Jumat, 10 Juli 2020. Hak pendidikan anak terjamin dengan adanya arsip. Ya….satu diantara banyak fungsi arsip itu kualami hari ini. Sebagai praktisi kearsipan, kegelisahanku pun muncul tatkala naskah autentik asli berupa akta kelahiran, kartu keluarga dan ijazah TK harus diserahkan ke pihak sekolah, bahkan untuk lebih dari satu bulan sampai terbitnya NISN.
Setelah pengumuman penerimaan siswa baru untuk anaku di SD Negeri Tanah Baru 1, giliran fisik arsip/bentuk naskah kertas mendukung formulir isian data orang tua dan data peserta didik. Sebelumnya, sebagai persyaratan pendaftaran, rekaman naskah tersebut berformat PDF. telah diunggah pada layanan atau aplikasi PPDB
Aku pikir, naskah autentik itu hanya akan ditunjukkan kepada pihak sekolah untuk menguji kebenaran atau pencocokan rekaman naskah kertas yang terlampir pada formulir isian data orangtua dan wali dan isian data calon peserta didik yang aku isi dan tanda tangani hari ini.
Sedikit gelisah atas keberadaan dan keamanan naskah autentik asli tersebut, aku pun bertanya, “kapan bu, bisa saya ambil kembali naskah autentik (akta kelahiran, kartu keluarga, dan ijazah TK)”.
Petugas daftar ulang atau pihak sekolah menjawab “Bisa sebulan pak, kalo sekolah negeri“. Tanpa berfikir panjang dan mengandalkan tanda terima berkas yang tertera nama jelas dan ditanda tangani pihak sekolah, aku pun menahan kegelisahan atas keraguan keamanan naskah autentik yang berada di pihak sekolah.
Dalam nalarku, adanya selembar surat pernyataan bermaterai 6.000 sebagai pernyataan kebenaran atas isian data, sudah cukup. Namun ini kok terlalu berlebihan y…. naskah autentik asli dengan dua lembar masing masing untuk berupa rekaman bentuk kertas tetap diserahkan kepada pihak sekolahan. akta kelahiran, ijazah TK dan Kartu Keluarga autentik asli itu harus diserahkan demi pengurusan Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).
Pungkasan, kegelisahanku atas keberadaan naskah autentik asli, bukan hanya wujud rekaman yang diserahkan ke pihak sekolah berasal dari perhitungan resiko keamanan. Selain beresiko kehilangan atau kerusakan yang dapat dilakukan untuk pihak sekolah, pihak orang tua dan siswa didik pun merasa khawatir atas kehilangan atau kerusakan naskah autentik asli tersebut.
Kalo terjadi kerusakan atau kehilangan, tentu akan berujung pada permintaan maaf. Trus siapa yang dirugikan?. Pada story ini, kebetulan hanya satu anggota keluarga saja yang mengurus NISN. Bagaimana jika dua anak atau tiga anak sekaligus yang mengurus NiSN di sekolah yang berbeda???
Akhirnya, semoga fungsi arsip sebagai penjaminan hak pendidikan anak tidak disertakan potensi resiko kehilangan atau kerusakan bahkan keamanan dari naskah autentik asli.
Nurul Muhamad 