Tulisan ini menjadi caraku mendalami kembali arti kata “arsip”. Kembali menuliskan arti kata “arsip” untuk menjadi bekal dalam bersepakat dan memaknai pelaksanaan pekerjaan sebagai pengelola arsip negara.
Arsip sebagai kata benda, tentu diartikan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). Arti kata “arsip” pun dapat kita baca dari kesepakatan antara Presiden bersama Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia yang dituangkan dalam Undang Undang.
Melalui arti kata arsip, kita dapat saling bersepakat atas pemahaman informasi yang terekam. Definisi kata “arsip” dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia versi online yang aku akses pada hari Jumat, 17 Juli 2020
https://www.google.com/amp/s/kbbi.web.id/arsip.html
“arsip adalah dokumen tertulis, dokumen lisan, dokumen bergambar dari waktu lampau, disimpan pada media kertas, elektronik biasanya dikeluarkan instansi resmi disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi”
Selain bersepakat atas pemahaman, arti kata “arsip” dapat dimaknai sebagai metodologi dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Sebagaimana Konstitusi di Negara Republik Indonesia bahwa Undang didudukkan sebagai kesepakatan nasional dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Setidaknya ada dua versi arti kata arsip yang tertulis pada Undang Undang Republik Indonesia yakni tahun 1971 dan tahun 2009.
Pencabutan UU No.7/1971 lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 Nomor 32, dan tambahan lembaran Negara 2964, sebagaimana tertulis pada pasal 91 UU No.43/2009 Lembaran Negara 2019 nomor 152, menunjuk arti kata “arsip” yang terus berkembang.
Bagi pelaksana atawa petugas arsip, tentu perlu menjadi perhatian agar mendapatkan presisi pemahaman tentang kearsipan. Perubahan kondisi berkehidupan berpengaruh pula pada arti kata “arsip”. Sebelum tanggal 23 Oktober 2009, arsip diartikan sebagai naskah – naskah. Mungkin telinga kita sudah akrab y dengan penyebutan “Naskah Proklamasi”
Saat ini, kata “arsip” diartikan sebagai rekaman kegiatan dan peristiwa, sebagaimana yang tertulis pada Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan sebagai berikut:
“Arsip adalah rekaman kegiatan dan peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
Sampai disini, aku pun harus menerima perkembangan arti kata “arsip” dari wujud naskah menjadi rekaman kegiatan atau peristiwa. Meski demikian, jika kita nalar, kok terasa absurd y… Atau ganjil gitu terlebih di instansi pemerintahan, wujud arsip yang paling banyak adalah naskah dinas seperti korespondensi, produk hukum dan naskah bentuk khusus serta produk administrasi lainnya. Tapi tak jadi soal, bisa jadi rasa ganjil dan absurd itu yang akan menuntut kita untuk terus mengimbangi perubahan kondisi kehidupan.
Uraian diatas, hanya sekelumit yang dapat mengantarkanku untuk kembali merefres kembali pemahaman arti kata “arsip”. Buat apa sih??? Mungkin kembali mengkonfirmasi arti kata agar kita dapat sepakat dengan orang lain dan dapat mendudukan diri sebagai bagian dari aktor pelaksana pada instansi pemerintahan.
Tentu masih banyak arti kata “arsip” yang dipraktekkan dalam kehidupan sehari hari. Pun arti kata “arsip” yang kembali dirumuskan oleh para intelektual atau para pakar keilmuan di institusi pendidikan dan penelitian.
Akhirnya, arti kata “arsip dalam KBBI dalam Undang Undang Republik Indonesia menjadi dua sumber pijakan untuk menemukan presisi dalam pengelolaan arsip. Pun siapapun yang mengartikan arsip, tentu menjadi bagian dari perkembangan dan dinamika kearsipan Indonesia.
Nurul Muhamad 