Layanan Surat Ditjen Migas

Forum layanan persuratan dan kesekretariatan pada hari Rabu 12 Agustus 2020 adalah kali kedua di tahun 2020 yang diselenggarakan di Wisma Energi Puncak. Forum sebelumnya pada 25 Februari 2020 berjudul sharing session penggunaan aplikasi naskah dinas elektronik Ditjen Migas sebagaimana tautan 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/02/25/sharing-session-penggunaan-aplikasi-naskah-dinas-elektronik-ditjen-migas/

Acara yang dihadiri 36 orang dalam jabatan pengadministrasi umum dan sekretariat pimpinan ini merupakan pelaksanaan program kerja layanan kesekretariatan dan persuratan dinas. Program kegiatan dari Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi Ditjen Migas di tahun 2020. 

Berikut poin poin rapat koordinasi termaksud :

1. Pengiriman surat via nadin untuk tujuan Internal KESDM dilakukan pada akun Sekretaris Pimpinan atau konseptor surat/staf;
2. Pengiriman Nota dinas bertanda tangan QR oleh pejabat administrator dilakukan oleh konseptor surat
3. Pengiriman surat dan nota dinas internal dengan melalukan klik kirim pada detil surat sehingga data surat menampilkan status “terkirim”;
4. Status surat “disetujui eselon 2” memerlukan tindakan klik untuk mengirimkan data surat
5. Pengiriman surat yang ditandatangani oleh pimpinan secara elektronik dengan tujuan ekternal KESDM dilakukan oleh pengadministrasi umum di unit kerja, sekretaris pimpinan, atau konseptor surat via email official unit masing masing
6. Dalam hal pengadministrasi umum tidak dapat mengakses file surat, dapat berkoordinasi dengan Sekretariat pimpinan eselon 1 atau 2 atau kepada konseptor surat/staf
7. Layanan pengiriman surat keluar di unit tata usaha via pos dan atau pengantaran oleh caraka dilaksanakan sesuai dengan prosedur sebelum adanya aplikasi nadin. Caraka menerima surat yang telah dibungkus amplop dinas. 
8. Surat elektronik (tercipta dan disyahkan oleh pejabat secara elektronik) merupakan dokumen elektronik yang sesuai dengan ketentuan perundangan Transaksi Elektronik. Untuk itu dalam pengiriman surat dapat secara elektronik atau tidak menuntut pencetakan dengan kertas. 
9. Dinamika forum antara lain :
   • DMBS (Lala) : masih terdapat non PNS yang belum terakomodir sebagai akun
   • DMTS(Indasah) : Pengiriman surat ke luar /ekternal KESDM telah dilaksanakan oleh staf selaku PIC masing masing urusan
   • DMOO (Marcel) : Apa dibenarkan jika menyampaikan tindak lanjut surat berupa penyampaian permintaan data sesuai arahan Direktur tujuan internal ditjen migas via email, tidak melalui nadin?
   • SDML (suci) : masih adakah surat yang tidak dikirim via nadin?, surat siapa saja kah? 
   • SDMH (Sinta) : bagaimana menentukan jenis jenis surat pada aplikasi nadin saat mengonsep surat? 
   • DMEW(Rusli) : masih terdapat data surat pada inbok meski telah ditindaklanjuti
   • SDMK(amsori) : apakah penandatanganan surat keputusan KPA dapat melalui nadin? 
   • DMTO(Suratija) : Bagaimana cara meneruskan disposisi direktur yang tidak sesuai dengan tugas fungsi pada subdit
   • DMON(jaka) : apakah surat ke badan usaha yang telah ditandatangani secara elektronik oleh Direktur dapat secara otomatis terkirim? 
   • SDML (rizky) : Pengaturan akun seperti plt dapat dilakukan oleh admin unit bukan hanya admin Pusdatin. 
   • SDMU(edy) : bagaimana cara memastikan data surat telah diinput oleh operator lain, selain notifikasi peringatan?