Apa itu deskrepsi arsip? Adalah penuangan informasi arsip yang bukan saja melihat dari perihal surat, namun terkait kegiatan dan pihak terkait serta strukturnya. Para pekerja arsip tentu sudah tidak asing dengan kegiatan menguraikan atau menuangkan informasi ke dalam arsip.
Contoh deskrepsi arsip seperti pada saat menyusun daftar arsip aktif maupun daftar arsip inaktif. Format daftar arsip sudah diatur dalam peraturan lembaga negara non Kementerian urusan kearsipan. Para pakar dan ahli juga sudah banyak yang membahas tentang deskrepsi arsip secara ilmiah.
Tulisan ini hanya sedikit cerita terkait interaksi antar petugas di ruang kearsipan. Berikut percakapannya:
T: “kalo saya deskrepsi dengan kalimat begini, gemana pak”
N: “loh kok gitu” jawabnya, dengan nada protes saat terlihat map yang di steples. N:” Kenapa map pengganti folder ini kok di steples?”
Ceritanya “N” adalah manajer dalam penataan arsip. Disini si “N” bukannya menjawab pertanyaan, eh malah komplain saat map yang berisi berkas inaktif di steples pada kedua ujungnya.
T:” maaf pak, tadi salah denger“, dengan muka agak kaget.
N: “Map ini difungsikan sebagai folder 📂, kalo kamu mau mengantar surat rahasia, maka silahkan Steples map nya,”
T: “Iya Pak”
Tidak merasa cukup, dia pun lanjut dalam berceramah. N:”Lagian steples kan merusak arsip, kenapa dipake?, mendingan pergunakan paper clip untuk tujuan menyatukan arsip tidak lepas dari tempatnya!!! “,
###Hahahaha, makan apa tuh orang, ceramah mulu 🤭.
Setelah merasa puas, Si “N” yang merasa dirinya seorang manajer penataan arsip inaktif itu pun menjelaskan kebiasaannya dalam medeskrepsi arsip. Dimulainya dengan menuliskan kata” struktur “,” Konten/isi” dan “kontek/kegiatan”
Dalam cerita ini, arsip inaktif yg dilakukan deskrepsi adalah kumpulan pakta integritas seluruh pejabat administrator di lingkungan Satker Ditjen dalam pengadaan barang dan jasa.
N:”Coba tuangkan struktur arsipnya”,apa struktur arsip itu? “
T: “berkas pak“
N: ” arsip itu bisa gk, kamu sebut berkas?, setumpuk kertas yang hanya berisikan surat Pakta Integritas bertanda tangan pejabat administrator dan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)? ”
T: agak diem sejenak “…….”
N: “Seporsi mangkuk, berisi daging, mie, kuah, (lengkap) disebut Soto, bisakah hanya kuah saja disebut soto?” begitu juga, hanya berisi Pakta Integritas, apakah bisa disebut berkas pengadaan barang dan jasa? “
Aneh y, kita ngomongin berkas, ngomongin deskrepsi arsip, lah…. kok berujung ke Soto? Piye to iki? 😂 😂
Jo kagetan yo, kebiasaan
Nurul Muhamad 