Jika diperhatikan, saat ini tidak terdapat perbedaan antara kode jabatan dengan kode unit organisasi. Padahal di tahun 1986, Kementerian ESDM pernah membedakan antara antara kode jabatan dengan kode unit organisasi.
Baca juga 👇 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/15/nomor-naskah-dinas/
Pembuatan Kode merupakan satu dari tujuh lingkup Tata Laksana Surat DPE 1986. Dalam tata naskah dinas Kementerian ESDM 2020 “pembuatan kode” menjadi bagian dari lingkup “pembuatan naskah dinas” bersama dengan penomoran naskah dinas.
Tatalaksana Surat 1986 membagi ruang lingkup menjadi 7 bahasan yakni Pengertian, Asas, Penggolongan surat dinas, Wewenang Penandatanganan, Tata penyelenggaraan surat-menyurat, Pembuatan kode, dan Standarisasi
Simpulan tulisan ini bahwa Pembuatan kode merupakan kegiatan penomoran naskah dinas. Tujuan pembuatan kode yakni untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan surat. Kebijakan pembuatan kode pada surat pun dituangkan pada Keputusan Menteri ESDM Tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan Departemen Pertambangan dan Energi yang terbit di tahun 1986.
Berikut autentikasinya:
- Tanggal registrasi : 8 Maret 1986
- Bentuk Naskah : Keputusan Menteri
- Isi informasi : Tatalaksana Surat dan Kearsipan
- Nomor : 247.K/16/MPE/1986
- Jabatan Penandatanganan : Menteri Pertambangan dan Energi
- Nama Penandatanganan : Subroto
- Ditembuskan ke Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara Arsip Nasional, alembaga Administrasi Negara, dan Badan Administrasi Kepegawaian Negara
- Konteks Hubungan dengan Kejadian
- Dasar hukum nya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok Pokok kearsipan
- Mencabut keputusan menteri pertambangan nomor 77/Kpts/M/pertamb/1978
- Mencabut keputusan menteri pertambangan dan energi nomor 356/Kpts/M/Pertamben/1981
Pembuatan kode dibedakan menjadi tiga yakni kode untuk surat masuk, kode untuk surat keluar, dan kode jabatan/Unit organisasi. Di tahun 1986, kode klasifikasi mendasarkan pada pola IBS. Apa itu IBS? Adalah inisial dari I: instansi, B: Bentuk Naskah dan S: subyek/ masalah arsip.
Pembuatan kode untuk SURAT MENGATUR berdasarkan tatalaksana Surat Departemen Pertambangan dan Energi tahun 1986 mensyaratkan standar minimal unsur unsur sebagai berikut:
- Nomor Urut dan kode bentuk penuangan
- Kode masalah /klasifikasi
- Kode jabatan
- Tahun pembuatan
Perbedaan pembuatan kode untuk surat tidak mengatur terletak pada pada:
- kode unit organisasi dan kode jabatan.
- Kode bentuk penuangan
Unsur unsur dalam pembuatan kode surat keluar (kelompok tidak mengatur)
- Nomor Urut
- Kode masalah /klasifikasi
- Kode unit organisasi
- Tahun pembuatan
Meski kode jabatan tidak diberlakukan dalam penomoran naskah dinas, namun setidaknya memberikan gambaran bahwa tata naskah dinas Kementerian ESDM, sempat menerapkan sistem pembuatan kode jabatan:
- MENTERI : MPE,
- Sekretaris Jenderal : SSJ,
- Inspektur Jenderal : IIJ,
- Direktur Jenderal Geologi dan Sumberdaya : DDJG,
- Direktur Jenderal Pertambangan Umum : DDJP
- Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi: DDJM
- Direktur Jenderal Listrik dan Energi Baru: DDJL
Nurul Muhamad 