Salah satu ukuran ketrampilan kearsipan adalah ketaktisan petugas arsip/arsiparis dalam penuangan identitas atau informasi uraian arsip. Pada tulisan “Deskrepsi Arsip” sebelumnya 👇, melalui percakapan, aku mencoba mendalami keterukuran pada identifikasi satu kesatuan dalam bentuk berkas atau hanya item arsip.
Kali ini, aku melanjutkan cerita interaksi saling sharing tip dan trik ketrampilan kearsipan, khusus pada deskrepsi arsip. Tindak lanjut percakapan sebelumnya, aku pun meminta mereka untuk membuat suatu paragraf terkait dengan deskrepsi arsip (strategi Literasi).Â
[10/6 15.49] N: terkait yg tadi kita diskusikan, Coba kalian buat ulasan terkait deskrepsi arsip, Apa saja yg harus diperhatikan, kaitkan dg arsip aktif dan arsip inaktif, Kalian buka peraturan ANRI tentang pemeliharaan arsip.
Dalam cerita ini, kebetulan di lingkungan kerjaku, aku bersama tiga orang lulusan sekolah Vokasi UGM Yogyakarta. Mereka masih “anget angetnya” dalam semangat penyelaman kearsipan, alias belum lama lulus.Â
Ketiganya aku berikan arahan yang sama yakni menuliskan ulasan terkait “Deskrepsi Arsip”. Berikut hasil ulasan dari salah satu dari mereka:
[11/6 10.16] T: Pendeskripsian arsip adalah salah satu prosedur dalam penataan arsip dinamis inaktif. Pendeskripsian arsip adalah perekaman isi informasi yang ada pada setiap item/berkas arsip. Isi informasi tersebut ditulis pada kartu deskripsi. Berdasarkan Perka ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis, deskripsi arsip memuat informasi unit pencipta, bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu/periode, tingkat keaslian, perkembangan, jumlah/volume, keterangan khusus, ukuran (arsip bentuk khusus), dan nomor sementara atau nomor definitif. Namun hal-hal yang tercantum pada kartu deskripsi dapat disesuaikan dengan kebutuhan/arsip yang dikerjakan. “Selain daftar arsip, kartu deskripsi arsip dapat menjadi salah satu sarana bantu untuk mempermudah dalam mencari fisik arsip. Informasi yang terkandung dalam arsip sudah tertulis secara garis besar pada kartu deskripsi, sehingga dalam mencari fisik arsip, arsiparis tidak perlu membuka fisik arsip satu persatu, namun cukup membaca informasi yang tertera pada kartu deskripsi.”
Cara pengisian kartu deskripsi arsip yaitu: kode pelaksana dan nomor deskripsi, uraian, kurun waktu : tahun penciptaan arsip, tingkat perkembangan : pilih Asli/Copy, media simpan : pilih Kertas/Peta, kondisi fisik : pilih Baik/Rusak, jumlah folder : satuan folder, nomor boks : nomor boks sementara, duplikasi : pilih Ada/Tidak.
[11/6 10.44] T: “Standar internasional dalam pendeskripsian arsip adalah ISAD(G) atau International Standard Archival Description (General). ISAD(G) adalah standar internasional yang berisi pedoman dalam membuat konten deskripsi arsip yang dikembangkan oleh International Council on Archives (ICA). ISAD(G) menetapkan daftar informasi apa saja yang dianggap penting dan harus ada dalam deskripsi kearsipan. Terdapat 6 informasi wajib yang ada dalam deskripsi arsip menurutu ISAD(G) yaitu : reference code (kode referensi), title (judul), name of creator (pencipta arsip), dates of creation (tanggal terciptanya arsip), extent of the unit of description (luas cakupan deskripsi), dan level of description (level deskripsi).”
Ulasan tersebut diatas, menurutku bagus y…bagiku cukup mewakili penguasaan konsep petugas arsip terkait Deskrepsi Arsip. Tantangan Literasi (membaca dan menulis informasi) berikutnya adalah bagaimana penguasaan konsep dapat dipraktikkan di pekerjaan.
[19/6 10.19] T: Assalamualaikum. Maaf pak mau tanya, ada satu map yg isinya ada ralat SPM, laporan audit, laporan keuangan, tentang PNBP, BMN, data piutang, Signature Bonus, dll. Saya bingung untuk uraian atau deskrepsi arsip, baiknya bagaimana ya pak?
Aku pun menjawab pertanyaan tersebut dengan klise. Yang sebetulnya tidak menjawab pertanyaan New commer pada urusan kearsipan.
[19/6 10.21] N: “Kerjakan sebaik dan sebisa kamu, Kalo kamu bingung, apalagi saya, Kalo kamu yg kuliah arsip saja bingung, Apalagi yg tidak kuliah arsip, Anggep aja kamu sudah jagoan arsip, yg berada di medan pertempuran kearsipan.”Â
Baru di hari ini, setelah menanyakan secara langsung, aku pun menjawab “bagian keuangan terbagi menjadi tiga yakni Perbendaharaan, Kekayaan Negara/BMN, dan Akutansi. Arsip tersebut dapat diberkaskan ke masing masing kelompok tersebut.”
Pungkasan, melalui ulasan ini, nalarku pun sampai pada hipotesa sederhana bahwa kearsipan itu sangat terkait erat dengan ketrampilan yang menuntut pekerja arsip dapat berbuat taktis dalam penyelesaian pekerjaan. Salah satunya ketrampilan untuk melakukan deskrepsi arsip.Â
Penguasaan konsep deskrepsi arsip pun masih harus diuji dengan ketrampilan yang tumbuh dari passion kearsipan. Diuji dengan praktik terus menerus. Praktik nyata dalam kesatuan kegiatan berjalannya suatu organisasi.Â
Diakhir percakapan, aku pun mengajaknya untuk terus menggali kegelisahan dalam penyelesaian pekerjaan kearsipan. Dengan kegelisahan kearsipan akan memantik diskusi pada tiap tahap penyelesaian pekerjaan kearsipan. Sehingga tercipta dinamisasi pengolahan arsip menjadi Informasi, atau menguak kembali perubahan demi perubahan pada tiap urusan administrasi, dan akhirnya menyibukkan otak para pekerja arsip dalam kerangka penjagaan rekaman kegiatan organisasi. (dalam istilah tenar lain, melawan lupa)
Semoga berguna.
Nurul Muhamad 