Catatan pemilihan berkas inaktif pada bagian rencana dan laporan Ditjen Migas atau bisa kita singkat SDML. Rumah organisasi SDML yang terkini masih ada pada Permen ESDM No.13 tahun 2016. Sebagai Unit kerja level eselon tiga memberikan dukungan administrasi Direktorat Jenderal, SDML kental dengan urusan perencanaan anggaran kegiatan meski terdapat dua unit lainnya terkait urusan informasi/Teknologi Informasi dan evaluasi kinerja.
Kiprah unit fasilitatif ini spesial bagiku. Bukan saja penyebutan yang masih melekat dengan “PPL” untuk kode unit kerja, namun dari peninggalan jejak 🐾 administrasi dan rekaman yang dalam bentuk kertas. Arsip begiru bervariasi bukan hanya terdapat pelaksanaan fungsi sebagai rumah bagi pejabat fungsional perencanaan saja. Contohnya berkas pelaksanaan pembangunan pembangunan infrastruktur jaringan gas untuk rumah tangga nasional di tahun 2009 dan 2010.
Berkas tersebut menjadi perhatian pengelola arsip untuk diangkat dari unit SDML karena di tahun 2011 dan 2012, kegiatan Jargas diformulasikan ke Unit Derektorat Hilir Migas. Masih terdapat dokumen bentuk kertas terkait rekaman kegiatan. Dari jejak disposisi pada surat, keberadaan staf pendudukung kegiatan jargas berada di unit tersebut.
Bentuk arsip atau rekaman kegiatan pada unit SDML antara lain TOR dan RAB kegiatan sebagai data munculnya pagu RKAKL awal atau Indikatif dan definifif. TOR dan RAB tersebut akan menjadi Kerangka Acuan Kerja pelaksanaan kegiatan dibawah Kuasa Pengguna Anggaran.
Pada urusan informasi, unit tersebut pernah menjadi PIC pelayanan Publik Ditjen Migas dengan produk utama KiosK dan website perizinan sebelum sekarang menjadi mandatori Pusdatin Kementerian ESDM. Begitu juga Call Center Migas.
Seiring dengan perkembangan Birokrasi, tuntutan kehumasan pun berpindah ke Bagian Hukum. Sebelumnya kehumasan melalui produk Majalah terbitan bulanan atau program pencitraan portofolio dalam kanal media sosial maupun berita mainstream dilaksanakan SDML dari kaitan urusan informasi.
Pada urusan evaluasi, SDML mempunyai produk arsip Lakip, Laptah, sampai dengan pengukuran kinerja melalui analisis laporan kegiatan dari seluruh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas bersama APIP.
Pungkasan, deskrepsi diatas hanya menjadi pendekatanku sebagai arsiparis untuk mendalami proses bisnis yang menjadi dasar pengelompokan dan pemilahan arsip. Prinsip kearsipan yakni prinsip Provenance akan mengembalikan informasi arsip berdasarkan fungsi mandatori sesuai SOTK. Prinsip tersebutlah yang konon menjadikan arsiparis dituntut untuk mengupgrade wawasan organisasi.
Nurul Muhamad 