Sederhana dan simpel, SOP Penciptaan Nota Dinas Pejabat Administrator. Apa yang sederhana? Kenapa Bisa Sederhana? Dengan Apa Bisa sederhana? Sejak musim WFH karena Pandemi COVID 19, birokrasi pun turut serta dalam mencari jalan demi mempertahankan capaian kinerja. Kehadiran Teknologi Informasi untuk urusan persuratan telah memantik penyederhanaan birokrasi demi mempertahankan target kinerja organisasi.
Melalui sarana teknologi informasi, Pejabat Administrator mengesyahkan Nota Dinas dengan tanda tangan QR. Selain itu proses penerbitan Nota Dinas tidak lagi memerlukan peran dari pengadministrasi untuk melakukan registrasi atau penomoran.
Nota dinas sebagai media komunikasi internal yang biasa diinisiasi oleh staf/pelaksana diciptakan dengan pengolah data seperti MS Word dan di simpan ke dalam format PDF, kita bisa sebut file pdf. Pada file Pdf inilah yang akan disisipkan tanda tangan QR sebagai bentuk Pengesahan (dalam metode konvensional biasa disebut dengan penandatanganan) pada sarana aplikasi persuratan elektronik.
Penerbitan Nota Dinas pun terbilang telah memangkas alur kegiatan. Konseptor naskah dinas (Nota Dinas) dikondisikan untuk mengatur letak tanda tangan QR dan letak nomor naskah.
Meski perlu peninjauan atas alur pengaturan letak tanda tangan QR dan Nomor naskah, namun dengan meniadakan peran pengadministrasi sebagaimana metode penciptaan Nota Dinas Konvensional, maka telah terjadi penyederhanaan birokrasi.
Bahkan kedepan, peniadaan peran pengadministrasi akan menjawab perubahan kondisi perekrutan CPNS. Peran pengadministrasi saat ini antara lain mengirim konsep, menyampaikan ke meja pimpinan, meregister naskah setelah ditandatangani, dan menyampaikan kembali Nota Dinas kepada konseptor telah direduksi dengan pemanfaatan Teknologi Informasi.
Akhirnya, apa yang sederhana? Jawabannya adalah alur pencipta Nota Dinas Pejabat Administrator yang tidak memerlukan lagi peran pengadministrasi persuratan. Kenapa bisa sederhana? Jawabannya: karena konseptor nota dinas juga dapat melakukan peran pengadministrasi persuratan yakni melakukan pengaturan Tanda Tangan QR dan Nomor Naskah. Apa bisa sederhana? Jawabannya dengan pemanfaatan teknologi informasi telah mereduksi Alur penciptaan Nota Dinas Pejabat Administrator.
Nota dinas telah terdistribusi secara otomatis dari meja ke meja tanpa bantuan tenaga manusia. Meja kerja yang sekarang berwujud desktop terhubung via Internet. Simpel dan sederhana dan bisa jadi akan menjawab tuntutan zaman (kata pak aswin, salah satu pejabat pengawas urusan pengangkutan gas).
Pungkasan, sebagaimana masukan dari bu elvi damanik (pejabat pengawas urusan subsidi bahan bakar), diperlukan notifikasi pada desktop aplikasi persuratan agar monitoring konsep surat yang selama ini dilakukan pengadministrasi persuratan dapat terlaksana.
Pun aku pun sepakat, tatkala alur penerbitan Nota Dinas Pejabat Administrator sebagaimana uraian diatas dapat diterapkan pada alur penerbitan Naskah dinas yang bertanda tangan elektronik atau TTE BSre pimpinan tinggi pada unit organisasi. Setidaknya dapat dimulai pada jenis naskah “Nota Dinas”, karena sifat kepentingan internal dan perlu kecepatan tindak lanjut.
Nurul Muhamad 