Format Surat Edaran berbeda dengan format Surat Dinas. Meski demikian, para konseptor naskah dinas yang notabene Aparatur Sipil Negara belum semua yang memberikan perhatian terhadap perbedaan format naskah pada tiap kelompoknya.
Bahkan, penuangan atau redaksi yang tertuang dalam pengaturan terkait tata naskah dinas pun, masih perlu ditegaskan kembali. Bisa jadi karena tata naskah dinas perlu persamaan persepsi. Bahkan layak wajib hukumnya, perlu ditegaskan dengan sosialisasi.
Menurutku sih, sudah tidak perlu lagi. Terlebih di era teknologi informasi. Naskah dinas dengan mudaj di standarisasi. Sehingga mendukung gerak Reformasi Birokrasi.
Secara garis besar, kelompok naskah terbagi menjadi tiga yakni kelompok “Arahan“, “Korespondensi“, dan “bentuk khusus“. Setiap kelompok mempunyai format dan struktur sesuai karakteristik, fungsi dan kedudukan naskah dinas sebagai sarana komunikasi kedinasan.
Surat Edaran berada di kelompok naskah dinas arahan, sedangkan Surat dinas menjadi bagian dari kelompok naskah Korespondensi. Jelas ya… karena berada dalam kelompok yang berbeda, maka perlu dipandang berbeda.
Sering kali konseptor naskah dinas memerlukan konfirmasi kembali terkait format dan kewenangan penandatanganan. Misalnya pertanyaan di bawah ini:
[27/3 16.00] Pejabat Pengawas:” Rul…utk Surat Edaran yg ttd pak Direktur, ttd nya ttd nya a.n Dirjen ya atau lgs ybs?, Klo liat TND, contoh Format SE Pimpinan Unit Organisasi atau delegasi .Kalau di kewenangan penandatanganan Direktur boleh ttd Edaran”.
Pertanyaan diatas mempertanyakan isi Lampiran I, Permen ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM. Pertanyaan menjurus pada konsistensi antara contoh format dan matrik kewenangan jabatan penandatangan. Dalam lampiran I peraturan Menteri ESDM No. 2/2020 telah telah dicontohkan format naskah dinas sesuai dengan kelompoknya dan sesuai dengan kewenangan penandatanganan.
Misalnya pada contoh Surat Edaran. Tiga format yang dicontohkan pada Peraturan tersebut adalah format bertanda Menteri, bertanda tangan atas nama Menteri, dan bertanda tangan pimpinan unit organisasi. Tidak dicontohkannya Format Surat Edaran yang langsung ditangani Pejabat Eselon 2 atau pimpinan tinggi pratama pun kemudian menjadi pertanyaan.
Meski demikian, dalam lampiran 1 Peraturan termaksud, pada tabel matriks kewenangan penandatanganan, pejabat eselon 2 atau pimpinan tinggi pratama yang secara bukan merupakan pimpinan unit organisasi pun, diberikan tanda Chek list. Artinya dapat dibaca bahwa Eselon 2 atau pimpinan tinggi pratama merupakan pejabat yang berwenang menandatangani Surat Edaran.
Akhirnya, tulisan ini akan menjadi catatanku terkait tata naskah dinas di instansi pemerintahan. Yakni perlunya perhatian atas standarisasi format dan struktur naskah dinas. Tentu saja memperhatikan karakteristik, fungsi dan kedudukan kelompok naskah dinas.
Jika tidak diperhatikan, dapat saja terjadi kekeliruan dalam mengidentifikasi bentuk surat edaran. Misal, format Surat dinas yang mencantumkan perihal “Edaran”. Kekeliruan pengidentifikasian pun berakibat pada kesalahan penuangan atau penentuan nomor naskah. Format naskah “surat dinas”, namun bernomorkan naskah yang memiliki urutan Surat Edaran.
Tulisanku sebelumnya terkait Surat Edaran
Nurul Muhamad 