JRA

Jadwal Retensi Arsip menjadi patokan masa simpan arsip. Pada jadwal tersebut terdiri kolom antara lain jenis atau seri arsip, masa simpan aktif (central file), masa simpan inaktif (records center),dan keterangan nasib akhir musnah atau permanen. 

Bagi para arsiparis, tentu sudah tidak asing lagi dengan Jadwal Retensi Arsip atau yang disingkat dengan JRA. Bahkan dari para pembaca, tentu banyak yang berpengalaman dan pernah terlibat langsung dalam penyusunan JRA. 

Hal yg menjadi catatan dalam penyusun JRA ialah penetapan metodologi atau pendekatan yang akan dipergunakan. Misalnya metodologi penentuan jenis atau seri arsip. Apakah jenis atau seri arsip mendasarkan daftar koleksi arsip yang disimpan atau berdasarkan analisa fungsi organisasi.

Proses meraba dan mendalami tiap jenis arsip tentu memerlukan cukup waktu. Diharapkan seluruh jenis arsip yang tercipta di suatu organisasi dapat termuat dan tertulis pada salah satu kolom JRA. Untuk menjembatani hal tersebut, agar semua jenis arsip dapat masuk pada kolom JRA, maka sering kita dengar  satu pendekatan lain yakni dengan analisa tugas dan fungsi organisasi.

Metodologi analisa tugas dan fungsi organisasi, tidak jarang menuai kritik karena akan terbentur pada numenkelatur unit kerja yang dilebur atau dihilangkan. Selain itu, pendekatan analisa organisasi tidak serta merta menyebut jenis arsip sesuai koleksi atau Bentuk yang tersebut dalam daftar arsip. Bahkan untuk tujuan implementasi lapangan, seri arsip yang terindentifikasi dengan metode analisa tugas dan fungsi organisasi, masih memerlukan penafsiran oleh para arsiparis. 

Misalnya: telah ditentukan seri “rekaman kegiatan dan peristiwa dalam pelaksanaan urusan pengelolaan informasi Direktorat Jenderal” maka Arsiparis perlu memastikan kembali jenis jenis arsip yang tercipta dari pelaksanaan kegiatan pada sub bagian pengelolaan informasi pada Bagian Rencana Laporan, Sekretariat Direktorat Jenderal.