“Pak, masih sering muncul kesalahan dalam pemilihan jenis naskah dinas oleh para pegawai pada aplikasi persuratan online” kata seorang operator atau petugas surat, saat menemuiku di ruang arsip. Sembari membawa beberapa pcs boks arsip yang belum dilipat, ia pun menjelaskan masih perlunya sosialisasi kepada pada konseptor naskah (pegawai) tentang penentuan jenis naskah dinas.
Sebagai pegawai yang berperan dalam pemeriksaan net konsep naskah dinas dan pengaturan spesimen tanda tangan elektronik sebelum disampaikan kepada pejabat yang berwenang, ia pun menyayangkan jika harus mengembalikan data net konsep kepada konseptor hanya karena kesalahan penentuan jenis naskah.
Dari Informasi petugas surat (operator) tersebut, aku pun mendapatkan bahan masukan monitoring dan evamuasi aplikasi persuratan online. Monitoring dan evaluasi tersebut dimaksudkan agar alur data persuratan dinas via aplikasi dapat lebih efektif atau tidak memakan waktu karena harus dikembalikan oleh petugas surat (operator). Berikut beberapa hal diantaranya:
- Sosialisasi persuratan terkait pemilihan jenis naskah dinas dapat disampaikan dengan pesan pop up saat konseptor memilih jenis naskah
- Isi pesan seperti diantaranya
- jenis naskah akan berpengaruh pada tampilan urutan serta kode jenis naskah dinas
- Pilihlah jenis naskah sesuai dengan format net konsep (file Pdf) yang diunggah dan akan ditandatangani
- Kondisi saat ini, perubahan jenis naskah dinas hanya dapat diubah oleh konseptor atau Pejabat Pemeriksa surat, hal tersebut mendesak operator atau petugas surat untuk mengembalikan data net konsep naskah dinas. Untuk itu perlu kiranya pada user operator/petugas surat dapat diberikan akses untuk mengedit jenis naskah dinas
- Dengan diberikannya akses user operator atau petugas surat untuk melakukan perubahan, sejatinya mendudukan fungsi unit ketatausahaan dalam pelaksanaan menjaga persuratan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku.
- Pengguna aplikasi persuratan online yang disebut operator atau petugas surat merupakan perpanjangan tangan unit ketatausahaan. Dimana salah satu tugas urusan ketatausahaan adalah pelaksanaan urusan persuratan sesuai kaidah dan ketentuan yang berlaku pada kearsipan.
Akhirnya semoga ulasan diatas menjadi dapat menjadi bahan yang dapat membuka perhatian dalam urusan persuratan. Laju Birokrasi yang syarat dengan proses administrasi, tentu tidak dapat dipisahkan dari struktur arsip. Struktur arsip terindentifikasi dari bentuk atau format naskah. Bentuk korespondensi yang pada umumnya berbentuk surat dinas dan nota dinas memiliki karakteristik yang berbeda. Begitu juga jenis naskah dinas seperti naskah dinas arahan, naskah dinas bentuk khusus dan seterusnya.
Baca juga
Nurul Muhamad 