Arsip Hibah BMN “vital untuk kesejahteraan masyarakat”

Paling sedikit, arsip Kerangka Acuan Kerja(KAK) dan Arsip Perjanjian kerja/Kontrak, wajib dipersyaratkan dalam pemindahtanganan BMN melalui hibah. Butuh 7,5 bulan per BAST pengadaan. Arsip Hibah BMN tergolong vital demi kesejahteraan masyarakat. 

Setiap transaksi pun menciptakan arsip saling terkait. Jika arsip nyelip/hilang, proses pun mandeg. Mandeg nya tujuan pembangunan nasional demi kesejahteraan masyarakat dapat dijadikan alasan bahwa arsip Hibah pada ketegori vital.

Contoh BMN yang sejak awal pengadaan direncanakan untuk dihibahkan pada tahun anggaran 2018 adalah paket LPG 3 Kg kepada masyarakat di Kabupaten Belitung, Kabupaten Belitung Timur dan Kabupaten Bintan sebanyak 24. 915 paket untuk 50 kelurahan atau desa (No. 43). Masyarakat Kabupaten Dompu dan Kota Bima Provinsi NTB sebanyak 23.268 paket untuk 41 kelurahan/desa (No. 44). Masyarakat Kabupaten Sumbawa Provinsi NTB sebanyak 21.844 paket untuk 64 kelurahan/desa (No. 45). Masyarakat Kabupaten Belitung Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sebanyak 23.414 untuk 26 Kelurahan /desa (No. 46). Masyarakat Kabupaten Belitung Timur Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sebanyak 24.660 untuk 31 kelurahan/desa (No. 47). Masyarakat Kota Bima Provinsi NTB sebanyak 22.071 untuk 31 kelurahan /desa. 

Hibah BMN dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan di bidang energi dan sumber daya mineral pun menyesuaikan kebutuhan organisasi dan perkembangan hukum di bidang pemindahtanganan barang Milik Negara. 

Berikut autentikasinya :

1. Tanggal registrasi : 1 Februari 2019
2. Jenis Naskah : Peraturan Menteri 
3. Nomor : 1 Tahun 2019
4. Isi ringkas: Tata Cara Hibah BMN di lingkungan KESDM yang sejak awal pengadaan direncanakan untuk dihibahkan 
5. Berita Negara RI tahun 2019 No. 100
6. Tingkat Perkembangan : Salinan
7. Jabatan pengabsyahan Salinan : Kepala Biro Hukum 
8. Konteks Hubungan dengan Kejadian 
   • Mengganti Permen ESDM No. 30 tahun 2015
   • Penerimaan Hibah 
   • PPK melaporkan BAST ke KPA
   • KPA mencatat kedalam Sistem Informasi Manajemen dan Akutansi BMN dan mempersiapkan Hibah 
   • KPA membentuk tim internal Hibah dan melayangkan permohonan Hibah
   • Tim Internal melaporkan beserta mencantumkan berita acara penelitian data administrasi dan fisik sesuai format pada lampiran 1
   • KPA melalui pimpinan unit organisasi mengajukan usulan ke Menteri Cq. Sekretaris Jenderal selaku KPB
   • Kelengkapan data yakni : BA penelitian, Data calon penerima, Daftar BMN yang ditandatangani KPB, dokumen Penganggaran atau kontrak yg dilegalisasi, Data BMN dari sistem, surat pernyataan kesediaan menerima dari penerima, keputusan KPA tentang Tim internal, dokumen pendukung seperti kebijakan program pembangunan, dokumen pendukung penerima masyarakat seperti KTP, dokumen pendukung penerima badan usaha seperti Akta dan ADART dan pernyataan tertulis non komersial, untuk penerima Perguruan Tinggi dilengkapi pernyataan pimpinan bahwa bersifat non komersial. 
   • Ketentuan penandatangan surat pernyataan kesediaan menerima hibah
   • Menteri melalui Sekjen memberikan persetujuan Hibah yang diawali dengan penelitian, jika tidak disetujui maka disertai alasannya
   • Persetujuan Hibah dengan perolehan sampai dengan 10 Milyar oleh Menteri Cq Sekretariat Jenderal dan lebih 10 Milyar Menteri mengusulkan kepada Menteri Keuangan selaku KPB
   • Ketentuan muatan Hibah oleh Menteri Cq. Sekretaris Jenderal dan contoh format Surat pada lampiran 2
   • KPB menandatangani keputusan Hibah BMN sesuai format lampiran 3 dan menunjuk atau menandatangani naskah Hibah sesuai format pada lampiran 4
   • Ketentuan waktu Penandatanganan naskah hibah
   • KPB melakukan serah terima dituangkan dalam Berita Acara sesuai contoh format lampiran 5
   • KPB menyerahkan naskah hibah dan BA serah terima ke Menteri melalui Sekjen dan terbitlah Penetapan Penghapusan BMN (contoh format lampiran 6) 
   • Kewajiban penggunaan BMN yg telah dihibahkan 
   • Kewajiban Pelaporan oleh KPA melalui pimpinan unit organisasi kepada Menteri Cq. Sekretaris Jenderal dengan tembusan Kepala PBMN Kementerian ESDM 
   • Menteri melalui Sekjen menyampaikan laporan disertai BAST Hibah Naskah Hibah dan keputusan Hibah BMN kepada Menteri Keuangan tembusan Direktur Jenderal Pengelolaan pembiayaan dan resiko 
   • Ketentuan tidak dapat dihibahkan maka pimpinan unit organisasi mengusulkan kepada Inspektur Jenderal untuk dilakukan evaluasi perlakuan BMN selain Hibah 
   • Ketentuan peralihan berlaku sampai dengan 3 tahun sejak diundangkan untuk BMN yang telah berpindah tangan namun belum mendapatkan persetujuan maka dilakukan riview oleh itjen. Review dimaksudkan untuk meyakini bahwa BMN telah berpindah tangan. KPB menerbitkan surat pernyataan atas pelaksanaan Hibah dan penetapan Hibah serta menindaklanjuti kepada pengelola barang.