Selasa, 11 Agustus 2020, Tim arsip belajar mengurus surat. Surat masuk ke Ditjen Migas diterima di mailing room lantai 4. Surat dari badan usaha sektor migas atau dari instansi ekternal Kementerian ESDM diterima oleh tim surat untuk diteruskan ke tujuan yakni pejabat di lingkungan Ditjen Migas.
Tulisan ini menjadi catatanku tentang perlunya kolaborasi apik antara dua grup yakni arsip dan surat dibawah manajemen sub bagian tata usaha. Kemudian tulisan ini kuberikan judul tim ketatausahaan, dengan harapan tumbuhnya nuansa saling mengisi antar dua grup di sub bagian tata usaha.
Sejak adanya integrasi persuratan di lingkungan KESDM, surat internal instansi secara otomatis terkirim melalui aplikasi persuratan online. Hal ini tentu mengurangi beban para petugas persuratan di mailing room. Fokus persuratan berada pada surat eksternal instansi.
Lebih dari 100 surat yang diterima di mailing room setiap harinya, tentu menjadi beban kerja yang tidak sedikit. Penginputan satu surat memerlukan ketelitian antara lain:
- Memastikan tujuan surat sesuai dengan numenkelatur jabatan pimpinan tinggi madya dan pratama di lingkungan Ditjen Migas
- Memeriksa kelengkapan surat yang terdiri dari surat dan lampiran. Kejadian tanggal 4 Agustus 2020, saat Kasubag Tata Usaha mendapat telpon dari pak Sesditjen Migas terkait lampiran surat berupa buku yang perlu dikirim ke unit Direktorat sesegera mungkin, menjadi preseden agar petugas penerima surat lebih teliti untuk mengecek kelengkapan surat.
- Hampir semua surat masuk yang berasal dari badan usaha sektor migas dalam bentuk kertas. Tuntutan e-office atau implementasi naskah dinas elektronik menuntut aktivitas memindai dan input data surat.
- Memindai surat dengan mempergunakan perangkat keras atau scanner memerlukan pengkondisian antara software dan brainware atau kemampuan petugas persuratan. Cara merekam surat ke dalam format pdf, sangat terkait erat dengan pembiasaan mengoperasikan mesin pemindai dan software penyalinan rekaman surat.
- Pada aktivitas penginputan data, diperlukan pemahaman persuratan antara lain terkait keaslian, tujuan dan tembusan, klasifikasi instansi, klasifikasi masalah, jenis naskah, sifat penyampaian, dan diakhiri proses pengunggahan file pdf dari rekaman surat.
Pada akhir tulisan ini, perlu kiranya adanya pertukaran tugas diantara tim ketatausahaan. Kedua grup yakni grup surat dan grup arsip perlu saling mengisi. Sebagai permulaan, kasmari dkk yang selama ini berkecimpung pada proses pengarsipan telah memulai untuk menyelami tata cara pengurusan surat.
Pungkasan, berharap dapat menginisiasi layanan persuratan dimana pada hari ini tanggal 11 Agustus 2020, terlihat beberapa orang pengiriman surat masuk sedikit terhambat.
Meski pada akhirnya layanan pada mailibg room kembali normal dalam 15 menit, namun cukup menjadi pembelajaran bersama terkait layanan prima di sub bagian tata usaha ditjen migas.
Nurul Muhamad 