Surat Elektronik

Kamis, 22 April 2020

Komunikasi KEDINASAN (SURAT DINAS) yang belum terakomodir oleh sistem elektronik pada Nadine Kementerian ESDM antara lain:

1. Bentuk naskah dinas yg bertanda tangan lebih dari satu pihak
2. Naskah dinas yg sebelumnya tidak diberikan nomor melalui aplikasi ketatausahaan. Contohnya sertifikat PLO pada Direktorat Teknik Migas. Jenis naskah bertanda tangan Direktur tersebut oleh pemilik bisnis proses (Subdit di lingkungan Direktorat Teknik Migas) diregistrasi melalui database keteknikan. 
3. Naskah dinas yg mengharuskan pembubuhan materai pada tanda tangan. 
4. Nota dinas yang ditanda tangani oleh pejabat administrator (belum tersedia sertifikat tte untuk pejabat administrator) 
5. Alur surat elektronik keluar yang diajukan bersamaan dengan pengantar berupa laporan (format nota dinas) dari pimpinan di bawah kepada pimpinan atau atasan. Contoh pada surat keluar bentuk konvensional adalah penyampaian konsep surat keluar yang akan ditanda tangani dirjen, dengan sekaligus melampirkan laporan (format nota dinas ttd Direktur) sebagai pertimbangan isi substansi dalam surat 
6. Alur sebagaimana poin ke-5 tersebut dapat disiasati dengan terlebih dahulu melaksanakan proses komunikasi satu arah oleh pimpinan setingkat dibawah kepada atasan. Contoh : konsep nota dinas ber tte pimpinan tinggi pratama untuk melaporkan substansi tindak lanjut atas surat dan mendapatkan arahan Direktur Jenderal melampirkan konsep surat keluar namun belum akan diTTE(diterbitkan) 
7. Setelah nota dinas di tte sebagaimana poin ke – 6 telah diterima dan mendapatkan arahan oleh Dirjen, maka proses selanjutnya mengajukan konsep surat keluar kembali untuk di tte oleh pimpinan tinggi madya (proses penerbitan Surat ber tte) . 

Tujuh poin diatas merupakan beberapa hasil diskusi “surat elektronik via aplikasi Nadine Kementerian ESDM” pada lingkungan Ditjen Migas pada hari Rabu, 22 April 2020. 

Kurang lebih 30 orang dalam kedudukan pejabat pengawas, petugas sekretariat pimpinan eselon 1 dan 2 serta pejabat fungsional lintas unit kerja di Ditjen Migas mengikuti acara termaksud. 

Selain poin poin diatas, monitoring pemanfaatan TTE via nadine Kementerian ESDM atas data surat keluar yang telah melewati user Operator (Sekretariat pimpinan) di Ditjen Migas antara lain pada surat DMB, DMI, Plt. DIRJEN, SDM. Sedangkan DMO, DMT dan DME masih belum. 

Beberapa rekomendasi yang perlu disampaikan kepada pihak develop aplikasi (Pusdatin Kementerian ESDM) antara lain:

• Filtering data konsep surat sesuai dengan kedudukan petugas Sekretariat pimpinan 
• Pengaturan tampilan referensi surat masuk yang menjadi trigger inisiasi penyusunan konsep surat keluar pada beberapa user level (misalnya pada user pengawas penerima/tujuan surat dan akun pejabat terkait) 
• Penjelasan atas enkripsi surat, apakah berlaku pada satu data (batang tubuh konsep surat keluar). Contoh: apakah referensi surat (tidak disertakan pada batang tubuh file surat keluar) dapat menyatu pada satu kesatuan enkripsi pada file surat keluar yang telah di TTE 
• Mengakomodir alur penyusun surat keluar yang terdapat komunikasi bertingkat dalam satu arah komunikasi. Contoh: penyusunan konsep surat bertanda tangan Plt. DIRJEN dengan menyertakan pengantar berupa nota dinas TTE Direktur sekaligus dalam satu arah komunikasi.
• Penerbitan panduan pengguna sesuai kedudukan dalam manajemen pengguna, seperti alur tindak lanjut surat TTE yg terlanjur terbit namun dibatalkan, dan akses data surat keluar pada user pengawas (tujuan kearsipan) 
• Pembedaan data surat yg telah diatur spesimen tte oleh user operator masih berupa status dapat menjadi warna dan status