Kebakaran Arsip Negara

Si Jago Merah yang melalap Gedung Kejaksaan Agung mengingatkanku pada tulisanku sebelumnya yang berjudul “Arsip adalah Gedung Perkantoran” https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/24/arsip-adalah-gedung-perkantoran/

Kejadian kebakaran Gedung Perkantoran Kejaksaan Agung yang beralamat di Kebayoran Baru DKI Jakarta pada hari Sabtu, 22 Agustus 2020 itu dapat kumaknai sebagai kebakaran arsip negara. Alhamdulillah nya, secara resmi fihak Kejaksaan Agung telah mengkonfirmasi bahwa masih tersedianya back up arsip dalam bentuk digital (sumber : Kapuspenkum Kejaksaan Agung saat diwawancarai channel TV Berita Satu) 

Menurut pengalaman emphiris sebagai arsiparis, alih media arsip ke dalam format pdf pun akan disimpan di Gedung Perkantoran. Arsip yang dipindai kemudian di simpan dalam bentuk format pdf, tersimpan pula pada database di server atau komputer besar yang berada di Gedung Perkantoran.

Nalarku pun bertanya, sejauh mana mitigasi bencana arsip yang dapat dikendalikan oleh Instansi Pemerintah? Bagaimanakah perlindungan terhadap keberadaan server atau komputer besar sebagai ruang simpan arsip digital di Gedung Perkantoran? 

Mitigasi bencana arsip sangat terkait erat dengan urusan manajemen pemerintahan misalnya saja pada wilayah pemanfaatan teknologi informasi. Pada awal 2016, penulis sempat studi banding ke Pemkot Surabaya dimana strategi perlindungan terhadap database dilakukan dengan sistem Coolocation. 

Sistem perlindungan database dengan memencarkan data ke server lain dan diletakkan di gedung perkantoran yang lain bahkan di daerah yang berbeda. Dengan sistem perlindungan Coolocation maka data (arsip digital) telah berada bukan hanya di server utama pada Gedung perkantoran yang dilanda musibah kebakaran, namun berpencar ke server kedua. 

Akhirnya, kita pun wajib belajar dari kejadian kebakaran arsip negara. Perlindungan atas hilangnya arsip dapat dilakukan dengan metode penggandaan dan pemencaran. Arsip yang dipencarkan ke beberapa lokasi gedung perkantoran dapat menjadi sarana back up tatkala bencana datang. Pun arsip yang digandakan dalam kerangka dikirim, ditembuskan, diterima akan menjadi sarana dalam temu kembali arsip. 

Hanya saja metode perlindungan dengan penggandaan dan pemencaran memerlukan sumber daya yang lebih besar. Kebutuhan sumber daya tersebut sangat menonjol tatkala arsip masih dalam bentuk konvensional (media kertas). Terlebih berada di Ibukota Negara dan pusat perdagangan seperti Jakarta.

Pelajaran dari kebakaran arsip, dapat kumaknai dalam mendudukan alihmedia arsip. Sepemahamanku, arsip kertas yang dialihmediakan ke media Digital bukan semat kepentingan kepentingan Back Up. Alihmedia di kearsipan dimaksud sebagai cara memelihara fisik arsip dari kerusakan dan kecepatan akses informasi yang terkandung pada arsip kertas. 

Pungkasan, dari kejadian kebakaran arsip negara, memaksaku untuk menyimpan hipotesa kecil bahwa suatu saat arsip digital (hasil alihmedia) akan dapat menggantikan arsip dengan syarat dan ketentuan yang disepakati.