Masih adakah ucapan saling menyalahkan di habitat kearsipan? misalnya pendapat itu merasa paling benar dari pendapat ini? Metode dan praktik itu menyudutkan metode dan praktik kearsipan ini? Dan seterusnya….
Bisa jadi pengaruh Industrialisasi dan peradaban modern serta perkembangan ilmu terapan, mencari bentuk keterukuran dari suatu kemajuan. Kaidah dan peraturan menjadi pisau tajam dalam menghakimi pencarian bentuk edeal efektifitas pelaksanaan kearsipan.
Tulisan ini hanya menjadi bahanku dalam penyelaman nalar diri, di istilah ku sebut “Refleksi”. Nyatanya aku berada di lautan naskah kertas. Di satu sisi aku harus menterjemahkan konsepsi “rekaman kegiatan atau peristiwa dari perkembangan teknologi informasi“. Aku pun merasa bahwa beralihnya konsepsi naskah menjadi rekaman kegiatan dan peristiwa dari perkembangan teknologi informasi semakin terasa absurd. Bahkan konsepsi skala nasional itu seolah lari dari kenyataan.
Pada kenyataannya, kearsipan menjadi urusan memanajemen naskah kertas bahkan di jantung negara Indonesia. Pusat pemerintahan masih dihiasi kondisi pergelutan lautan naskah kertas tanpa bertepi. Organisasi pemerintahan mendudukan kearsipan sebagai penyimpanan naskah kertas penuh nilai pada masanya, dan dianggap memori pada masa depan. Sederhananya, kearsipan berada di lini dukungan manajemen organisasi. Meski tak menafikan wujud organisasi kearsipan dalam menjaga memori kenegaraan dan kebangsaan.
Kearsipan dapat berwujud sebagai Unit kerja yang melaksanakan pengelola naskah kertas menjadi tumpuan pemenuhan kebutuhan administrasi yang belum pasti. Lebih tepatnya kebutuhan pengelolaan naskah kertas disaat dibutuhkan organisasi. Unit yang kemudian terukur sesuai kaidah dan kesepakatan yang dituangkan dalam peraturan.
Fakta pengalaman empiris penulis (arsiparis di unit kearsipan 2), Metode kearsipan dalam praktik sesungguhnya adalah kerja dengan objek naskah kertas. Cara kerja memilah dan memilih, mengelompokkan, mencatat, menyimpan, menempatkan, membaca, menelusuri kembali, menjamin ketersediaan rekaman kegiatan, merawat, memindahkan, dan menyelamatkan memori organisasi. Semua itu demi organisasi yang telah mencatatkan eksistensi, terakui dengan naskah kertas.
Refleksi kearsipan terselubung kesan sepi dan terpinggirkan diantara ramai dan elitnya birokrasi. Tiada perhatian jika tanpa kemauan dan keteguhan untuk bertahan dalam pengelolaan peninggalan administrasi. Terdesak kondisi, terlampiaskan dalam apresiasi pentingnya nilai informasi dalam perspektif visoner meski nyatanya praktik kearsipan terjerembab pada aspek materiil.
Menganggap kata demi kata tertuang diatas ribuan lembar naskah kertas adalah kata hebat. Kalimat dalam paragraf dibacanya sebagai cara dalam menjalankan negara dan pemerintahan. Nalar disupiri oleh doktrin kearsipan, terjadilah pememujaan informasi terekam. Meski benak berteriak karena gelap. Merasa dalam keterbatasan wawasan dan tak ada pengalaman di urusan penting pada birokrasi. Namun justru semakin meninggikan apresiasi nilai informasi terekam oleh naskah kertas
Tak perduli, tatkala berada di area administrasi, naskah kertas hanya menjadi bahan demi mengisi waktu kerja di ruangan gedung perkantoran. Menjadi bahan dalam kesibukan pimpinan dalam menguji bawahan. Menjadi sarana melempar tanggung jawab pekerjaan. Bahan rujukan atau referensi dalam pembaruan produk administrasi atau menjalankan manajemen. Bahkan sampai dengan alat akal akalan demi mendapat keuntungan.
Kenyataan itu bukan omong kosong, saat bermuara di kearsipan, naskah kertas dari unit kerja yang berbeda tertangkap berangkap rangkap hasil penggandaan. Disposisi pimpinan yang mirip dan serupa. Naskah tidak utuh, kurang lengkap, dan pelaku yang berbeda beda (unit dan orang). Bahkan ujungnya menjadi sasaran pencarian jejak ⚖ hukum.
Naskah kertas menjadi saksi jahitan jahitan kecil gagasan brilian para birokrat, komunikasi antar unit organisasi, kesepakatan lintas instansi, dan membentuk kebijakan penyelenggaraan urusan pemerintahan. Begitu juga peran para praktisi, teknokrat, staleholder dan seterusnya. Naskah kertas yang dikirim dan diterima, menjadi gambaran pelaksanaan kebijakan negara, pelaksanaan program pemerintahan demi tujuan keadilan dan kesejahteraan bangsa dan rakyatnya.
Akhirnya fenomena absurd, terasa aneh tapi nyata. Semakin menunjukkan bahwa kebenaran hanya berada di sisi Sang Pencipta. Refleksi kertas ini berujung pada “Kearsipan BUKAN bukan pertandingan saling menguji kebenaran, namun sebagai dialektika mendekati efektifitas pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.
Meski kearsipan seolah berlari pada kenyataan, namun itu semua demi obsesi mensejajarkan dengan bidang lain pada penyelenggaraan urusan pemerintahan. Konsepsi nasional Kearsipan telah berada lepas landas demi cita cita besarnya agar terakui menjadi bagian efektifitas Birokrasi pemerintahan.
Poin refleksi ini ialah “seberapa efektifkah kearsipan dalam dukungan karena cita cita meraih efektifitas pelaksanaan peri kehidupan berbangsa dan bernegara?”. Mungkin bukan efektifitas belaka, apakah karena harapan perolehan nilai tambah?
Nilai tambah dengan datang pendekatan untuk mengukur kemajuan kearsipan, berbekal pisau kaidah maupun peraturan. Semoga bukan hanya mengukur dan menyalahkan, karena menurutku esensi kearsipan berujung pada penyelamatan memori kenegaraan dan kebangsaan.
Nurul Muhamad 