil peran serta dalam turut serta Percepatan Penanganan wabah COVID 19.
Tatkala pertimbangan presisi dari konten, konteks dan struktur arsip telah tercermin dalam informasi autentikasi arsip, maka secara sadar juga telah berusaha menghindari penyampaian informasi Hoaks.
Semoga berguna
Nurul Muhamad 