Senin, 10 Agustus 2020, melalui pemaparan pejabat administrator Achmad Sudaryanto, otaku kembali menyelami kearsipan. Melalui pengaturan Menteri ESDM pada awal tahun 2020 terupdate pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan KESDM. Tulisan ini menjadi dialektika kedudukanku sebagai pelaksana teknis dalam menyikapi kebijakan teknis pada urusan kearsipan.
Status pengaturan menteri terkait kearsipan sebelumnya pada tahun 2006. Berikut poin- poin yang sempat aku tulis. Poin pertama ialah sumber daya kearsipan yang berujud pendanaan atau RKAKL, orang dalam jabatan, dan sarana. Forum pun mengemukakan kondisi riil dari sumberdaya kearsipan yang bisa jadi tidak sebanding dengan keberadaan fisik arsip. Meski perlu pemetaan secara jelas anggaran kearsipan.
Pendanaan yang dicantumkan dalam RKAKL itu tersebar di seluruh unit organisasi. Forum menggiring pemikiran peserta pada pentingnya penganggaran kearsipan, namun nampak respon peserta yang belum nyata pada keberpihakkan pimpinan. Meski demikian patut menjadi apresiasi, tatkala dibutuhkan dasar hukum dalam penyusunan informasi kinerja guna perencanaan anggaran.
Poin kedua adalah organisasi kearsipan. Numenkelatur unit kearsipan yang menempel secara struktur organisasi hanya dipunyai Bagian Tata Usaha dan Kearsipan, dan Sub Bagian Kearsipan pada Biro Umum KESDM. Tentu penyelenggaraan kearsipan yang sarat dengan metodologi kegiatan pemerintahan serta luasnya rentang organisasi menjadi dalih penjenjangan unit kearsipan. Selain level kesatu, perlu ditetapkan unit kearsipan level kedua dan ketiga setelah unit kesejeknan cq. Biro Umum. Seperti misalnya Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi Cq. Sub bagian Tata Usaha pada Sesditjen Migas sebagai Unit Kearsipan level kedua untuk lingkup Ditjen Migas.
Poin ketiga adalah kerjasama kearsipan, yang kemudian dimaknai dalam mendorong program penataan dan alihmedia arsip. Kerjasama dengan pihak ketiga tersebut dalam kerangka pengadaan barang dan jasa. Seolah menanam harapan atas sistem kerjasama pihak dengan meraih tersusunnya fisik arsip dan terciptanya daftar arsip.
Poin keempat adalah mekanisme koordinasi kerja antar unit kearsipan sesuai penjejangan. Poin ini masih memunculkan tafsir beban kerja dan kewenangan atas penguasaan dua jenis arsip pada unit pengolah dan unit kearsipan. Jenis arsip vital dan terjaga yang seharusnya mutlak menjadi area unit kerja atau unit pengolah, harus diusung oleh unit kearsipan. Pengaturan vital dan terjaga seolah lepas dalam konteks pengelolaan arsip dinamis aktif.
Menurutku kebijakan koordinasi pengelolaan arsip dinamis antara Unit Pengolah dan Unit Kearsipan belum menyentuh level aplikatif. Hal itu perlu adanya koneksi simpul koordinatif. Meski penjelasan beban tugas area arsip aktif dak inaktif, telah disepakati, namun di lapangan terasa mandeg. Apa contohnya? Simpul arsip vital belum terdorong pada lintas urusan perkantoran sehingga masih jauh dari kondisi harapan ideal. Karena house dari arsip vital adalah unit pengolah bukan unit kearsipan.
Begitu juga untuk simpul arsip terjaga perlu dikoordinasikan kembali. Sebagaimana sifat kearsipan sebagai unit penerima donor atau unit pasif, mampu bergerak setelah mendapatkan kepercayaan pemindahan dan penyerahan arsip. Tatkala simpul antar unit pengolah dan unit kearsipan tidak diberikan daya lebih, maka koordinasi pengelolaan akan bergerak sangat lambat.
Poin selanjutnya adalah alihmedia. Dua kepentingan alihmedia yakni dukungan kecepatan akses dan konteks pemeliharaan arsip, belum terdefiniskan secara jelas. Alihmedia belum dihubungkan dengan pemanfaatan teknologi informasi seperti otomasi atau database.
Pada poin standarisasi sarana dan prasarana, aku lebih tertarik pada tata ruang arsip. Tata ruang yang selama ini belum menjadi perhatian pimpinan dalam mengalokasikan ruang penyimpanan arsip inaktif. Sarana dan prasarana pun tentunya terkait kapasitas simpan. 20 ribu boks arsip yang tersimpan di records center unit kearsipan level satu, menjadi dalih ketidakberdayaan atas aliran memori kolektif kementerian. Tiada penyusutan di records center bisa jadi dampak penentuan nilai informasi permanen. Informasi permanen itu menepis kemungkinan peningkatan kapasitas simpan.
Semua pihak yang dekat dengan kearsipan pun paham bahwa kapasitas simpan sangat terkait erat dengan penyusutan. Bahkan dalam forum mengemuka, belum sekalipun aktivitas penyusutan arsip di records center level satu. Bisa jadi disebabkan disebabkan doktrin persyaratan nilai informasi permanen. Akhirnya, penyusutan arsip di dorong pada unit kearsipan level dua.
Meski nalarku terasa Absurd tatkala kapasitas pemindahan terbatas atas dalih nilai permanen. Menurutku mendudukan UK level satu sebagai administrator penyusutan arsip akan menambah kapasitas simpan. Memang kuta berada pada tafsir pilihan, tatkala mendorong pemusnahan arsip dapat dilakukan pada unit kearsipan level dua. Tafsir kewaspadaan atas kekhawatiran tuntutan hukum dan ancaman pidana dalam undang undang sehingga memunculkan kegamangan. Atau kemampuan simpan records center level satu yang masih harus dipahami dalam siklus arsip seluruh unit organisasi di lingkungan KESDM.
Akhirnya, dialektika pun terjadi di otaku dalam menyamakan persepsi atas kesepakatan penyelenggaraan kearsipan di instansiku. Yang kemudian aku harus garia bawahi adalah, terus mendukung apa yg telah ditetapkan melalui lebijakan level kementerian. Semoga kearsipan mendapatkan perab dalam dukungan akuntabilitas kinerja kementerian sampai menjadi muara memori kolektif Kementerian.
Nurul Muhamad 