Dramatis, adegan ini. Satu diantara beberapa adegan si Penyelia dalam dua peran yang saling berlawanan. Adegan menata disambungkan dengan adegan menyimpan. Tak heran terjadilah pertarungan sengit tidak dapat dihindarkan. Inilah drama antara menata VS menyimpan.
Pasukan, amunisi, serta stamina Penyelia dalam menata, meluluhlantakkan pertahanan dalam menyimpan. Adegan penataan tentu menghasilkan tersusunnya arsip di dalam boks. Penataan terus dilakukan setiap hari, lanjut tiap minggu, dan berkelanjutan setiap bulan. Terkaparlah si Penyelia dalam penyimpanan.
Kapasitas ruang simpan arsip berhadapan “duel” dengan penambahan boks arsip. Penyelia pun terdesak mencari jalan keluar dari adegan yang cukup dramatis ini. “Sudah tidak bisa lagi jika setiap hari, adegan penataan arsip inaktif menghasilkan penambahan jumlah boks” keluh si Penyelia dalam hati . Penyelia pun berada dalam kesadaran untuk mengurangi dramatisasi adegan tersebut. Penyelia mencoba melakukan adegan penataan arsip yang mengurangi jumlah boks? Kok bisa??? Bagaimana penjelasannya?
Logis nya, jalan keluar dari dramatisnya adegan menata dan menyimpan adalah dengan perluasan ruang simpan. Atau bisa berteriak kencang kepada alam, agar takdir dari dua adegan menjadi satu saja. Wajar lo….coba perhatikan saat si Penyelia melakukan adegan penataan. Dalam adegan tersebut bukan seperti menata baju, atau menata batu bata. Langkah penataan arsip cukup panjang lo. Dimulai dari pemilahan, penyortiran, pengelompokkan, kalo perlu perekontruksian kegiatan terkait prinsip asal usul, penentuan skema penataan, deskrepsi arsip, input data pada komputer, memberikan nomor folder, menuliskan nomor boks, meletakkan fisik arsip ke dalam boks, mengoreksi data dan kesalahan ketik, mencetak atau mengamankan daftar arsip.
Hei, berteriak lah kau wahai Penyelia. Teriakan mu itu cukup beralasan jika berderet tahapan panjang dari adegan penataan tidak cukup membuatmu berkinerja. Peradaban modern dan zaman Industrialisasi bahkan era teknologi informasi, sudah tidak pas dengan adegan penataan yang disambung dengan penyimpanan. Satu adegan saja perlu sertifikasi yang jelas. Satu adegan perlu standarisasi operasional atau petunjuk teknisnya. Satu adegan perlu standar kompetensi yang terakui.
Pungkasan, aku hanya akan menyampaikan rasa empati buat si Penyelia. Pertama ucapan salut atas idenya. Menggali jalan keluar dengan tetap memaksakan adegan penataan arsip yang justru mengurangi volume arsip? Selain empati, Aku pun mengakhiri tulisan ini dengan bertanya “Apakah penataan itu untuk membuat daftar arsip usul musnah dan usul pindah?”
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/06/24/evaluasi-unit-kearsipan/
Nurul Muhamad 