Sabtu 11 april 2020, Aplikasi zoom cloud meeting mempertemukan urusan persuratan dengan urusan Teknologi Informasi di Ditjen Migas. Melalui inisiasi pejabat pengawas pengelolaan informasi pada sekretariat Ditjen Migas, Agus Mendrova mengajakku bertemu di dalam rapat via aplikasi zoom. Tujuan rapat adalah memperoleh kesamaan persepsi implementasi tata naskah dinas elektronik di lingkungan KESDM.
Lepas dikantongi sertifikat tanda tangan elektronik oleh Pusdatin Kementerian ESDM, penyusunan konsep surat dinas memasuki babak baru. Terlebih pada database development telah di share antar unit pelaksana teknologi informasi di lingkungan KESDM.
Hadir dalam rapat via aplikasi zoom adalah dua tim yakni teknologi informasi dan urusan tata usaha Ditjen Migas. Hasilnya, Pranata Komputer Ditjen Migas yakni mbak ari, bang Yogi dan Mbak Titi telah siap untuk memberikan panduan pembelajaran operasional para pengguna aplikasi fitur penyusuban surat keluar.
Pada pihak tim tata usaha Ditjen Migas, Bu Ike selaku pejabat pengawas urusan ketatausahaan beserta staf persuratan bersiap untuk mengawal pembiasaan persuratan seluruh pejabat dan pegawai Ditjen Migas melalui teknologi informasi komputer.
Previlage unit Teknologi Informasi yang dapat mendemokan tata cara penyusunan surat elektronik oleh para pranata Komputer akan lebih mempercepat implementasi tata naskah dinas elektronik. Target implementasi akan menyasar kurang lebih 600 orang yang pegawai dan pejabat sektor regulasi migas(Ditjen Migas)
Sebagai Percepatan sosialisasi implementasi, maka pad hari senin tanggal 13 April 2020 direncanakan sosialisasi penggunaan naskah dinas elektronik KESDM untuk para staf dan petugas surat di Lingkungan Ditjen Migas pada jam 10 pagi, via aplikasi Zoom Cloud Meeting.
Akhirnya, tulisan ini akan menjadi saksi dimulainya babak baru persuratan dinas elektronik. Bukan hanya sebatas otomasi, namun secara full akan sejak proses penyusunan, Pengesahan, sampai transmisi tanpa adanya kertas dan tinta (konvensional).
Semoga berguna
Nurul Muhamad 