ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Penciptaan
- Pengendalian naskah dinas keluar meliputi pencatatan, pengiriman dan penyimpanan: Sejak bulan Februari 2020 dilaksanakan dengan aplikasi NADINE KESDM .
- Pengendalian naskah dinas masuk meliputi Sejak bulan Februari 2020 dilaksanakan dengan aplikasi NADINE KESDM .
Penggunaan
- Ketersediaan arsip aktif dan inaktif: Pelaksanaan central file oleh masing masing subdit/bagian
- Ketersediaan prosedur pengggunaan arsip aktif dan inaktif: SOP penataan, penyimpanan dan pemindahan arsip. Selain itu SOP pembuatan naskah dinas dan pengurusan surat yang perlu di update mengikuti perubahan kondisi
- Sarana peminjaman arsip aktif dan inaktif: lampiran bukti peminjaman
Pemeliharaan
- Penataan arsip inaktif berdasarkan asas asal usul dan aturan asli: diperlukan penyesuaian klasifikasi arsip yang mengikuti proses bisnis Ditjen Migas atau minimal mengikuti seri arsip sesuai Permen esdm tentang JRA substansi Migas
- Penataan arsip inaktif melalui kegiatan: Pengaturan fisik sesuai subdit/bagian, Pengolahan informasi arsip melalui manuver data, Penyusunan daftar arsip inaktif sesuai ketentuan ke dalam aplikasi arsip digital
- Penyimpanan arsip inaktif : arsip inaktif disimpan dalam record center sistem on storage dan off Strorage, arsip inaktif yang disimpan tidak melewati retensi arsip inaktif, sarana simpan rol opek dan boks arsip
- Alih media arsip inaktif : arsip inaktif yang dialihmediakan tetap disimpan oleh Unit Kearsipan, file alihmedia disimpan di server yang terkolekola oleh unit TI Ditjen Migas dan dapat dikkses melalui koneksi intranet. Untuk keperluan kecepatan akses dan belum diautentikasi disertai dengan pembuatan berita acara alih media
Penyusutan
- Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah sesuai lingkup kewenangannya: diperlukan petunjuk teknis Biro Umum KESDM dan atau surat SDM ke unit kerja agar meningkat persentase Unit Pengolah yang memindahkan arsip ke Unit Kearsipan dan diharapkan unit kerja dapat mindahankan arsip yang telah melewati retensi arsip aktif sesuai JRA atau berkategori inaktif. Sedangkan pemindahan arsip dari unit kearsipan Ditjen Migas ke unit kearsipan 1 Biro Umum disesuaikan dengan nilai permanen
- Pemusnahan arsip inaktif sesuai lingkup kewenangannya: pada tahun 2020 telah disusun tim penyusutan arsip yang memiliki tugas identifikasi dan penilaian terhadap arsip usul pindah dan usul musnah.
Nurul Muhamad 