Surat yang telah di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang perlu segera disampaikan sesuai alamat tujuan. Terlebih untuk surat yang urgent atau segera mendapatkan tindak lanjut. Siapakah aktor yang menjadi petugas pengiriman surat tersebut? Tentu jawabannya adalah pengadministrasi umum atau petugas surat atau kurir/caraka.
Kondisi diatas merupakan pemandangan di perkantoran pada umumnya. Bisa jadi termasuk pada instansi pemerintahan. Pembagian peran di dalam administrasi perkantoran telah tersusun secara rigit dan detil. Sehingga para staf pelaksana yang telah menyelesaikan tugasnya dalam mengkonsep surat, tidak lagi dibebani tugas clerikal seperti pengiriman surat dinas.
Pembagian pekerjaan atau berbagi beban tugas tersebut bisa jadi karena sistem kerja dan kondisi perkantoran masih konvensional. Surat dinas secara fisik berwujud kertas dan ruang perkantoran pun identik dengan meja, ruanhan dan alat tulis. Tak ayal jangkauan media kertas dan distribusi meja ke meja menciptakan area pekerjaan perkantoran atau dukungan administrasi surat menyurat/perkantoran.
Dukungan administrasi perkantoran tersebut menjadi berkurang dengan sistem digital. Gayung bersambut tatkala paksaan perubahan kondisi perkantoran akibat Pandemi COVID 19. Pandemi virus yang memaksa pada pembatasan sosial dan persentuhan antar manusia bahkan melalui media benda termasuk kertas. Sistem administrasi perkantoran pun beralih dari konvensional ke sistem digital (full elektronik)
Staf pelaksana dalam jabatan analis sesuai tugas fungsinya selaku konseptor surat, tidak kesulitan lagi dalam mendapat dukungan administrasi perkantoran. Pemanfaatan teknologi informasi mengantikan perab manusia dalam dukungan administrasi perkantoran. Alhasil rangkap tugas sedari konsep dan distribusi bahkan mail handling surat menyurat tidak lagi menjadi beban. Kenapa? Karena pengiriman surat tinggal klik saja. Pemantauan status dan keberadaan surat pun dengan mudah dapat terpantau tanpa bantuan petugas surat atau pengadministrasi umum.
Akhirnya, sistem elektronik atau digital telah menyediakan sarana dalam menerobos wujud surat maupun wujud ruang kerja.
Surat tidak lagi dalam wujud kertas namun dalam media digital. Ruang kerja bukan lagi berwujud meja, ruangan dan alat tulis melainkan berupa dekstop atau seperangkat komputer dan jaringan internet. Terciptalah kondisi dukungan administrasi perkantoran secara digital surat pun terdistribusi dari meja kerja digital (dekstop).
Nurul Muhamad 