Standarisasi Nota Dinas via elektronik

Percepatan standarisasi persuratan dinas melalui aplikasi persuratan elektronik. Pasalnya, pengaturan secara sistem akan memandu para ASN sebagai konseptor naskah dinas. Konseptor yang telah menentukan jenis naskah saat menciptakan surat dengan format file Pdf, dipersyaratkan untuk mengisi pilihan jenis naskah pada sarana persuratan elektronik (detil informasi data surat) 

Perbedaan detil informasi data surat pada aplikasi persuratan elektronik akan diuji dengan jenis naskah file Pdf. Seorang operator konsep naskah dinas (petugas persuratan) akan memastikan kesamaan jenis naskah pada detil informasi surat dengan jenis naskah yang terlihat pada file Pdf. 

Senin 15 Juni 2020, Pak Firdaus(pejabat pengawas Penerimaan Negara Migas) menghubungiku via gawai karena data konsep Nota dinas terkait penyampaian rancangan penetapan Menteri via Sekretaris Jenderal, dikoreksi dan dikembalikan kepada konseptor oleh operator. 

Aku pun menjawabnya “Jika file Pdf yg diupload adalah Nota Dinas, pilih jenis surat Nota Dinas, jika file yg diupload Surat dinas, maka pilih jenis naskah surat dinas, format nota dinas dan surat dinas memiliki nomor urutan yg berbeda, untuk itu perlu diperhatikan penentuan jenis naskah yang akan berdampak pada nomor naskah“

Sampai disini, aku pun bersimpulan, agar pengujian kesamaan jenis naskah dapat secara sistem bukan oleh operator (petugas persuratan). Sistem aplikasi persuratan elektronik dapat memberikan kondisi dan kriteria dengan pilihan yang telah dipersyaratkan/wajib diisi berdasarkan Flow atau alur Nota Dinas. 

Secara sistem aplikasi, pengaturan kondisi tersebut dapat mengiplementasikan Work Flow tiap jenis naskah dinas. Misalnya pada tulisan sebelumnya, aku pernah mengilustrasikan  penentuan alur Nota Dinas untuk meminimalisir kesalahan pengiriman data nota dinas pada tautan 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/03/17/wfh-persuratan-work-flow-nota-dinas/

Kesalahan para operator sebagai petugas input data surat, atau konseptor naskah dalam menginput tujuan surat serta pengawas persuratan untuk melakukan verifikasi data surat, perlu bantuan kondisi pada sistem aplikasi.

Sebagaimana Permen ESDM No.2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM, Naskah Dinas Korespondensi di lingkungan KESDM terdiri atas Intern (Nota Dinas dan Memorandum) , Ekstern (Surat Dinas) dan Surat Undangan(dapat intern dan ekstren), dengan kondisi sebagai berikut:

1. Nota Dinas dipergunakan untuk komunikasi pejabat antar unit di dalam organisasi baik vertikal maupun horizontal berisi laporan, saran atau usulan, dan pemberitahuan suatu tugas kedinasan.
2. Wewenang penetapan dan penandatanganan Nota Dinas adalah pejabat yang berwenang.
3. Pejabat yang berwenang dimaksud melaksanakan tugas menyampaikan laporan, saran atau usulan, dan pemberitahuan.
4. Nota Dinas digunakan dalam suatu Unit Organisasi di lingkungan KESDM garis jalur ke atas/ke bawah dan horizontal.
5. Memorandum bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.
6. Memorandum digunakan sebagai sarana komunikasi dari pimpinan atau atasan kepada bawahan atau staf dibawahnya berisi informasi singkat dan mengingatkan sesuatu hal.
7. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Memorandum adalah pejabat di lingkungan Unit Organisasi, Aparatur Sipil Negara, dan pegawai tertentu sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai masukan evaluasi sistem aplikasi persuratan elektronik pada kondisi saat ini:

• Menstandarisasi jenis nota dinas hanya dipergunakan untuk komunikasi kedinasan lingkup intern unit organisasi (ketentuan tata naskah dinas KESDM)
• Contoh batasan unit organisasi vertikal adalah Direktorat Jenderal kepada Menteri. Sedangkan batasan unit organisasi horizontal adalah antar pimpinan tinggi pratama (Direktur/Sesditjen) 
• Koreksi jenis naskah secara sistem akan lebih dapat diterima oleh konseptor ketimbang koreksi oleh operator (dalam hal dikembalikannya konsep naskah karena ketidak sesuaikan jenis naskah) 

Akhirnya, tulisan percepatan standarisasi tersebut tentu melaksanakan ketentuan Tata Naskah Dinas yang telah diperbaharui Februari lalu. Percepatan standarisasi pun mewujudkan efisiensi anggaran sosialisasi atas ketentuan terbaru terkait Pedoman Tata Naskah Dinas KESDM generasi ke-8 tahun 2020. Baca tautan 👇 👇 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/20/tatalaksana-surat/