Evaluasi Unit Kearsipan

Capaian kearsipan Ditjen Migas pada paruh pertama tahun 2020 berada pada posisi suporting manajemen atau dukungan administrasi. Sebagaimana Rencana kegiatan di awal tahun, peran unit kearsipan Ditjen Migas berada pemberian dukungan layanan perkantoran di Gedung Ibnu Sutowo. 

Bentuk layanan perkantoran tersebut antara lain mewujudkan penyediaan tempat simpan arsip inaktif dari unit kerja yang sebagian besar berbentuk kertas. Outputnya layanan perkantoran tersebut agar para pegawai merasa nyaman, mengesankan penjagaan kondisi lingkungan sehat dari ancaman tumpukan arsip atau dokumen. Dampak dari output tersebut adalah pegawai merasa nyaman dan dapat meningkatkan produktifitas dalam bekerja.  

Selain itu, unit kearsipan Ditjen Migas pun memberikan layanan ketersediaan arsip. Kebutuhan arsip inaktif oleh pegawai di unit kerja bersifat referensi dan bahan kerja. 

Outputnya adalah terlaksana layanan penelusuran arsip. Meski masih terdapat arsip inaktif yang tidak terlacak keberadaan fisiknya, namun memberikan umpan balik dan evaluasi yang berguna bagi dukungan administrasi Direktorat Jenderal. Umpan balik tersebut adalah teridentifikasi tingkat nilai guna arsip sebagai salah satu referensi, dan bukan sebagai bahan kerja. 

Sedangkan arsip sebagai bahan kerja seperti pemeriksaan untuk auditor Itjen dan BPK, unit kearsipan perlu terus berkoordinasi dengan Unit kerja terkait peran pembinaan kearsipan. 

Pungkasan, evaluasi Unit Kearsipan Ditjen Migas di pertengahan tahun 2020 memerlukan penekanan yakni

1. Dalam kedudukan penyediaan tempat simpan berkas inaktif, unit kearsipan terus memanajemen kapasitas simpan yang ada. Dengan tidak adanya penambahan kapasitas simpan, unit kearsipan terus bergerak di pengolahan arsip dengan fokus pemilahan bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan. 
2. Agar terpelihara kapasitas simpan arsip inaktif, unit kearsipan Ditjen Migas perlu terus menekan kuantitas pertambahan arsip yang saat ini diperkirakan sampai dengan 10.000 boks atau setara dengan 2.000 meter lari
3. Untuk itu, fokus penataan dan penyimpanan arsip berada diantara efektivitas ketersediaan ruang simpan dan pertambahan arsip inaktif
4. Pada Layanan penelusuran arsip, keberhasilan penemuan arsip bertumpu pada validitas daftar arsip dan lokasi fisik arsip yang jelas. Dalam hal ini, unit kearsipan memanfaatkan sarana teknologi aplikasi arsip digital sebagai lumbung data arsip.
5. Untuk kepentingan referensi, penyimpanan dalam format PDF dan disimpan pada lumbung data memperlihatkan efektivitas penelusuran. Sudah barang dalam dukungan ketersediaan server dan jaringan intranet. 

Akhirnya evaluasi semester pertama tahun 2020, dapat memberikan sedikit gambaran tentang pelaksanaan unit kearsipan dibawah naungan manajemen Umum, Kepegawaian dan Organisasi Cq. Tata Usaha. 

Dalam semester kedua, layanan perkantoran dalam wujud penyediaan tempat simpan arsip inaktif dan layanan penelusuran akan berfokus pada penataan dan penyimpanan arsip inaktif untuk mendapatkan kualitas koleksi arsip demi meraih efektifitas penelusuran arsip.