Lebih 300 kali dibaca untuk tahun 2020. Setahun lalu, sejak diunggah pada bulan April 2019 pun telah dibaca lebih dari 200 kali. Hal itu, memunculkan analisisku terkait kebutuhan informasi sebagaimana pada tautan 👇yg berjudul pengawasan kearsipan internal https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/22/pengawasan-kearsipan-internal/
Tinjauan gambaran kondisi kearsipan, dapat diungkap melalui poin poin pertanyaan. Yang kemudian diperhatikan adalah sejauh mana bukti atau data dukung atas jawaban dari pertanyaan sesuai formulir. Bukti berupa dokumentasi, notulen, surat, daftar hadir, SK, daftar arsip, dan seterusnya yang dapat meyakinkan isian Formulir Monitoring Pengawasan Internal pada unit kearsipan II (UK II).
Isian berikut bisa jadi refensi, gambaran kondisi UK Ditjen Migas sebagai berikut :
1. ASPEK PEMBINAAN
- Koordinasi penyelenggaraan kearsipan dengan Unit Kearsipan I, Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan Jenjang Berikutnya : bukti surat Nomor… Tentang permintaan petugas untuk menghadiri acara rapat internal atau permohonan narasumber.
- Pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan sesuai lingkup kewenangan: buktinya : bukti undangan, notulen, daftar hadir, dokumentasi dan serta laporan penyelenggaraan pertemuan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/02/14/pengawas-kearsipan-internal-obyek-ditjen-migas/
- Sosialisasi kearsipan terhadap unit pengolah dan/atau unit kearsipan jenjang berikutnya: bukti pertemuan petugas surat di internal Ditjen Migas pada 25 Februari 2020 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/02/25/sharing-session-penggunaan-aplikasi-naskah-dinas-elektronik-ditjen-migas/
- Perencanaan, pemantauan dan evaluasi pengelolaan arsip : bukti tersusun RKAKL unit ketatausahaan( TOR dan RAB) https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/30/layanan-kearsipan-202o/
- Pengawasan Kearsipan Internal: bukti notulen rapat pengawasan kearsipan internal Ditjen Migas pada 14 Februari 2020 di Gd. pusat Arsip KESDM
- Pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga : bukti koordinasi identifikasi arsip kontrak kerjasama migas yang diinisiasi bagian hukum Migas pada Oktober 2019 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/30/pengelolaan-dan-pengadministrasian-dokumen-kontrak-kerjasama-migas/
- Penyerahan salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga: belum ada bukti
Nurul Muhamad 