Apa itu tembusan?, adalah satu dari tingkat perkembangan naskah dinas. “Asli” dan “Tembusan”. Istilah “tingkat perkembangan” pada Naskah korespondensi memang membutuhkan presisi pemahaman bukan saja dari fisik naskah, namun pada alur distribusi dan jenis komunikasi.
Apakah maksud dan tujuan adanya “tembusan”???
Senin, 13 Juli 2020, pena pun datang dari gawai. Berikut percakapan ku dengan Seorang Pranata komputer (Prakom) yang mengkonfirmasi terkait pendalaman istilah “tembusan”
(13/7 08.42] Prakom: “Mas Nurul, dlm tata naskah dinas apakah memang tidak diperbolehkan untuk tembusan lintas eselon ya? Misal dari pak ses bersurat ke dir hulu, ditembuskan ke dmew”
Aku pun menjawabnya “Boleh, yang tidak boleh, ditembuskan keluar unit organisasi atau bahkan di luar instansi KESDM, Misalnya nota dinas eselon 2,ditembuskan ke Pertamina. Kalo nota dinas eselon 1, bisa ditembuskan tergantung lingkup kewenangan dan jenis komunikasinya”
[13/7 08.59] Prakom “Terima Kasih jawabannya Mas, soalnya saat ini nadine tak bisa menembuskan surat ke eselon III lain”. Karena itu mau konfirmasi dahulu perihal administrasi ke Mas Nurul”
Pranata komputer atau prakom tersebut di atas menjadi bagian dari pelaku kemajuan aplikasi persuratan dinas secara elektronik. Karena sebetulnya, konfirmasi yang disampaikan kepadaku lebih sekedar menyampaikan perubahan fitur atau update terbaru dari aplikasi surat secara elektronik yang telah dipergunakan di lingkungan KESDM.
Aku pun harus mendudukan kasus “tembusan” ini secara proporsional dengan menimpali kembali pena via Whatsapp di pagi ini “Penafsiran Biro Umum, terlalu berlebihan, tp memang mereka yg berwenang sih. Nanti Aku perlihatkan redaksi kalimat terkait” tembusan pada Peraturan Menteri ESDM terkait Tata surat nya y”
[13/7 09.19] Prakom: “Baik Mas, keknya sblm sosialisasi nadine, lebih oke sosialisasi administrasi ini ya…. banyak hal yg keknya lebih bikin bingung saat disistemkan”
Percakapan pun harus terhenti, karena aktivitas harianku sebagai pengolah arsip. Baru di sesi istirahat, sembari ditemani sruputan kopi dan kepulan asap, aku pun memeriksa file Pdf yang berjudul Permen ESDM No.2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan KESDM.
Pada redaksi nya terkait “tembusan” kulakukan tangkapan layar pada gawai kukirim padanya sebagai bahan diskusi lanjutan.
“Sesuai redaksi kalimat pada Permen ESDM terkait administrasi surat surat, bahwa nota dinas yg tidak dapat ditembuskan adalah nota dinas yg ditujukan ke bawahnya” tulisku via Whatsapp untuk melanjutkan diskusi “tembusan”
[13/7 12.38] Prakom: “Sebentar Mas, pemahamannnya bagaimana?”
Berikut lanjutan penjelasan yang kusederhanakan, poin per poin sebagai berikut:
- Nota dinas pak Sesditjen merupakan nota dinas pimpinan unit.
- Nota dinas pak dirjen merupakan nota dinas pimpinan unit organisasi
- Jika diperhatikan, nota dinas pak ses ke Dir Hulu, bukan merupakan nota dinas yang ditujukan ke bawahan, melainkan kepada sesama (komunikasi antar pejabat, komunikasi sejajar/kesamping) tp bukan ke bawahan
- Yang tidak bisa ditembuskan adalah
- Nota dinas pak dirjen kepada para direktur atau Pejabat eselon 2, namun ditembuskan ke unit Direktorat Jenderal lain nya
- Nota dinas pak Sesditjen kepada kepala Bagian atau eselon 3, ditembuskan ke subdit atau Direktur
Pungkasan, tulisan ini menjadi pembelajaranku terkait “tembusan“. Bisa saja berbeda dengan pendapat diantara para pembaca sekalian ya…. Berikut adalah pendapatku terkait apa maksud dan tujuan “tembusan”??
Tembusan atau pencantuman nama jabatan di bagian bawah setelah kaki surat atau setelah tanda tangan, bertujuan menyampaikan informasi pendahuluan sebelum nanti menunggu arahan atau disposisi atas surat/nota dinas dari pimpinan atau jabatan yang dituju pada surat/nota dinas.
Dengan kata lain, “tembusan” menunjukkan hubungan kerja yang terkait dengan penyelesaian pekerjaan. Tentu jabatan yang mendapatkan tembusan naskah korespondensi tidak memiliki kewenangan yang bersifat langsung. Jabatan yang tercantum atau tertulis pada tembusan, lebih merupakan pimpinan unit yang terkait dan tidak serta merta dapat menindaklanjuti isi naskah Korespondensi.
Tindak lanjut atas “tembusan”, tentu harus menunggu arahan dari jabatan yang tercantum pada tujuan naskah korespondensi. Pun semisal akan menindaklanjuti atas informasi yang tercantum pada Naskah tembusan, tindak lanjut akan disampaikan kepada jabatan sebagaimana yang tertera pada tujuan, bukan membalas pengirimannya.
Nurul Muhamad 